كيف تضع خطة عمل

إذا كانت خطة عمل مشروعك كلها مجرد أفكار في رأسك، فمن الصعب إقناع المُقرضين، والمستثمرين والمساهمين أنّ لديك شركة ذات مصداقية وأنك ستستخدم التمويل الذي سيقدمونه لك بشكلٍ جيد. وهنا تحديدًا يأتي دور خطة العمل.

هذه الأداة الإدارية المشهورة والمعترف بها للغاية هي عبارة عن وثيقة مكتوبة تبين من أنت، وما الذي تخطط لتحقيقه، وكيف تخطط لتجاوز المخاطر المتضمنة في مشروعك وكيف ستوفر العوائد المتوقعة.

تعد خطة العمل الواضحة الموثقة بشكل جيد أمرًا مفيدًا عند بدء شركة جديدة أو تقديم طلب للحصول على قرض تجاري. ولكن ليس هذا فحسب، بل إنها توفر لك ولفريقك خارطة طريق وأداة فحص لواقع تشغيل الأعمال التجارية، كما تبقيك على المسار الصحيح لتحقيق أهدافك ورصد نجاحك.

اجعل خطتك شاملة وبسيطة وابتعد عن التعقيد

يجب ألا تكون خطة العمل معقدة تملأ مئات الصفحات. في الواقع، يجب أن تكون بسيطة وموجزة، وتمنح في الوقت نفسه القارئ كافة المعلومات التي يحتاجها لتقييم مشاريع شركتك وتطلعاتها المستقبلية.

لا توجد صيغة معينة مضمونة لكتابة خطة عمل فعالة. الهدف منها هو أن تظهر التزامك ببناء شركة قابلة للاستمرار وأن يكون لديك ما يلزم من خبرة، ومهارات وثقة بالنفس لتحقيق كل ذلك.

احصل على نموذج خطة عمل مجاني ومثال عن خطة عمل.

إليك بعض النصائح التي يجب مراعاتها عند البدء:

• قم بتدوين كل شيء في أسرع وقت ممكن، ولا تقلق بشأن كل التفاصيل، لا سيما في مسودتك الأولى.
• احرص على أن تكون المعلومات واضحة وأن تدخل مباشرةً في صلب الموضوع. يريد المصرفيون رؤية الحقائق فحسب.
• اعرض الخطة على مجلس إدارة شركتك (إذا كان ذلك مناسبًا)، وعلى الإدارة العليا والموظفين الرئيسيين للحصول على ملاحظاتهم.
• من الأفضل عادةً أن يكتب الخطة شخص من داخل الشركة. ولكن قد يكون من المفيد الحصول على ملاحظات من خبير خارجي.
• يمكنك أيضًا الحصول على المشورة من قبل مستشار يدرك التحديات التي تواجه المهاجرين الجدد الذين يرغبون في بدء عمل تجاري. يمكنك العثور على مستشارين من خلال منظمات مثل أكسيس إمبلويمنت (ACCESS Employment) وفوتوربرينيور كندا (Futurpreneur Canada).

اقرأ المزيد من النصائح عن بدء عمل تجاري عندما تكون مهاجرًا جديدًا في كندا.

لمحة عامة عن العمل التجاري

يجب أن يقدم القسم الأول من خطة عملك لمحة عامة عن عملك التجاري. وهي تشمل ما يلي:

• اسمك القانوني واسمك التجاري، وعنوان العمل ومعلومات الاتصال.
• وصف موجز للمشروع التجاري.
• ملخصات سريعة تتناول المنتجات أو الخدمات، والتسعير، والتوزيع، وعوامل الخطر والميزة التنافسية الخاصة بمشروعك.
• مخطط تفصيلي للسوق حيث تزاول أعمالك، وكيف يتوافق مشروعك التجاري مع الاتجاهات الديموغرافية، والاقتصادية، والاجتماعية، والصناعية، والسوقية والثقافية.
• وصف للجهات الفاعلة الرئيسية، بما في ذلك المنافسين، والموردين والموزعين الرئيسيين.
• البيانات المتعلقة بمهمة، ورؤية وقيمة شركتك. تصف مهمتك ما يقوم به عملك. وتحدد رؤيتك ما الذي تخطط أن تقوم به شركتك في المستقبل. أما القيم فهي تقدم للقارئ مدلول الأولويات الأساسية في مؤسستك؛ على سبيل المثال العمل الجماعي، والنزاهة والتركيز على العملاء.
• اللوائح الحكومية المنطبقة.

خطة المبيعات والتسويق

يوضح هذا القسم كيف ستقوم بجذب الزبائن، وإقناعهم بالشراء وجعلهم يعودون إليك بعد ذلك.

تشمل خطة المبيعات والتسويق صورة مفصلة عن العملاء المستهدفين، والطلب المقدَّر لمنتجاتك أو خدماتك، وشرحًا يبين السبب الذي سيجعل عروضك تروق للزبائن. ستحتاج إلى شرح كيف ستحدث شركتك فرقًا في حياة عملائك، والسبب الذي سيجعلهم يفضلون منتجاتك على منتجات المنافسين.

من العناصر الأخرى المفيدة في هذا القسم:

• وصف للهوية الفريدة لعلامتك التجارية.
• الخطوط العريضة لتجربة الشراء لعملائك (أي كيفية تفاعلهم مع مشروعك التجاري).
• أهدافك التسويقية (مثل الحصة المستهدفة في السوق أو عدد العملاء).
• قائمة بالعملاء والمورّدين الحاليين، إن وجدوا.
• خططك للإعلان والترويج لمشروعك التجاري.
• وصف موجز لسياسة خدمة العملاء الخاصة بك.

اقرأ المزيد حول كيفية إنشاء خطة تسويق.

خطة التشغيل

تعطي خطة التشغيل تفاصيل حول منشآتك المادية (الموقع، الحجم، الملكية)، وسلعك الرأسمالية (مثل الآلات والمعدات التقنية)، وتفاصيل أي احتياجات مقبلة للإنفاق الرأسمالي، والملكية الفكرية، والأثاث، وجهود البحث والتطوير، وأي أعمال مطلوبة لتحقيق الامتثال للمعايير البيئية.

خطة الموارد البشرية

يجب أن توضح خطة العمل السليمة كيفية التخطيط لتوظيف واستبقاء الموظفين وأي تحديات فريدة قد يواجهها مشروعك في مجال الموارد البشرية. يجب أن تشمل الخطة أيضًا هيكلًا تنظيميًا، ووصف للوظائف، وساعات العمل، والأجور، والمزايا وسياسات الإجازات، وإجراءات تقييم الأداء ومعلومات عن تدريب وتطوير الموظفين.

الهيكل القانوني

عليك أن تصف هيكل ملكية مشروعك التجاري - من الشخص الذي يملكه وما نوع الشركة (على سبيل المثال، ملكية فردية، أو شراكة، أو شركة مساهمة أو شركة محدودة، أو شركة بشهادة مؤسسة "B Corp"). إذا كنت ستشتري شركة قائمة، فقدم تفاصيل عن اتفاق الاستحواذ. تذكر دائماً أنه يجب أن يكون لديك محامٍ ليراجع جميع العقود والمسائل القانونية.

خطة العمل

<p">في خطة العمل، تضع جدولاً أو رسمًا بيانيًا مختصرًا (يكفي صفحة واحدة أو صفحتين) حيث تبين الأهداف والمراحل الرئيسية للسنوات العديدة قادمة. قد يكون من المفيد تدوين التواريخ المستهدفة ومن هو المسؤول عن كل مهمة.

الملخص التنفيذي

من الأفضل أن تختتم الخطة بملخص موجز عالي المستوى (وهنا أيضا، يكفي صفحة واحدة أو صفحتين). يجب أن يشتمل الملخص على ما يلي:

• أهدافك ووصفٌ للمشروع. (تأكد من تحديد ما إذا كان ذلك مشروعًا تجاريًا جديدًا أو توسعًا لمشروع تجاري قائم أو شراء مشروع تجاري جديد.)
• تاريخ المشروع ووصف طبيعة عملياتك.
• المنتجات أو الخدمات التي تقدمها ومراكز بيعها الفريدة.
• احتياجاتك التمويلية.
• مزيد من التفاصيل عن الإدارة وأي مستشارين.
• عرض موجز لتقييم المخاطر المتعلقة بمشروعك والتخطيط لحالات الطوارئ.
• معلومات الاتصال الخاصة بالمؤسسات المالية التي تتعامل معها.

الوثائق الداعمة

من المهم أن تدرج معلومات داعمة في خطة عملك. ويمكن أن تشمل هذه المعلومات دراسات الجدوى، والدراسات الاستقصائية، وتحليلات السوق، ومعلومات حول المنافسين الرئيسيين ولمحات عامة حول القطاع الصناعي. يمكنك استخدام الحواشي السفلية في الوثيقة الرئيسية للإشارة إلى الوثائق الداعمة.

ملحق: الخطة المالية

يجب أن تشمل خطة عملك خطة مالية تشرح كيف ستحقق الأرباح، وما الأشياء التي ستنفقها عليها، وما التمويل الذي ستحتاجه.

يجب أن تشتمل أي خطة مالية سليمة على ما يلي:

• معلومات الشركة الأساسية (كالعنوان، ومعلومات الاتصال، وتاريخ بدء المشروع التجاري، ونهاية السنة المالية).
• أرقام المبيعات (التاريخية والمتوقعة لمدة ثلاث سنوات). يجب أن تكون هذه الأرقام موزعة حسب فئة المنتج، ويجب أن تُكتب بالدولار الكندي وكنسبة مئوية من إجمالي المبيعات على حدٍ سواء.
• التكاليف المتغيرة والثابتة (التاريخية والمتوقعة)، موزعة حسب الفئات؛ كالمخزون، والمواد، والشحن، والجمارك، والأجور والرواتب، والإصلاحات والصيانة، والخدمات والمرافق، والإهلاك، والتكاليف غير المباشرة، ونفقات السفر، والإعلانات، والنفقات المكتبية، ونفقات التأمين والضرائب. لا تنسَ تضمين تكاليف بدء التشغيل وأن تكون مفصلة وموثقة توثيقًا جيدًا.
• بيان الدخل التاريخي والمتوقع وبيان المركز المالي.
• توقعات التدفقات النقدية الشهرية للسنوات الثلاث المقبلة.
• بيان متطلبات التمويل في كل مجال من مجالات مشروعك التجاري. يجب أن يشتمل هذا البيان وصفًا لأي قروض قائمة وماذا كان الغرض منها.
• جدول مؤشرات الأداء، مع البيانات التاريخية والمتوقعة. يمكن أن يشتمل هذا الجدول على بعض المقاييس الرئيسية القليلة، مثل النسبة المتداولة (الأصول المتداولة مقسومة على الخصوم المتداولة)، ومدة الحسابات المدينة، ومعدل دوران المخزون، وتغطية الفائدة، وإجمالي الديون إلى حقوق الملكية، والعائد على الاستثمار، والعائد على الأصول ومعدل دوران الأصول.
• المعلومات المالية لمديري الشركة. يحتاجها المقرضون ليتمكنوا من تقييم قدرتك على تسديد القرض. يجب أن تتضمن عنوانيهم الشخصية ومعلومات الاتصال الخاصة بهم، ومقدار الدخل والأصول، وأي خصوم، واسم الزوج/الزوجة وتفاصيل عملهم. إذا كان لديك أي شركاء في المشروع التجاري، فمن الضروري أيضًا تضمين المعلومات المالية الخاصة بهم.

يهتم المصرفيون أيضا بوضعك المالي الشخصي لأنهم يطلبون عادةً أن تستثمر جزءًا من أموالك كدليل على الالتزام. (يمكنك إنشاء هذا الاستثمار بنفسك أو من خلال الأسرة والأصدقاء). تقوم القاعدة الأساسية على أنّ الأموال تجذب الأموال؛ فكلما زاد عدد الداعمين لك، كلما يسهل جذب داعمين جدد.

وتذكر أيضًا أنّ المسؤول المصرفي سيفحص تاريخك الائتماني لقياس موثوقيتك. تأكد من أنّك تعرف ما يحتويه ملفك أو ملف شركتك لدى الوكالات الائتمانية.

قد لا يكون للقادمين الجدد إلى كندا تاريخ ائتماني ليقدموه للبنوك عندما يطلبون قروضًا تجارية. الحل السهل لذلك هو تقديم طلب للحصول على بطاقة ائتمانية واستخدامها على نحو مسؤول. يمكنك أيضًا استكشاف برامج التمويل الحكومية، مثل قرض بنك BDC لروَّاد الأعمال القادمين حديثاً.

تجنب هذه الأخطاء

• لا تكن غير واقعي خلال وضع خطة عملك. يجب أن تكون قادرًا على تبرير أي افتراضات أو توقعات.
• تجنب إخفاء الصعوبات المالية. كن صريحًا مع مقرضيك، على سبيل المثال، إذا أصبحت مبيعاتك متقلبة، فقد تفضل جدول سداد مرن. خطة العمل الشفافة تعد من أفضل الأصول التي تملكها لاكتساب ثقة المصرفيين والمستثمرين، سواء كانوا شركاء لك أو أشخاص من خارج الشركة.
• لا تعطِ معلومات غير كافية. وفر تفاصيل كافية عن فريق الإدارة، وخطط التسويق وتكاليف بدء التشغيل.