Comment rédiger une description de poste
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Une description de poste bien rédigée est à la base d’une offre d’emploi efficace. En arrimant les attentes du poste à celles de la personne embauchée, une bonne description de poste permet d’éviter toute désillusion rapide une fois la personne en poste.
Une description de poste peut préciser les tâches lorsque des postes ont été redéfinis. En communiquant clairement les nouvelles tâches, on évite leur dédoublement et les chevauchements possibles des responsabilités.
Émilie Poirier, conseillère d’affaires principale à BDC, aide à répondre aux demandes des entreprises qui n’ont pas de service des ressources humaines. Elle organise souvent des rencontres pour les aider à rédiger des descriptions de poste.
«Nous allons sur place, nous nous assoyons et nous examinons toutes les descriptions de poste. Ensuite, nous travaillons ensemble pour nous assurer que la structure est bien définie, explique-t-elle. On examine l’organigramme, puis on se concentre sur les rôles et responsabilités, puis sur la responsabilisation.»
«On s’assure que les descriptions de poste existantes sont rédigées de façon claire, compréhensible et qu’elles sont mises à jour»
Rédaction de descriptions de poste
Selon Mme Poirier, il est bénéfique de demander le concours du personnel pour rédiger les descriptions de poste, que ce soit pour le recrutement, la gestion du rendement ou le développement des talents. Les membres du personnel ont souvent de nouvelles tâches et une nouvelle charge de travail. Il est donc nécessaire de réviser leur description de poste.
«C’est une occasion de communiquer avec les membres de l’équipe et de comprendre leur travail, dit-elle. S’ils constatent que leur travail change, on les encourage à le dire.»
«Et si j’avais un conseil à donner aux gestionnaires, c’est de poser des questions aux membres de leur équipe pour s’assurer qu’ils comprennent à qui ils doivent rendre des comptes, ainsi que leurs rôles et responsabilités, explique-t-elle, en ajoutant que cela évite le dédoublement des tâches.»
8 conseils pour rédiger de bonnes descriptions de poste
Pour attirer des candidates et candidats qualifiés et retenir les talents, une bonne description de poste doit établir des attentes claires. Voici quelques conseils:
1. Utilisez un langage clair
La description doit être simple et concise. Évitez le jargon ou les termes trop complexes. On doit facilement comprendre en quoi consiste le poste.
2. Maintenez un ton positif
La description de poste reflète la culture de votre entreprise. Utilisez un langage positif pour susciter l’enthousiasme à l’égard du poste et de l’entreprise.
3. Rédigez de façon descriptive
Donnez un aperçu des tâches courantes. Soulignez les responsabilités clés, les compétences requises et la contribution du poste à la mission et aux objectifs de l’entreprise.
4. Simplifiez la présentation
Présentez les responsabilités en petits paragraphes ou avec des puces. Elles doivent être faciles à lire, mais aussi à numériser.
5. Présentez le poste de façon avantageuse
Expliquez l’incidence du poste au sein de l’entreprise et la façon dont il contribue à la réussite globale.
6. Faites valoir l’entreprise
Mentionnez brièvement la mission, la culture et les avantages de l’entreprise. Ainsi, les candidates et candidats peuvent mieux comprendre votre organisation.
7. Établissez des attentes réalistes
Faites preuve de transparence dans les défis à relever et les exigences. Établissez des attentes qui correspondent au poste.
8. Mettez en évidence les possibilités d’avancement et de développement
Mentionnez les occasions d’apprentissage, de développement des compétences et d’avancement professionnel.
Rôles et responsabilités
Selon Mme Poirier, pour rédiger une bonne description de poste, il suffit de déterminer les rôles et les responsabilités, les tâches et le titre du poste.
«Commencez à penser à la personne que vous essayez d’attirer, puis rédigez la description de poste de façon que les rôles et les responsabilités soient clairs.»
En regroupant plusieurs descriptions de poste, qui expliquent le travail attendu, on peut empêcher qu’une personne outrepasse ses pouvoirs et éviter toute confusion sur qui fait quoi dans une organisation.
«Une personne dit: “Je fais ceci” et une autre dit: “Non, je fais cela.” Ou il y a un poste à un échelon de rémunération inférieur, mais la personne qui l’occupe se situe à un échelon de rémunération supérieur. C’est pourquoi il est extrêmement important de s’assurer que les rôles et les responsabilités sont à jour», explique Mme Poirier.
Parfois, les rôles et les responsabilités sont définis une fois que l’on a séparé les tâches.
«Lorsque j’étais associée dans une petite entreprise de taille moyenne, il y avait un contrôleur qui en avait trop sur les épaules. On lui a donc parlé d’embaucher une technicienne pour l’aider.
On a mis sur papier ses tâches et responsabilités et on a déterminé lesquelles pourraient être transférées à la nouvelle technicienne.
Cette façon de faire a vraiment ouvert la communication au sujet des rôles et des responsabilités.»
Les employées et employés veulent qu’on les écoute, et l’élaboration d’une description de poste est une excellente occasion d’accroître leur participation.
Émilie Poirier
Conseillère d’affaires principale, BDC
Comment rédiger une offre d’emploi à partir d’une description de poste
Une offre d’emploi bien rédigée est essentielle pour attirer la bonne personne et établir des attentes claires. Elle donne le ton à un processus d’embauche réussi. On s’inspire de la description de poste pour rédiger l’offre d’emploi.
L’offre doit être rédigée de façon concise, informative et invitante. Voici les principaux éléments à y inclure:
Titre du poste
Le titre de poste doit refléter fidèlement le poste. Évitez les titres vagues ou trop créatifs comme ingénieur logiciel ou assistant de code.
Description de l’entreprise
Présentez votre entreprise, y compris sa mission, sa culture et tout argument de vente qui lui est propre.
Description de poste
Résumez l’objectif du poste, les principales responsabilités et la façon dont il contribue aux objectifs de l’entreprise.
Responsabilités
Décrivez les tâches et les responsabilités courantes. Présentez l’information avec des puces ou sous forme de courts paragraphes à des fins de lisibilité. Concentrez-vous sur les tâches.
Qualifications et exigences
Incluez toutes les exigences relatives aux attestations d’études et à l’expérience requise. Indiquez tout logiciel ou outil à connaître.
Compétences
Mentionnez les compétences essentielles, l’expertise technique et les qualifications requises pour le poste.
Expérience
Précisez le niveau d’expérience (débutant, intermédiaire, avancé).
Compétences générales
Soulignez toutes les aptitudes interpersonnelles souhaitées, comme le travail d’équipe et les aptitudes à la communication.
Structure hiérarchique
Mentionnez de qui relève la ou le titulaire du poste et les membres de l’équipe avec lesquels la personne collaborera.
Avantages sociaux et autres
Décrivez brièvement les avantages sociaux – assurance-maladie, régime de retraite, heures de travail flexibles et tous les avantages qu’offre votre entreprise (p. ex., café gratuit, stationnement pour vélos, etc.).
Culture d’entreprise
Communiquez vos observations sur l’environnement de travail, les valeurs et la dynamique d’équipe de votre entreprise, s’il y a lieu.
Instructions pour poser sa candidature
Précisez comment les candidates et candidats devraient postuler (p. ex., site Web, courriel ou portail d’offres).
Qui est responsable de la rédaction des descripttions de poste?
- Responsables de l'embauche
- Propriétaire ou cheffe ou chef de la direction
- Service des RH
Pourquoi la description de poste est-elle importante?
Les membres du personnel ont leur mot à dire. L’élaboration d’une description de poste est une excellente occasion d’accroître leur participation, explique Mme Poirier, en ajoutant que les entreprises profitent souvent de l’occasion pour établir de nouvelles voies de communication avec les membres de l’équipe. Cette façon de faire témoigne également de l’évolution de leur rôle.
«Parfois, les employées et employés disent: “Eh bien, je ne fais plus ceci. C’est ça que je fais.” D’accord, alors mettons à jour votre description de poste de façon à consigner tout ce que vous faites.»
Quelle longueur devrait avoir la description de poste?
Une description de poste doit fournir suffisamment de renseignements sans surcharger ou détourner l’attention.
Idéalement, une description de poste doit contenir entre 300 et 600 mots.
Pouvez-vous donner un exemple de bonne description de poste?
L’exemple suivant a été créé à l’aide de la ressource gratuite Modèle de description de poste de BDC
Les éléments clés d’une description de poste
- Titre de poste
- Nom et description de l’entreprise
- Valeurs fondamentales
- Emplacement
- Service
- Description des responsabilités
- Exigences (compétences, connaissances, expérience ou formation précises requises pour le poste)
- Qualités souhaitables qui constitueraient un avantage supplémentaire
- Avantages offerts
- Rémunération
| À faire | À ne pas faire |
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Comment rédiger une description de poste à l’aide de l’IA
L’IA générative comme ChatGPT peut aider à rédiger des descriptions de poste, à gagner du temps et à assurer une certaine uniformité dans le secteur.
Voici un exemple de ce que vous pouvez demander à l’IA: «Rédige une description de poste de 300 mots maximum pour le poste de directeur principal ou directrice principale du marketing dans une entreprise de type ABC». L’IA rédigera ensuite la description de poste pour vous.
Toutefois, il est essentiel d’examiner et d’adapter les résultats aux exigences propres à votre organisation. De plus, faites attention de ne pas divulguer d’information exclusive sur votre entreprise dans votre demande.