Fini les feuilles de calcul pour gérer votre entreprise!

À quoi servent les feuilles de calcul?

Les feuilles de calcul sont une application ouverte conçue pour aider à organiser, analyser et manipuler facilement les données. Divisées en lignes et en colonnes, les données peuvent être manipulées à l’aide de diverses formules, et il est possible d’y effectuer des recherches et de les trier de nombreuses manières différentes. Vous pouvez même créer des tableaux et des graphiques à partir des données pour observer des tendances ou des schémas et recueillir des renseignements commerciaux.

En tant que propriétaire d’entreprise, vous pouvez notamment utiliser une feuille de calcul pour:

• consigner les articles en stock et leurs mouvements.
• saisir l’historique de la clientèle et examiner ses tendances d’achat.
• créer des rapports professionnels.
• assurer le suivi des recettes et des dépenses que votre système comptable actuel ne permet peut-être pas d’effectuer correctement.
• rassembler des données provenant de différents systèmes.
• effectuer une analyse financière détaillée.

Une feuille de calcul est un logiciel ouvert et flexible, idéal pour effectuer des analyses commerciales à partir de données fixes dans le temps. Il s’agit d’un logiciel de type «toile blanche», idéal pour l’analyse des données et la planification.

Pourquoi les feuilles de calcul ne sont pas efficaces pour gérer les opérations quotidiennes

Ne vous y trompez pas: l’utilisation d’une feuille de calcul n’est pas adaptée à la gestion continue de la comptabilité, des devis, des achats, des stocks ou d’autres fonctions commerciales.

Les données consignées dans une feuille de calcul:

• sont souvent immédiatement obsolètes.
  Dès que vous saisissez ou importez des données dans une feuille de calcul, celles-ci sont probablement obsolètes. Par exemple, les transactions de la clientèle importées dans une feuille de calcul sont instantanément obsolètes, car les nouvelles transactions plus récentes peuvent ne pas être prises en compte.
• ne sont pas nécessairement intégrées aux autres systèmes de l’entreprise.
  Il peut être pratique d’utiliser une feuille de calcul pour consigner les factures émises, la clientèle potentielle à joindre ou les stocks, mais il n’existe aucun mécanisme permettant de la mettre à jour automatiquement lorsqu’un.e client.e paie, qu’un.e représentant.e commercial.e effectue une vente ou que les stocks changent.
• sont sujettes à erreur.
  Il est extrêmement facile de commettre une erreur dans une feuille de calcul, car il est possible d’utiliser la mauvaise version d’un fichier et les entrées peuvent facilement être supprimées, ajoutées, écrasées ou saisies de manière incorrecte.
• sont plus utiles pour la modélisation des données et d’autres scénarios commerciaux.
  En tant qu’outil commercial, les feuilles de calcul sont un outil puissant pour la planification, les prévisions et la modélisation de scénarios de rechange. Elles peuvent vous aider à mettre à l’essai des idées et à faire des plans, mais elles ne devraient pas être l’outil principal de gestion quotidienne de votre entreprise en raison des problèmes possibles d’intégrité des données.

Qu’en est-il des feuilles de calcul sur le nuage?

Bien qu’une feuille de calcul sur le nuage pouvant être partagée avec d’autres constitue une légère amélioration par rapport à une feuille de calcul hors ligne enregistrée sur le disque dur d’une personne, elle présente quand même beaucoup des mêmes inconvénients.

Il n’est pas possible d’introduire dans la feuille de calcul des renseignements provenant d’autres fonctions de l’entreprise, car il n’existe aucun mécanisme d’automatisation. Il y a aussi la question des contrôles de version et des autorisations lorsque plusieurs personnes manipulent le document. Compte tenu de toutes ces limitations et considérations, la feuille de calcul sur le nuage est un dinosaure, au même titre que la version de bureau.

Par quoi remplacer une feuille de calcul?

Quelle que soit la taille de votre entreprise, il existe de nombreux outils pour vous aider à la gérer plus efficacement.

Les logiciels sur le nuage sont un choix populaire, parce qu’ils sont généralement faciles à utiliser et à adapter à votre entreprise, et qu’ils peuvent être accessibles pratiquement partout. De plus, la plupart s’intègrent à d’autres systèmes.

Par exemple, votre logiciel de gestion de la relation client (CRM) peut partager des données avec votre programme de comptabilité ou votre système de gestion des stocks, ce qui réduit considérablement le travail manuel pour vous.

Voici quelques-unes des solutions les plus courantes qu’une entreprise devrait envisager plutôt qu’une feuille de calcul.

Logiciels de comptabilité

Si vous débutez ou si vous avez une équipe réduite, une solution de comptabilité peut être tout ce dont vous avez besoin. En effet, la comptabilité est le cœur de toutes les fonctions de l’entreprise. Un bon logiciel sur le nuage vous permettra de faire tout cela:

• émettre des factures.
• faire le suivi des paiements.
• suivre et classer les dépenses.
• préparer des estimations de prix.
• suivre le temps passé sur les projets.
• produire des rapports financiers.
• disposer d’un système qui s’intègre aux données bancaires.
• consulter en temps réel les bénéfices et pertes, ainsi que d’autres données financières.

Logiciel de configuration, prix et devis

Si vous envoyez constamment des propositions de projet ou des devis à votre clientèle potentielle, il est utile d’avoir un système qui permet de faire plus que simplement les créer et les consigner.

Les logiciels de configuration, prix et devis, parfois appelés logiciels CPQ (selon l’acronyme anglais de Configure, Price, Quote), vous permettent de créer des documents d’aspect professionnel et disposent de fonctionnalités qui vous aident à améliorer constamment le processus de devis en saisissant des données et en visualisant les données historiques. De plus, si les systèmes de devis sont bien intégrés à d’autres logiciels, les données les plus récentes sur les coûts peuvent être utilisées pour établir les devis.

Logiciel de gestion de la relation client (CRM)

De nombreuses entreprises ont une feuille de calcul contenant une liste de la clientèle actuelle et potentielle, et la mettent à jour manuellement de temps en temps. Une solution de CRM vous aidera à gérer votre pipeline de ventes ainsi que toutes les interactions avec la clientèle actuelle et potentielle.

Ces programmes s’intègrent généralement à un logiciel de comptabilité pour faciliter la préparation des factures et des devis. Là encore, l’intégration de ces données à un logiciel de comptabilité vous permettra de tirer parti de l’historique de la clientèle et de concevoir des stratégies fondées sur des données financières plus récentes.

Logiciel de gestion des stocks

Avec la bonne solution de gestion des stocks, vous pouvez automatiser vos fonctions de gestion des stocks et d’entreposage, ce qui facilite la création de prévisions et rationalise votre processus d’achat.

D’autres solutions logicielles peuvent gérer les éléments suivants:

• ordonnancement de la production
• bons de commande
• demandes de propositions et de devis
• gestion des relations avec les fournisseur.euses
• ressources humaines
• paie

Assurez-vous de choisir un logiciel pouvant s’intégrer à d’autres solutions

Pour tirer pleinement parti de vos solutions logicielles, il est essentiel de veiller à ce qu’elles puissent être intégrées les unes aux autres. Cela permettra aux données de circuler souvent automatiquement, de sorte que tous les systèmes soient à jour. Par exemple, vous pouvez créer des paramètres pour déclencher des achats si votre solution de gestion des stocks enregistre un stock de marchandises inférieur à un certain seuil.

La plupart des solutions populaires sur le nuage disposent d’extensions ou d’intégrations certifiées qui leur permettent de travailler en tandem avec d’autres logiciels.

Quand est-il temps d’envisager un système ERP?

Vous avez peut-être entendu parler des systèmes de planification des ressources de l’entreprise (ERP), également connus sous le nom de plateformes de gestion d’entreprise. Il s’agit de solutions logicielles puissantes que les grandes entreprises utilisent pour tout gérer, de la comptabilité aux stocks en passant par la paie et les achats.

Le parcours typique de la plupart des entreprises en expansion est de commencer à construire un écosystème logiciel qui aborde chacune des fonctions de l’entreprise et qui peut être intégré pour partager des données. Toutefois, avoir un trop grand nombre de solutions et d’intégrations peut créer des risques pour la sécurité et l’intégrité des données de votre entreprise. De plus, il faut surveiller les différentes solutions pour s’assurer qu’elles sont toutes mises à jour et qu’elles continuent à bien fonctionner les unes avec les autres. Si vous vous trouvez dans cette situation, il est peut-être temps de penser à adopter une plateforme de gestion d’entreprise.

Les grandes entreprises qui ont connu une croissance importante (et qui prévoient de continuer à croître), qui ont acquis d’autres entreprises, qui ont plusieurs lignes d’affaires ou qui vendent à l’international peuvent vouloir investir dans un système ERP plus avancé pour gérer toutes les fonctions de l’entreprise en un seul système.

Délaisser les feuilles de calcul

Si vous souhaitez en savoir plus sur les étapes suivantes pour mettre de côté les feuilles de calcul, vous pouvez communiquer avec nous à tout moment. Nous sommes là pour vous aider.