Construire son bâtiment commercial: 12 conseils pour ériger des assises solides

1. Évaluer ses options

De par son ampleur, un projet de construction exige un engagement important de la part d'une ou un propriétaire d’entreprise. Il faut se rappeler que le temps et l'énergie investis dans la construction d'un bâtiment pourraient tout aussi bien être consacrés à l'entreprise elle-même. Même si vous engagez une ou un maître d'œuvre pour superviser les travaux, vous devrez quand même participer à la prise de décisions au quotidien, ce qui vous laissera inévitablement moins de temps pour vous occuper des activités courantes.

Envisagez d'autres scénarios possibles tels que la location des locaux ou encore l'achat ou la rénovation d'un bâtiment existant. En cas de doute, faites appel à une conseillère ou un conseiller en finance ou à une consultante ou un consultant pour vous aider à évaluer votre situation. Après avoir soigneusement fixé vos objectifs, vous pouvez également engager des spécialistes en ingénerie, en architecture et en aménagement intérieur pour vous aider à trouver la solution la plus avantageuse pour vous.

Quelle que soit votre décision, vos besoins à long terme représentent un autre facteur important à mettre dans la balance. L'espace disponible sera-t-il suffisant pour faire face à la croissance de votre entreprise à l'avenir? Vous voulez éviter de vous retrouver trop rapidement à l'étroit dans vos nouveaux locaux et d’avoir l’obligation d'effectuer d'autres investissements coûteux.

2. Faire les bonnes projections

Une conseillère ou un conseiller bancaire peut vous aider à déterminer la viabilité financière de votre projet, la somme dont vous aurez besoin pour le mener à terme ainsi que les solutions de financement les mieux adaptées à vos besoins. Il est important de vous doter dès le départ d'un bon plan d'affaires, qui permet d'effectuer des prévisions de revenus réalistes; ce faisant, vous rassurerez les institutions prêteuses sur votre capacité à réaliser un projet de cette envergure sans mettre en péril la santé financière de votre entreprise.

3. Obtenir un permis de construction en règle

Lorsque vous aurez décidé de construire un bâtiment, l'étape suivante consistera à vous assurer d'avoir respecté tous les règlements locaux et de posséder le bon permis. Il est sage de s'occuper de ces formalités le plus tôt possible, car il n'est évidemment pas envisageable d'entreprendre la construction sans permis. Les règlements peuvent varier sensiblement selon que vous construisez de nouveaux locaux, que vous transformez des installations existantes ou que vous modifiez l'apparence ou la vocation d'un bâtiment.

En vertu de la loi canadienne, la réglementation des projets de construction relève des gouvernements provinciaux et est souvent gérée par les municipalités. Les codes du bâtiment s'appliquent généralement aux nouvelles constructions et portent d'ordinaire sur la sécurité incendie, la solidité de la structure et la santé des gens qui l’occupent. Les codes les plus récents ont des règlements supplémentaires concernant l'accessibilité pour les personnes handicapées et la conservation de l'énergie.

Consultez votre municipalité pour savoir exactement ce que vous pouvez faire avec et sans permis.

4. Engager une ou un architecte ou designer efficace

En raison d’un découragement face au coût élevé des services professionnels en design de bâtiment, les propriétaires d’entreprise négligeront parfois l'étape essentielle qui consiste à engager une ou un architecte ou designer de talent. Même si vous croyez économiser de l'argent au départ, ce sera une situation perdante au bout du compte à cause de problèmes comme la mauvaise utilisation de l'espace disponible. «Ce n'est pas une simple boîte que vous bâtissez, mais un projet qui doit répondre à toutes vos exigences», fait remarquer Elizabeth Olley.

Il faut engager des spécialistes pour s'assurer de construire des immeubles fonctionnels et efficients. Dans une usine de fabrication, par exemple, vous devez veiller à ce que votre immeuble et votre aménagement vous permettent d'intégrer votre équipement. L’équipe de services-conseils de BDC offre des améliorations aux processus opérationnels et de planification visant à aider les entreprises à mettre en place des chaînes de production qui maximisent la productivité et éliminent le gaspillage.

5. Viser une participation réaliste

 Elizabeth Olley conseille aux propriétaires d'entreprise d'évaluer de façon réaliste le temps qu'elles et ils auront à consacrer au projet. Les entreprises perdent souvent des contrats pendant les projets de construction parce que l'équipe de direction accorde moins d'importance au rendement de l'entreprise qu'à la construction du nouveau bâtiment. Selon l'envergure des travaux, Elizabeth Olley recommande d'engager une ou un maître d'œuvre qui aura pour tâche de gérer cette logistique complexe et de veiller à ce que l'architecte, la ou le designer en charge de l'aménagement, les spécialistes en ingénierie et les entrepreneures et entrepreneurs travaillent en harmonie.

«Posez vous la question suivante: Est-ce que j'ai vraiment les compétences pour mettre en œuvre un tel projet? Si la réponse est non, engagez alors une ou un spécialiste, conseille-t-elle. Il va de soi que vous devez avoir une grande présence sur le chantier et prendre le pouls de ce qui s'y déroule.» Toutefois, le recrutement d'une ou un maître d'œuvre vous permettra de porter la même attention à la bonne santé de votre entreprise.

6. Évaluer les coûts dès le départ

Il est également indispensable de vous assurer que le prix de revient est bien évalué au départ. BDC et d'autres banques peuvent vous donner des conseils utiles en matière d'évaluation des coûts et de budget, et vous dire si le prix au pied carré proposé est juste.

Les propriétaires d'entreprise devraient également se méfier des devis qui semblent trop beaux pour être vrais. «Lisez toujours les clauses d'inclusion et d'exclusion de votre contrat. Des détails en apparence mineurs, comme le revêtement de votre allée de garage ou le droit de servitude en eau que vous devez acquitter, peuvent fortement modifier le prix à payer à la fin», ajoute Elizabeth Olley.

7. Se doter d'un plan d'urgence

Comme il n'est pas toujours possible de prédire les coûts, assurez-vous de pouvoir prendre en charge les coûts supplémentaires en élaborant un plan d'urgence qui représente 5 % à 10 % du coût total du projet. Même si vous obtenez un contrat à prix fixe, certains aspects liés aux travaux – comme des coûts additionnels pour les travaux d'aménagement paysager, les changements en matière d'électricité ou de plomberie liés à l'installation des équipements ou des frais supplémentaires de déménagement – peuvent vous échapper.

8. Planifier son financement

«N'attendez pas à la dernière minute pour prendre rendez-vous avec votre banque et discuter de vos besoins de financement avec elle. Associez votre banque à votre projet dès le départ. Il n'est jamais trop tôt pour bien faire», dit Elizabeth Olley. Une conseillère ou un conseiller en finance peut aider les entreprises à évaluer le caractère économiquement viable d'un immeuble et le montant d'argent nécessaire du début à la fin du projet. Les entreprises qui recherchent du financement doivent s'attendre à démontrer qu'elles affichent des bilans solides et génèrent des profits suffisants. BDC offre du financement pour la construction de bâtiments, qui couvre tous les aspects d'un projet. «Vous n'aurez pas besoin de financement provisoire, car le grand avantage de faire affaire avec BDC, c'est qu'on vous accorde généralement un seul prêt, échelonné sur toute la durée de la construction. Vous connaîtrez tout de suite tous les coûts de votre financement», fait remarquer Elizabeth Olley.

9. Choisir avec soin l’entrepreneure ou entrepreneur

Il est essentiel de choisir une ou un propriétaire d’entreprise de construction avec les bonnes compétences. Lorsque vous faites votre recherche, ne regardez pas seulement le prix proposé. Tenez compte d'autres facteurs. Vérifiez si l'entreprise dispose bien des autorisations nécessaires, si elle est stable sur le plan financier et si elle est disposée à fournir des références et des garanties pour les travaux effectués. Demandez à votre entrepreneure ou entrepreneur de vous garantir le prix maximum pour vous protéger contre les dépassements de coûts. Cette précaution l’incitera à donner des estimations exactes et à gérer les coûts efficacement.

Les architectes et les banques peuvent souvent vous aiguiller vers des entreprises qui ont fait leurs preuves. Il est utile d'obtenir au moins trois devis. «C'est bon signe si la ou le propriétaire d’entreprise vous écoute et que vous avez des atomes crochus avec cette personne. Après tout, vous devrez travailler étroitement ensemble. Une entrepreneure ou un entrepreneur qui s’applique dans son travail vous fera visiter d'autres immeubles que son entreprise a construits et vous montrera le fruit de son travail. Vous avez besoin de savoir que ses engagements seront respectés», estime Elizabeth Olley.

Regardez si votre entrepreneure ou entrepreneur possède une expertise dans le domaine de la construction durable. Demandez à de la clientèle satisfaite de vous donner des références, et veillez à obtenir tous les renseignements concernant d'éventuels conflits juridiques dans le passé. Demandez à votre entrepreneure ou entrepreneur si elle ou il utilise de nouvelles méthodes de construction et si elle ou il est au courant des nouvelles méthodes pour atteindre l'efficacité énergétique.

En outre, vérifiez qui fait quoi. Les petites entreprises n'œuvrent souvent que dans un périmètre géographique précis et travaillent en sous-traitance avec de plus grandes entreprises. Assurez-vous également que votre entreprise ne connaît aucun problème de gestion de la trésorerie.

10. Éviter les changements de dernière minute

Une fois la construction du bâtiment en cours, l'erreur la plus fréquente est d'apporter des changements de dernière minute.

«C'est ce que j'appelle le syndrome du “pendant qu'on y est, pourquoi ne pas…”, déclare Elizabeth Olley. Ne prenez jamais de décisions hâtives, car elles peuvent occasionner des délais et des dépassements de budget.»

Elle recommande aux propriétaires d'entreprise de rester en contact étroit avec l'architecte ou la personne en charge du design pour s'assurer que tout changement est justifié et qu'il n'a pas pour conséquence de vider leur portefeuille. «J'ai vu beaucoup de projets bien gérés subir des dépassements de budget en raison de décisions prises à la dernière minute. Restez sur vos gardes du début à la fin», conclut-elle.

11. Connaître le rôle de chaque intervenante et intervenant

Il existe un certain nombre d’intervenantes et intervenants dans un projet de construction. Chacune de ces personnes a des responsabilités précises. Bien souvent, on fait appel à la conceptrice ou au concepteur du bâtiment pour en surveiller la construction, car c'est cette personne qui comprend le mieux vos objectifs et vos critères. Voici un aperçu type des différents rôles:

• La ou le propriétaire assume la responsabilité globale du projet. C'est vous qui déterminez ce qu'il faut construire et qui vous assurez du respect des lois et règlements. Il vous incombe aussi de choisir les consultantes et consultants ainsi que les entrepreneures et entrepreneurs.
• La conceptrice ou le concepteur travaille avec la ou le spécialiste en ingénierie et l'architecte à la planification de l'aménagement du bâtiment. Cette personne peut être votre porte-parole en cas de conflit avec la ou le propriétaire d’entreprise et les fournisseuses et fournisseurs.
• La ou le spécialiste en ingénierie et l'architecte produisent les plans et les cahiers des charges fonctionnels, qui respectent à la fois les lois, les règlements et vos exigences. En tant que mandataires, ces personnes inspectent les travaux pour s'assurer qu'ils sont exécutés conformément aux plans et aux devis.
• L'entrepreneure générale ou entrepreneur général, ou maître-d'œuvre, assume la responsabilité globale des travaux de construction, y compris l'achat des matériaux, la gestion du calendrier d'exécution et l'embauche de la main d'œuvre.
• Les sous-traitantes et sous-traitants sont engagés par la ou le maître d’oeuvre pour exécuter une tâche précise dans la construction du bâtiment (comme l'installation d'appareils d'éclairage, les travaux de toiture et l'installation du système de chauffage). Ces personnes sont souvent spécialisées dans les travaux de gros œuvre (fondations, planchers, murs et toit) ou de second œuvre (murs intérieurs, installations électriques, peinture et plomberie).
• Les fournisseuses et fournisseurs procurent à la ou au maître d'œuvre les matériaux nécessaires, qui doivent respecter les normes de qualité de l'industrie.
• Enfin, les municipalités sont responsables de l'examen des plans et de l'inspection des chantiers pour s'assurer qu'ils sont conformes aux lois et à la réglementation locales.

12. Apprendre à résoudre les conflits

Vous aurez presque inévitablement des conflits à résoudre pendant le déroulement d'un projet de construction. Il peut s'agir de différences par rapport aux plans relevées au cours d'une étape particulière du projet et qui devraient être réglées par la conceptrice ou le concepteur – qui vous représente – et la ou le maître d’oeuvre, qui est responsable de l'ensemble des travaux, des matériaux et des sous-traitantes et sous-traitants.

En cas d'obstacles, déterminez d'abord qui est responsable de quoi. En général, toutes les parties avec lesquelles vous avez conclu un contrat sont tenues de garantir que l'exécution des travaux respecte les modalités contractuelles. Autrement dit, la ou le maître d’oeuvre est responsable des malfaçons causées par le travail de sous-traitantes et sous-traitants et d'autres intervenantes et intervenants dont les services ont été retenus.

Dans l'ensemble des provinces et territoires, à l'exception du Québec, l'obligation relative aux matériaux et à l'exécution du travail est déterminée par le contrat. En sus de ces garanties, une entrepreneure ou un entrepreneur doit, selon la loi, respecter les normes établies et construire un immeuble exempt de tout vice dangereux.

Aux termes du Code civil du Québec, les conceptrices et concepteurs, la ou le maître d'œuvre, les sous-traitantes et sous-traitants ainsi que les promotrices et promoteurs sont solidairement responsables de tout défaut dans les travaux pendant une année. En cas de défauts majeurs, la responsabilité s'étend sur une période de cinq ans suivant la fin des travaux. Si vous avez quelque doute que ce soit, obtenez l'avis d'une conseillère ou un conseiller juridique.