Comment motiver votre personnel à adopter votre nouveau plan stratégique

Bon nombre de nos clientes et clients terminent leur exercice de planification stratégique avec deux ou trois grands projets à réaliser sur une période d’un à trois ans, par exemple, mettre en place un nouveau système de gestion, adopter une nouvelle stratégie de marketing en ligne ou encore entreprendre une initiative clé d’efficacité opérationnelle.

Plusieurs clientes et clients ont une idée claire de la façon d’y parvenir avec les membres de leur personnel, mais d’autres ont de la difficulté à gérer le changement tout en maintenant la motivation et l’engagement de leur équipe.

Dans ce billet de blogue, je donne quelques conseils sur la gestion du changement en utilisant l’exemple de l’entreprise S, une entreprise de développement de logiciels personnalisés qui veut mettre en œuvre un nouveau processus de gestion de projet.

L’entreprise S en quelques mots:

Malgré le dévouement des gestionnaires de projet et les longues heures qu’elles et ils travaillaient, les projets accusaient du retard pour trois raisons.

1. Comme l’entreprise n’avait pas de méthodologie de gestion de projet unifiée, chaque gestionnaire de projet travaillait de son côté.
2. L’affectation des ressources aux divers projets était inefficace et les coûts étaient hors de contrôle.
3. Les gestionnaires de projet prenaient des décisions sans connaître les aspects commerciaux des contrats des clientes et clients, comme les clauses pénales ou les primes d’achèvement.

L’entreprise S a décidé d’embaucher un conseiller pour l’aider à résoudre ces problèmes en mettant en œuvre un nouveau système de gestion de projet et en formant ses gestionnaires de projet.

L’entreprise craignait que ses gestionnaires résistent à ces nouveaux changements. Elle voulait assurer le succès de la transformation à venir au moyen d’un plan solide pour faire face à la résistance au changement.

Voici quelques recommandations sur la gestion du changement que nous aurions faites à cette entreprise et à d’autres dans les mêmes circonstances.

Commencez par le POURQUOI

En tant qu’êtres humains, nous résistons tous au changement à des degrés divers. Il ne suffit pas de tenir une réunion générale de lancement pour présenter un projet et expliquer pourquoi vous l’entreprenez. La communication doit être uniforme à tous les niveaux de l’organisation.

Expliquez pourquoi le projet est important

Les gestionnaires doivent souligner les avantages que les membres du personnel tireront des changements et les problèmes actuels qu’ils permettront de résoudre.

Voici quelques exemples de messages que l’entreprise S pourrait transmettre pour répondre aux préoccupations des membres de son personnel et les convaincre d’accepter le changement:

• «Tout le monde en a assez des heures supplémentaires. Cette nouvelle approche nous aidera à gagner du temps.»
• «Nous courons le risque de perdre des contrats au profit d’entreprises concurrentes parce que nos projets accusent un retard de trois mois.
• «En réduisant les efforts consacrés aux tâches répétitives, nous pourrons nous concentrer sur les aspects les plus motivants de notre travail.»
• «Nous pouvons améliorer notre rentabilité en étant plus efficaces, ce qui nous permet de mettre à niveau nos outils et nos systèmes.»

Faites valoir les principaux avantages du changement pour le personnel

L’entreprise S pourrait également transmettre ces messages pour inspirer son personnel:

• «Nous paierons nos gestionnaires de projet et nos gestionnaires d’équipe pour qu’elles et ils obtiennent la certification Agile, qui constitue un moyen de développer leurs compétences en gestion de projet.»
• «L’efficacité accrue permettra d’alléger la charge de travail de l’ensemble des membres du personnel. Par exemple, nous pouvons réduire les heures supplémentaires en créant une bibliothèque de code réutilisable.»
• «En modifiant notre processus, nous éliminerons la nécessité d’embaucher une nouvelle personne et réduirons le stress pour l’équipe.»

Bien entendu, ces messages doivent accompagner une explication appropriée du déroulement du projet et des activités particulières qui devront être effectuées pour mettre en œuvre le nouveau système de gestion de projet.

Communiquez de façon uniforme à tous les niveaux et répondez à toutes les préoccupations

Les membres de l’équipe de direction de l’entreprise S devraient définir les messages clés et s’entendre pour les répéter dans toutes les réunions officielles et informelles.

Chaque gestionnaire transmettrait ensuite ces messages généraux à ses équipes, ainsi que des explications précises sur la façon dont le projet influera sur le travail et sur la façon dont l’équipe contribuera à l’effort de changement. De nombreuses conversations individuelles avec les membres du personnel touchés servaient également nécessaires pour leur expliquer leur rôle particulier dans le projet, la façon dont elles et ils en profiteront et la façon dont l’entreprise les aidera à acquérir de nouvelles compétences pour s’adapter.

Enfin, une excellente façon de motiver et de mobiliser les gens est de mettre sur pied un groupe informel de championnes et champions de projet, c’est-à-dire des personnes qui croient au projet dès le départ. Ces personnes peuvent être très efficaces pour parler à celles et ceux qui résistent au changement de façon informelle, et non dans le cadre d’une relation hiérarchique.

Donnez les moyens d’agir à votre personnel

Un facteur clé pour bien gérer le changement est de faire participer le personnel au développement du projet et de recueillir ses idées. Une erreur majeure consiste à tout décider au niveau de la direction avant le lancement. Si le personnel peut contribuer, il sera plus motivé à accepter le changement!

Idéalement, la structure de mise en œuvre du projet comprendrait des rencontres périodiques avec les groupes touchés afin de prendre en compte leur rétroaction dans le processus décisionnel.

À l’entreprise S, les gestionnaires de projet et les cheffes et chefs de service ont formé un groupe de discussion pour suivre le projet et formuler des suggestions sur la façon de réaliser les changements.

Réalisez des gains rapides et soulignez-les

L’une des caractéristiques les plus importantes d’une gestion du changement réussie est la réalisation de gains rapides. Dans le cas de l’entreprise S, il faudra beaucoup de temps pour mettre en œuvre l’ensemble du processus de gestion de projet. Toutefois, en effectuant un suivi de la rentabilité des projets et en célébrant le moment où ils prennent leur envol, elle motivera les membres du personnel qui travaillent fort pour obtenir des résultats.

Nombre de propriétaires d’entreprise ne veulent pas communiquer des renseignements financiers détaillés à leurs équipes, mais personne ne veut travailler sur des projets qui ne sont pas rentables. Il faut donner aux membres du personnel l’information nécessaire pour prendre les bonnes décisions. Il est essentiel de communiquer la rentabilité ou l’atteinte d’autres étapes clés de réussite pour créer une dynamique.

Les célébrations donnent aussi à tout le monde un sentiment d’accomplissement. Au cours de ces célébrations, féliciter des membres du personnel en particulier pour leurs réalisations et leur contribution à la réussite du projet suscite aussi de la fierté et une appropriation des résultats.

L’entreprise S a pris deux décisions importantes: premièrement, elle a placé une affiche sur le mur pour que tout le monde puisse la voir et à cocher les étapes clés du projet au fur et à mesure de son avancement. Deuxièmement, elle a organisé des vendredis pizza. Dîner (virtuellement ou en personne) ensemble le vendredi permet à tout le monde de se détendre, de partager son enthousiasme et de sentir que le projet avance dans la bonne direction.

Ayez un plan pour faire face à la résistance au changement

Après avoir mis en place les changements, tout semblait bien aller pour l’entreprise S. Cependant, quelques personnes de l’équipe ont exprimé leur crainte de ne pas s’habituer au nouveau logiciel de gestion de projet et souhaitaient revenir à l’ancienne façon de faire. Un ingénieur principal a carrément refusé de l’utiliser.

L’entreprise S a été prise de court parce qu’elle ne s’était pas préparée à la résistance. L’effort de changement pourrait être compromis partiellement ou complètement sans un plan pour faire face à la résistance.

Une bonne façon de gérer cette situation consiste à déterminer quelles personnes ou quels groupes résisteront activement au changement et à élaborer un plan en gardant les points suivants à l’esprit:

Il existe quatre principales façons de faire face à une résistance active (ou passive) au changement.

1) Informer le personnel des raisons du changement

Retournez aux messages clés dont j’ai parlé au début de ce billet de blogue et assurez-vous qu’ils sont bien compris. Répétez, répétez et répétez!

2) Faire participer les détractrices et détracteurs à l’effort de changement

Intégrez la personne qui résiste à un groupe de travail qui discute des changements. Pour les membres du personnel plus expérimentés, confiez certains aspects du changement à des détractrices et détracteurs, par exemple:

• déployer le programme de certification en gestion de projet;
• diriger l’équipe qui définit la nouvelle structure opérationnelle;
• obtenir des recommandations sur le nouveau système d’affectation des ressources.

Si elles et ils contribuent à façonner le changement, elles et ils sont plus susceptibles d’adopter réellement les changements finals.

3) Offrir de l’encadrement et du soutien

Certaines personnes peuvent avoir de la difficulté à faire face au changement, même si elles savent que c’est la bonne chose à faire. Elles peuvent être préoccupées par leur capacité d’acquérir de nouvelles compétences ou de s’adapter au nouveau processus. Des spécialistes des ressources humaines devraient être disponibles pour soutenir ces personnes et discuter de leurs préoccupations.

4) Faire preuve d’empathie et tolérer les erreurs

Bon nombre de dirigeantes et dirigeants font preuve d’impatience à l’égard des membres du personnel qui n’adoptent pas immédiatement le changement. C’est la pire chose à faire. Les membres du personnel se sentiront jugés et blâmés pour leur manque de succès et pourraient se braquer. Les leaders doivent engager le dialogue ouvertement pour comprendre le point de vue des membres de leur personnel. Avec du temps, de l’empathie et du soutien, la plupart s’adapteront.

Un plan stratégique est un plan de gestion du changement

En fin de compte, les dirigeantes et dirigeants réussiront à mettre en œuvre des initiatives stratégiques si elles et ils ont un plan pour faire face à la résistance au changement et si les membres de leur personnel comprennent pourquoi ce changement est important. Le personnel doit savoir comment il profitera du changement; il a donc besoin que l’ensemble des gestionnaires les soutiennent et qu’elles et ils communiquent avec lui de façon uniforme et régulière. Si vous donnez à voter personnel le pouvoir d’agir pour contribuer aux étapes importantes et que vous célébrez son apport, votre processus de planification stratégique aura de bonnes chances de réussir.