4 façons d’économiser temps et argent grâce à de meilleurs processus financiers

1. Systématisez vos relations avec la clientèle

Pour maintenir un bon flux de trésorerie, donner satisfaction à vos clientes et clients et générer les données financières dont vous avez besoin, vous devez absolument traiter et exécuter vos commandes de manière efficace et précise tout en vous assurant d’être payés dans les plus brefs délais.

Vous n’êtes jamais à l’abri des retards et des erreurs, que ce soit lors du traitement, de l’exécution et de la livraison des commandes, de l’émission des factures ou du recouvrement des paiements. Voilà pourquoi il est important de schématiser chaque étape de vos processus en vue de les améliorer.

«L’exemple typique est une entreprise qui accumule les factures impayées parce qu’elle ne surveille pas systématiquement les retards de paiement, indique Alka Sood. Vous pouvez configurer des rappels automatiques pour faire un suivi auprès de votre clientèle, imposer des frais de retard de paiement, etc. Sinon, le processus de recouvrement s’éternise et vous n’avez pas assez de capital pour maintenir vos activités.»

2. Numérisez vos achats

La schématisation de vos processus d’approvisionnement, y compris la commande et la réception des produits, la gestion des stocks et le paiement des factures, vous permettra sans doute de découvrir de nombreuses possibilités d’économiser de l’argent et de produire des rapports de meilleure qualité à l’intention de l’équipe de direction. De plus, l’automatisation de certaines tâches au moyen d’outils numériques aidera votre équipe des finances à faire le suivi des bons de commande, à surveiller le niveau des stocks, à effectuer les paiements et à générer des rapports en temps opportun.

«L’automatisation des tâches fait en sorte qu’il y a moins de place à l’erreur lorsque les différents services de l’entreprise s’échangent de l’information, explique Alka Sood. C’est une pratique qui réduit le nombre de données fautives et qui accélère l’ensemble du processus.»

Même les améliorations les plus simples peuvent faire d’énormes différences, précise-t-elle. Par exemple, vous pouvez intégrer un menu déroulant comprenant des options d’articles en stock parmi lesquelles le personnel peut choisir au lieu d’entrer manuellement les données. Une telle procédure peut contribuer à prévenir les erreurs de saisie des données qui prendraient des heures à corriger.

3. Assurez-vous d’obtenir les bons chiffres

Vous devez recueillir des données exactes et actuelles concernant toutes les activités de votre entreprise afin de générer des rapports de haute qualité que la direction pourra utiliser pour prendre des décisions financières, opérationnelles et stratégiques.

Voilà pourquoi il est essentiel de schématiser vos processus d’enregistrement et de validation des données financières et opérationnelles.

Alka Sood prévient que la qualité des données et des rapports dépend largement de l’exactitude et du délai de traitement de l’information entrée par le personnel.

Une fois que vous aurez schématisé vos processus et déterminé ceux qui doivent être améliorés, vous pourriez avoir du mal à faire accepter le changement à vos équipes. La formation, une communication constante et le suivi du rendement pourront vous aider à surmonter cet obstacle.

«Certains membres de votre personnel diront: “J’utilise cette méthode de travail depuis toujours et elle fonctionne pour moi. Je ne vois pas vraiment pourquoi il faudrait changer de façon de faire”. Ce qu’ils et elles ne réalisent pas, c’est que leur méthode ne fonctionne pas pour le reste de l’organisation. Il est donc très important d’examiner vos processus actuels pour pouvoir déterminer quelles tâches doivent être améliorées.»

4. Concentrez-vous sur les contrôles financiers

Selon la conseillère d’affaires principale à BDC, il est également important d’évaluer l’efficacité des contrôles financiers dans l’ensemble de votre entreprise afin de prévenir les erreurs, le gaspillage et la fraude.

Par exemple, quel est le processus d’autorisation des bons de commande? Quel est le processus de réception et d’expédition des stocks sur votre quai de chargement? Quelqu’un est-il chargé de vérifier que les livraisons correspondent aux bons de commande? 

L’optimisation de vos processus demande du temps et des investissements, mais selon Alka Sood, il s’agit d’un exercice payant puisque votre entreprise économisera sur les coûts et bénéficiera d’un contrôle accru.

«Vous éliminerez le gaspillage et les erreurs et vous améliorerez le flux de l’information. En tant que propriétaire d'entreprise, vous pourrez donc prendre des décisions beaucoup plus vite, ce qui pourrait vous permettre d’accroître la rentabilité de votre entreprise dès le mois ou le trimestre prochain.»