Comment maximiser votre investissement dans un logiciel pour PME

Vous ne savez pas par où commencer? Vous êtes plusieurs à l’ignorer. Afin de vous aider à démarrer ce processus, nous avons créé une liste de conseils que vous pouvez utiliser pour choisir le bon logiciel pour votre PME.

Pensez à l’avenir

Vous pouvez vous servir de votre stratégie d’affaires afin de prévoir vos besoins pour les trois à cinq prochaines années et ainsi maximiser le rendement de votre investissement dans un logiciel. Un logiciel qui peut combler les besoins d’une entreprise à long terme est le plus rentable.

Schématisez vos processus actuels

L'une des premières choses à faire pour déterminer vos besoins par rapport au logiciel est d’établir un schéma de vos processus d’affaires. Prendre le temps de décrire les processus, de la rédaction d'un devis jusqu’au paiement de la cliente ou du client, peut vous aider à savoir quelles fonctions nécessitent le plus d’efforts ou prennent le plus de temps à réaliser.

La technologie doit être considérée comme un accélérateur de processus. En identifiant précisément quelles fonctions vous souhaitez accélérer, vous saurez mieux quelles sont les solutions logicielles qui vous apporteraient le plus de valeur.

Définissez vos besoins

Après avoir ciblé les activités clés dans votre entreprise où l’adoption de la technologie vous permettrait d’améliorer votre productivité, vous serez en mesure de définir vos besoins pour un nouveau système et à en établir l’ordre de priorité.

En attribuant un degré d’importance à chaque fonction que votre logiciel devra pouvoir effectuer, vous aurez toute l’information nécessaire pour créer une demande de proposition que vos fournisseuses et fournisseurs pourront utiliser pour évaluer leur capacité à répondre à vos besoins.

Faites participer votre personnel

Certains propriétaires d’entreprise achètent un logiciel et l’imposent aux membres de leur personnel sans les avoir consultés ni obtenu leur appui.

Cette approche peut donner des résultats mitigés. Si les membres du personnel ne participent pas au processus de sélection ou ne sont pas tenus adéquatement informés, plusieurs s’opposeront à l’utilisation du nouveau système (même s’il est très efficace) et continueront de privilégier les méthodes existantes. Consulter votre personnel vous permettra d’évaluer ses besoins et d’obtenir son adhésion.

Magasinez un logiciel de série

Les systèmes de TI sur mesure peuvent paraître intéressants. Mais il est fort probable qu’un logiciel conçu pour aider une entreprise comme la vôtre existe déjà sur le marché.

Il s’agit de trouver la bonne plateforme et, pour la plupart des propriétaires d’entreprise, il faut accepter que la recherche du bon logiciel soit le principal défi. Les logiciels de série (c.-à-d. disponibles dans le commerce) sont presque toujours moins chers à long terme, plus adaptables et accompagnés d’un meilleur soutien que la majorité des logiciels sur mesure.

Envisagez une aide externe

Pour trouver le bon logiciel, il est souvent sage de connaître ses propres limites. Beaucoup de propriétaires d’entreprise se lancent dans l’achat d’un logiciel et se rendent finalement compte que la solution ne procure pas les avantages attendus. À l’inverse, d’autres constatent qu’elles et ils n’ont pas le temps de faire une analyse adéquate des besoins de leur entreprise ni de trouver le bon logiciel.

Comme tout investissement, un logiciel peut être soit une bénédiction pour votre entreprise, soit un obstacle à sa croissance. Il est souvent plus facile de choisir la bonne solution avec l’aide de consultantes et consultants externes.