Les ingrédients d'un bon plan de production

Une planification efficace repose sur une bonne compréhension des activités-clés que les propriétaires et les gestionnaires d'entreprise devraient appliquer dans le cadre du processus de planification. En voici cinq exemples.

1. Prévision des attentes du marché

Pour élaborer un plan efficace, vous devez estimer les ventes potentielles avec une certaine justesse. La plupart des entreprises ne disposent pas de chiffres précis en ce qui a trait à leurs ventes futures. Vous pouvez toutefois établir des prévisions de vente à partir des données historiques, des tendances du marché et/ou des commandes établies.

«L’analyse terrain, la cueillette d’information et la compréhension des résultats atteints permettent de dresser un meilleur diagnostic et de développer une meilleure stratégie d’action,» ajoute Éric Frenière.

2. Contrôle des stocks

Vous devez établir des niveaux de stock fiables pour assurer l'alimentation de la chaîne de production, et mettre en place un système d'inventaire rigoureux.

3. Disponibilité de l'équipement et des ressources humaines

On parle ici de «temps disponible», qui désigne l'intervalle alloué entre les processus pour permettre à toutes les commandes d'être acheminées d'un bout à l'autre de votre chaîne de production ou de service.

La planification de la production vous aide à gérer le temps ouvert pour vous assurer qu'il est bien utilisé tout en prenant garde de ne pas occasionner de retards. La planification devrait maximiser votre capacité opérationnelle, mais non la dépasser. Votre plan ne devrait pas non plus porter sur une production à plein rendement, laissant ainsi une marge pour faire face aux imprévus et aux changements qui pourraient survenir.

4. Étapes et temps standardisés

Généralement, le moyen le plus efficace pour déterminer vos étapes de production consiste à cartographier les processus dans l'ordre où ils se déroulent, puis à indiquer le temps moyen qu'il a fallu pour accomplir le travail. Souvenez-vous que les étapes ne se succèdent pas toutes nécessairement et que bon nombre d'entre elles peuvent se dérouler simultanément.

Après avoir dressé la carte de vos processus, vous saurez combien de temps il faut pour compléter le travail en entier. Lorsque les activités sont répétitives ou similaires, il est préférable de standardiser le travail et le temps requis. Documentez les activités semblables pour usage futur et utilisez-les comme point de référence pour établir le déroulement du travail/les déplacements et les délais à l'avenir. Ceci accélérera grandement votre processus de planification.

5. Facteurs de risque

Évaluez ceux-ci en recueillant les données historiques se rapportant à des travaux semblables déjà exécutés, et prenez soin de répertorier les temps d'exécution, les matières utilisées et les défaillances qui se sont produites.

Lorsque les risques sont considérables, il serait bon de procéder à une analyse des modes de défaillance et de leurs effets (AMDE) et de vous assurer que des contrôles sont mis en place pour les éliminer ou les minimiser. Cette méthode vous permet d'étudier et de cerner les moyens d'atténuer les problèmes potentiels à l'intérieur de vos opérations. Ce genre d'analyse est plus courant dans les entreprises des secteurs de la fabrication et de l'assemblage.

Comment planifier le travail

Toutes les autres activités sont déclenchées à partir du plan de production et chaque secteur dépend de leur interaction. Généralement, un plan porte sur les matières, l'équipement, les ressources humaines, la formation et la capacité de même que sur le déroulement du travail ou les méthodes permettant de compléter celui-ci à l'intérieur d'un nombre d'heures préétabli (temps standard).

Dans un premier temps, le plan de production doit s'attaquer aux éléments-clés spécifiques bien avant que la production ne soit amorcée afin d'assurer le déroulement ininterrompu du travail.

• Commande de matériel

  Le matériel et les services dont le délai de réapprovisionnement est long ou qui sont expédiés de très loin - ce que l'on appelle des «commandes à livraison échelonnée» - devraient être commandés bien avant la mise en production. Les fournisseuses et fournisseurs devraient vous livrer les matières sur une base périodique pour assurer le ravitaillement ininterrompu de la chaîne de production.

• Achat d'équipement

  L'acquisition d'outils et d'équipement spécialisés pour mettre en route le processus de production peut exiger davantage de temps. Il est possible en effet que l'équipement doive être fabriqué sur mesure ou qu'il soit tout simplement difficile à assembler et à installer. Il se peut aussi qu'une formation spécialisée soit nécessaire pour en assurer le fonctionnement.

• Goulots d'étranglement

  Il s'agit de contraintes ou de restrictions qui affectent le déroulement des opérations et qui devraient être évaluées à l'avance de façon à pouvoir les contourner ou les éliminer avant d'amorcer la production. Lorsque vous évaluez les goulots d'étranglement possibles, ne perdez pas de vue qu'ils peuvent se déplacer vers une autre zone du processus. Gérer les goulots d'étranglement représente un défi continu pour n'importe quelle entreprise.

• Acquisition des ressources humaines et formation

  Les postes clés ou spécialisés peuvent nécessiter une formation poussée à l'égard de l'équipement spécialisé, des processus techniques ou des exigences réglementaires.

  Les personnes qui posent leur candidature pour ces postes devraient être soumise à des entrevues en profondeur en ce qui concerne leurs habiletés. Au moment de l'embauche, allouez suffisamment de temps pour la formation et ayez la certitude que la personne maîtrise les compétences nécessaires avant d'entreprendre le travail. Vous assurerez de cette façon le déroulement harmonieux de vos processus ou de votre service.

  «Les êtres humains sont une composante importante de la planification de la production, affirme Éric Frenière. Faire de la planification, c’est gérer le capital humain autant que les équipements, elles et ils sont souvent la clé pour l’optimisation de la capacité de production.»

Le plan de production fournit une base en vue de l'ordonnancement quotidien des activités courantes. À mesure que vous recevrez des commandes, vous devez les traiter individuellement, selon leur degré de priorité.

L'importance d'une commande déterminera le déroulement du travail et le moment où il devra être exécuté. Vous devriez évaluer ensuite si vous êtes en mesure de démarrer la production ou d’offrir le service. Il vous faudra déterminer ce qui suit:

• Les stocks sont-ils disponibles à l'endroit où le travail doit commencer?
• Qu'en est-il de vos ressources? Avez-vous le personnel nécessaire pour accomplir le travail? Les machines sont-elles déjà en cours d'utilisation?
• Le nombre d'heures préétabli (temps standard) coïncide-t-il avec le temps disponible alloué?
• Vous devriez prendre grand soin de minimiser les facteurs de risque; laisser trop de place aux hypothèses («Qu'arriverait-il si…?») peut retarder la livraison et s'avérer contreproductif.

Communiquer le plan

Après avoir établi que tous les critères sont réunis pour démarrer la production, vous devrez communiquer le plan aux membres de votre personnel qui le mettront en œuvre.

Vous pouvez planifier la production au moyen de chiffriers, de bases de données ou d'un logiciel, ce qui accélère habituellement le processus.

Cependant, il est préférable d'utiliser une représentation visuelle pour communiquer les calendriers de production aux personnes qui travaillent en atelier. Certaines entreprises affichent les ordres de fabrication sur des tableaux ou se servent de moniteurs d'ordinateurs pour présenter le calendrier de travail en atelier. Certaines entreprises affichent les ordres de fabrication en temps réel dans le calendrier de travail en atelier.

Tenir compte des changements

L'un des nombreux défis que posent la planification et l'ordonnancement de la production réside dans le suivi des changements apportés aux commandes.

Les changements surviennent tous les jours. Vous devrez ajuster votre plan pour qu'il concorde avec ces changements et en informer le personnel de l'usine.

Composer avec le changement n'est pas toujours facile et peut demander autant d'efforts que la création initiale du plan de production. Vous devrez faire un suivi auprès des différents services concernés pour rectifier les problèmes éventuels.

Par ailleurs, un logiciel peut être utile pour suivre de près les changements, les stocks, les ressources humaines et l'équipement.

Amélioration continue des processus

La création de votre plan de production pourrait mettre en évidence des sources de gaspillage. Vous pouvez appliquer les principes d'efficience opérationnelle et de production à valeur ajoutée pour éliminer le gaspillage, écourter les processus et améliorer les livraisons et les coûts.

Dans une démarche d’accroissement de votre efficacité, il est essentiel d’examiner l’ensemble de vos processus. Il y a des symptômes faciles à décoder pour réviser et perfectionner la gestion de vos opérations. Par exemple, les délais de livraison qui sont en train de croître et l’entreprise qui perd le contrôle de sa production.

Les bénéfices concrets d’une vision globale de l’efficacité de vos processus sont:

• Amélioration de la qualité – Moins d’erreurs. Plus de pertinence. Des produits qui répondent mieux aux besoins de votre clientèle.
• Augmentation de la rapidité – Meilleure offre. Meilleure gestion des stocks. Diminution des risques. Pour répondre plus vite aux exigences de votre clientèle.
• Accroissement de la fiabilité – Le bon produit ou service, au bon moment et au bon endroit. Pour bâtir la confiance et la fidélité de la cliente ou du client.