5 habitudes pour améliorer l’efficacité et la rentabilité de votre entreprise
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Comment votre entreprise se porte-t-elle en ce moment?
Pour répondre à cette question simple, nombre de propriétaires et de gestionnaires d’entreprises dresseraient la liste des nombreux défis complexes auxquels elles et ils font face en raison du climat économique actuel. Les coûts et les taux d’intérêt augmentent, alors que la demande semble diminuer. Ajoutez à cela les constants problèmes liés aux pénuries de main-d’œuvre et aux chaînes d’approvisionnement. Il y a toujours de nouveaux problèmes.
Les défis externes auxquels vous faites face en tant que propriétaire d’entreprise sont difficiles à surmonter, mais n’oubliez pas que ces problèmes touchent tout le monde. Bien des gens sont confrontés à d’importants défis. Imaginez quelle sera la situation dans un an: certaines entreprises seront encore prospères, tandis que d’autres, moins. Dans quelle catégorie votre entreprise se trouvera-t-elle?
Peu importe la conjoncture économique, vous pouvez dès maintenant prendre des mesures concrètes pour faire en sorte que votre entreprise soit parmi celles qui prospéreront.
Les cinq habitudes des entreprises efficaces et rentables
En travaillant avec des centaines d’entrepreneures et d’entrepreneurs chaque année, nous avons relevé cinq bonnes habitudes qui permettent d’améliorer les chances de succès en affaires. Ces habitudes portent des fruits, que l’économie soit en pleine expansion ou qu’elle ralentisse.
Examinons plus en détail chacune de ces bonnes habitudes.
1. Examinez ce qui se passe à l’extérieur de votre entreprise
Pour réagir de façon efficace aux forces externes qui touchent votre entreprise, effectuez une analyse FFOM classique. L’acronyme FFOM signifie «forces, faiblesses, opportunités et menaces». Les forces et les faiblesses sont internes à votre organisation, alors que les occasions et les menaces proviennent de l’extérieur.
Examinons les deux facteurs externes que sont les opportunités et les menaces. Penchez-vous sur ces facteurs et réfléchissez à la façon dont votre entreprise est placée pour saisir les occasions issues des changements économiques ou faire face aux menaces attribuables à ceux-ci. Par exemple, vous pourriez immédiatement déterminer que la baisse de la demande constitue une menace. Mais allez plus loin, et demandez-vous de quelle façon elle touche votre entreprise en particulier. Votre clientèle achète-t-elle vraiment moins, ou fait-elle ses achats simplement d’une autre façon? Nous avons constaté que certaines entreprises dont les ventes sont faibles en magasin trouvent un meilleur créneau en ligne.
Les opportunités sont des circonstances qui peuvent faire croître votre entreprise ou vous mettre en bonne position stratégique pour protéger vos marges.
Les menaces sont les risques auxquels fait face votre entreprise ou des obstacles externes que vous devez surmonter pour prospérer.
Questions pour évaluer votre environnement externe
| Tendances dans la clientèle | Tendances du marché | Tendances relatives aux partenaires |
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Votre objectif est simple. Vous devez déterminer ce que vos clientes et clients veulent, et le leur fournir. Commencez par discuter avec les membres de votre personnel qui font affaire tous les jours avec votre clientèle. Que leur disent les nouvelles clientes et les nouveaux clients? Et les clientes et clients de longue date? Selon ces membres de votre personnel, quels sont, actuellement, les besoins et les difficultés de vos clientes et clients, et que seront-ils demain? Quelles seront les occasions et les menaces?
Plus vous consulterez de personnes, mieux vous pourrez comprendre ce qui se passe réellement à l’extérieur de votre entreprise. Prenez l’habitude de faire régulièrement des analyses FFOM avec votre équipe. Votre équipe vous aidera à prévoir les événements extérieurs et à vous y adapter.
2. Définissez vos objectifs stratégiques
Nous voyons trop d’entreprises négliger l’avenir. N’oubliez pas que la réussite ne se mesure pas seulement à vos états financiers de fin d’exercice. Le simple fait de maintenir une entreprise à flot ne suffit pas à assurer sa survie à long terme. Vous devez prendre les commandes et diriger le navire.
Vos objectifs stratégiques constituent la norme d’excellence correspondant à ce que vous voulez réaliser avec votre entreprise. Comme l’étoile polaire guide un navire, vos objectifs stratégiques aident votre équipe à avancer en lui indiquant la destination. Prenez l’habitude de définir les objectifs stratégiques de votre entreprise au début de l’exercice financier ou de l’année civile.
Ces objectifs devraient décrire ce que votre entreprise sera en mesure de réaliser au cours de l’année selon vous, par exemple si vous vous attendez à ce que les revenus augmentent ou diminuent, et de quelle façon vous réagirez aux tendances du marché. Cela aide le personnel de tous les niveaux à prendre des décisions. Utilisez des mesures concrètes et définissez les indicateurs de rendement clés (IRC) qui vous permettront d’atteindre vos objectifs stratégiques. N’hésitez pas à indiquer des montants en dollars ou des cibles pour votre équipe.
Cela vous aidera, avec votre équipe, à réfléchir à la façon de tirer parti de l’avenir de façon proactive plutôt que de vous contenter de réagir passivement. Vous disposerez d’une méthode structurée pour prendre des décisions difficiles lorsque vous examinerez vos IRC afin de déterminer si vous êtes sur la bonne voie pour atteindre vos objectifs stratégiques.
Par exemple, supposons qu’un objectif stratégique est d’offrir la meilleure expérience client possible pour améliorer le taux de fidélisation de la clientèle. Si vous constatez que pour les nouveaux projets, vous dépassez de 10 % votre objectif en matière d’heures supplémentaires et que plus du quart des livraisons sont en retard, il est temps de faire preuve d’une attitude proactive, soit mettre l’accent sur la livraison dans les délais plutôt que sur l’expansion de votre clientèle.
Les entreprises qui ont des objectifs stratégiques clairs réagissent plus rapidement au marché. L’accent qui y est mis sur l’amélioration de la performance pour en faire des entreprises de classe mondiale sera remarqué par vos clientes et clients et les rendra plus fidèles à vos produits et services.
3. Examinez la structure de votre équipe
La troisième habitude des entreprises performantes repose sur l’examen des équipes et l’autonomisation de celles-ci. Dans la conjoncture économique actuelle, il est important que toutes et tous soient sur la même longueur d’onde et s’efforcent d’atteindre les mêmes objectifs.
Si chaque gestionnaire d’équipe a un objectif clair à atteindre et prend les devants pour trouver des façons de faire plus rapides, plus efficaces et moins coûteuses, vous saurez que vous avez embauché les bonnes personnes.
Par exemple, si vous avez déterminé que la croissance des ventes constituera un objectif important l’année prochaine, quelqu’un doit en être responsable, et cela ne doit pas être la personne qui est déjà responsable du service à la clientèle ou de la comptabilité.
Si vous établissez clairement les rôles et les responsabilités, les personnes sauront exactement sur quoi elles doivent mettre l’accent. Même dans les très petites entreprises, les rôles doivent être clairement définis et attribués:
- Il faut faire des achats
- Il faut planifier
- Quelqu’un doit être responsable du service à la clientèle, des stocks et de l’entretien (et ainsi de suite).
Attention de ne pas en faire trop par vous-même. Si vous définissez un nouvel objectif et vous devez l’attribuer à vous-même, il pourrait être temps de penser à embaucher une nouvelle personne ou à réorganiser votre équipe.
En règle générale, une personne ne peut avoir que cinq à huit subordonnées et subordonnés directs. Nous avons déjà vu un cas où 30 personnes relevaient de la même directrice de l’exploitation. Évidemment, ce n’était pas très efficace.
Avez-vous une structure de communication?
Pour que votre structure soit fonctionnelle, il faut notamment établir des rencontres régulières aux bons niveaux afin que l’information circule dans l’ensemble de l’entreprise.
Les rencontres avec les gestionnaires porteront sur la résolution des problèmes quotidiens et l’amélioration de l’efficacité. Elles devraient porter sur ce qui va bien ou non, les innovations et votre progression vers vos objectifs.
Par contre, votre équipe de direction doit faire le suivi des objectifs généraux pour voir si l’entreprise va dans la bonne direction.
Exemple de structure de communication claire
4. Examinez vos opérations et vos processus
Les processus sont une série d’activités liées les unes aux autres qui visent à fournir un produit ou un service à votre clientèle. La quatrième habitude consiste à adopter, dans votre entreprise, une mentalité d’amélioration continue relativement à vos processus. Vos processus actuels datent-ils de 1999 ou ont-ils été conçus pour 2024?
Pour rendre votre entreprise plus efficace, vous devez éliminer le gaspillage qui vous coûte cher. Voici quelques exemples de gaspillage:
- Surproduction
- Niveaux élevés de stocks
- Machines ou personnel inactifs
- Corrections
Prenons l’exemple d’un restaurant. Avant qu’un restaurant n’ouvre pour le service du dîner, un travail préparatoire est accompli le matin afin que les ingrédients soient prêts à utiliser. La ou le propriétaire d’un restaurant examine régulièrement sa cuisine et se pose les questions suivantes:
- Est-il possible de préparer les aliments de façon plus efficace?
- Pourrait-on gagner du temps en changeant la méthode de préparation ou en utilisant une machine pour effectuer le travail manuel?
- Devons-nous préparer la même quantité de nourriture tous les jours?
- Préparons-nous trop de nourriture que nous jetons ensuite?
- Devons-nous effectuer du travail en double parce que le processus n’est pas normalisé?
Dans votre propre entreprise, un bon point de départ consiste à cartographier vos processus avec votre équipe pour avoir une idée des sources de gaspillage. Cherchez à réduire le nombre de corrections à apporter tout en améliorant la qualité et la vitesse.
5. Formez votre personnel
Tout ce que nous avons présenté plus haut ne fonctionnera que si les membres de votre personnel sont en mesure de s’en occuper. Lorsque toutes les personnes sont prises par les activités quotidiennes, il est difficile de trouver du temps pour la formation. La cinquième bonne habitude dans les entreprises performantes consiste à prévoir du temps pour l’encadrement et la formation des membres du personnel. Il a été prouvé maintes fois qu’investir dans les personnes est rapidement rentable pour une entreprise.
Expliquez aux membres de votre personnel ce qu’elles et ils doivent faire, maintenant et plus tard. Si vous normalisez vos flux de travail, veillez à ce que toutes les personnes le comprennent bien et suivent les étapes. Si vous fixez de nouveaux objectifs, expliquez-les aux membres de votre personnel et dites-leur quelles sont vos attentes.
Envisagez aussi de suivre une formation sur le leadership et d’en offrir une à vos gestionnaires. Il arrive que des gestionnaires bénéficient d’une promotion parce qu’elles et ils travaillent bien, mais ce ne sont pas forcément de bonnes ou de bons leaders.
Sans les connaissances et les compétences nécessaires, elles et ils finiront par passer plus de temps à gérer de petites urgences qu’à gérer et à améliorer activement votre entreprise.
Les gestionnaires efficaces savent classer les objectifs par ordre de priorité, motiver et mobiliser les personnes afin qu’elles travaillent ensemble pour atteindre un objectif commun, ainsi que responsabiliser les membres de leurs équipes à l’égard de leurs fonctions, tout en réglant les conflits de façon neutre et objective.
Le travail d’une ou d’un gestionnaire au jour le jour
Déterminez ce qui compte vraiment pour protéger vos profits
Vous ne pouvez pas contrôler le marché, mais vous pouvez contrôler la façon dont votre entreprise y réagit. Si vous adoptez ces cinq habitudes, votre entreprise deviendra plus proactive que réactive et vous serez mieux en mesure de faire face à tout ce qu’apportera la situation économique de demain. Si vous et votre équipe travaillez ensemble vers l’efficacité opérationnelle et la concrétisation de vos priorités clés, votre entreprise restera forte lorsqu’elle sera confrontée à des forces externes.
Pour approfondir ce sujet, visionnez notre webinaire intitulé 5 façons d’augmenter vos profits dans une économie au ralenti. Vous pouvez aussi communiquer avec nous pour obtenir des conseils personnalisés afin de stimuler la productivité et les profits de votre entreprise.