L’impact de l’organisation du lieu de travail sur votre entreprise

Il y a quelques années, j’ai participé tôt le matin à une excursion sur l’île d’Alcatraz, dans la baie de San Francisco. L’excursion comprenait une visite de la prison fédérale d’Alcatraz. Elle s’achevait dans les cuisines, où un tableau-témoin bien organisé permettait de vérifier que tous les ustensiles de cuisine se trouvaient à leur place. Les personnes incarcérées devaient appliquer la méthode des 5S pour bénéficier de privilèges autres que le strict nécessaire (nourriture, toit, vêtements et soins médicaux). À la longue, cela contribuait à créer en elles un sentiment de fierté, et l’autodiscipline ainsi acquise ne les quittait pas lorsqu’elles devaient se réinsérer dans la société après leur libération.

Plus récemment, j’ai pu voir un obstétricien-gynécologue pratiquer un accouchement. Tous les instruments médicaux dont l’équipe avait besoin se trouvaient à portée de main. (Inutile de préciser que j’étais bien content que l’équipe médicale n’ait pas eu besoin de quitter la salle d’opération pour chercher des instruments!)

Je fais mon épicerie une fois par semaine. Quel bonheur que les allées soient numérotées et que les articles y soient indiqués – au lieu d’être empilés en tas par terre ou cachés dans un placard.

Qu’ont en commun ces trois exemples? Ils illustrent tous l’organisation du lieu de travail ou la méthode des 5S.

Qu’est-ce que l’organisation du lieu de travail ou la méthode des 5S?

L’organisation du lieu de travail, ou la méthode des 5S, s’est développée au Japon dans les années 70. Il s’agit d’une approche systémique d’organisation. Ce n’est pas «nettoyer» ni faire son «ménage du printemps». Il s’agit plutôt de mettre en place un système qui, à l’aide de repères visuels, organise le lieu de travail de telle sorte que certaines formes de gaspillage sont réduites et que les problèmes deviennent visibles plus tôt.

Les 5S ont été traduits en français par l’acronyme ORDRE qui signifie:

• Ordonner – Faire le tri des choses qu’on utilise sur une base quotidienne, mensuelle et annuelle, et garder sous la main uniquement celles qui sont requises dans l’immédiat. Le reste devrait être étiqueté et remisé ailleurs.
• Ranger – Les objets devraient être rangés d’une manière fonctionnelle, et des aides visuelles, comme des vignettes, devraient être utilisées pour indiquer aux membres du personnel la place de chaque article.
• Dépoussiérer – Faire en sorte d'avoir un environnement de travail propre en enlevant la saleté, les déchets et les résidus et en mettant en place des calendriers de nettoyage périodique.
• Rendre évident – Les équipes devraient établir des règles et des normes de travail relativement aux questions opérationnelles courantes, comme les matériaux et les outils à utiliser ainsi que la façon dont l’information est communiquée dans le groupe.
• Être rigoureuse ou rigoureux – Un système de vérification interne devrait être instauré pour assurer le respect des méthodes de travail. Il devrait comprendre des inspections régulières et un mécanisme de rétroaction sur la façon d’améliorer le processus.

Lisez cet article, Méthode 5S: pourquoi un lieu de travail plus propre accroît la productivité, pour en apprendre davantage sur la méthode des 5S.

L’organisation du lieu de travail est le point de départ d’un grand nombre d’entreprises qui se lancent dans l’atteinte de l’efficacité opérationnelle. Elle s’applique non seulement à l’espace physique (documents, machines, matériaux, etc.), mais aussi à l’espace numérique (information, données, dossiers, documents). Elle est valable aussi bien dans une organisation du secteur manufacturier que dans une entreprise de services. Et oui, j’inclus les entreprises de services et les espaces numériques. (Pensez aux fichiers et aux dossiers sur votre bureau ou sur le lecteur partagé!)

L’organisation du lieu de travail et votre entreprise

La plupart des PME reconnaissent l’importance d’un milieu de travail bien organisé et savent comment s’y prendre pour y parvenir, peu importe qu’elles aient entendu parler des 5S ou non. Or, il arrive souvent qu’elles ne mettent en place que les trois premiers «S» (ou les étapes Ordonner, Ranger et Dépoussiérer), puis en concluent que la méthode ne fonctionne pas à long terme.

En novembre 2016, BDC a tenu un webinaire en direct à l’échelle nationale, au cours duquel on a demandé aux participantes et participants quel était leur défi le plus urgent en matière d’efficacité. L’organisation du lieu de travail constituait le défi le plus urgent pour 9,8 % des propriétaires d’entreprise qui ont participé.

Ce résultat est regrettable, puisque l’organisation du lieu de travail au moyen des 5S est un des exercices d’efficacité les plus fondamentaux que vous pouvez faire. La méthode des 5S peut avoir un effet positif sur le moral, réduire le risque d’erreur et aider les membres du personnel à trouver les outils et les documents plus rapidement. Cela permet de créer un environnement de travail mieux organisé et plus sécuritaire.

Pourquoi devrais-je organiser le lieu de travail?

Je vous donne le nom de quelques entreprises dont vous ou quelqu’un de votre entourage avez, j’en suis certain, entendu parler: FedEx, Amazon, General Electric, Rolls-Royce, Toyota, et j’en passe. J’ai visité quelques-unes de ces entreprises, et j’ai travaillé avec et pour certaines d’entre elles. Ces entreprises de renom ont notamment en commun – comme vous l’aurez deviné – l’organisation de leur lieu de travail ou les 5S! Je pourrais très facilement allonger cette liste en y ajoutant de nombreuses PME.

La plupart des grandes entreprises travaillent avec des fournisseuses et fournisseurs. Le processus d’approbation d’une nouvelle entreprise fournisseuse exige souvent une visite préalable de la part des membres de l’équipe des achats. Selon vous, qu’est-ce qui frappera les membres de l’équipe des achats lorsqu’elles et ils visiteront votre entreprise? Eh oui – le manque d’organisation de votre environnement de travail.

Dans le cadre d’un emploi précédent, j’ai demandé à mon équipe des achats de commencer à regarder de près la propreté générale des lieux d’une fournisseuse ou un fournisseur avant de décider si nous devions faire affaire avec elle ou lui. À nos yeux, un milieu de travail désorganisé cachait souvent des problèmes plus graves. Au fur et à mesure que votre entreprise prend de l’expansion, il se peut que les clientes et clients que vous croisez cherchent à vérifier si votre milieu de travail est organisé ou l’imposent comme critère de qualification avant de décider que vous êtes une fournisseuse ou un fournisseur de choix! Cela est particulièrement vrai dans le secteur manufacturier.

La mise en œuvre de la méthode des 5S au sein de votre entreprise comporte de nombreux autres bienfaits. Par exemple, un client de BDC dans la région du Grand Toronto a gagné 10 % d’espace utile et a constaté de nettes améliorations dans le travail d’équipe et la mobilisation des membres du personnel après la mise en place des 5S.

L’équipe de direction d’un autre client qui a implanté les 5S a été surprise par la manière dont les membres du personnel ont adopté la méthode et l’ont mise en pratique. Un autre entrepreneur a confirmé qu’un milieu de travail organisé et propre fait bien meilleure impression lors des visites des clientes et clients.

La méthode des 5S s’attaque également au coût de substitution – lorsque les membres de votre personnel sont constamment à la recherche d’outils, de données ou de renseignements, elles et ils ne se consacrent pas à des activités à valeur ajoutée. L’impact de ces recherches constantes peut devenir important avec le temps. On peut dire «petites pertes d’efficacité opérationnelle deviendront grandes».

La sécurité est un autre bienfait que procure un système adéquat d’organisation du milieu de travail, à tel point que certaines organisations parlent maintenant de «6S», le 6e «S» désignant la sécurité.

Que pouvez-vous faire pour que la méthode des 5S soit mise en œuvre avec succès dans votre entreprise?

1. Reconnaissez que vous et votre équipe de direction avez un rôle à jouer pour soutenir l’initiative au fil du temps.
2. Suivez une formation sur la méthode, et veillez à ce que votre personnel le fasse aussi – l’éducation est la mère de l’amélioration!
3. Commencez modestement – appliquez les 5S d’abord à une petite partie seulement de vos activités (espace numérique ou physique) afin de le faire correctement.
4. Accordez aux membres de votre personnel le temps nécessaire pour apprendre et appliquer les 5S.
5. Célébrez les mises en application réussies et associez-y des récompenses (concrètes ou non).

Qu’en est-il dans votre entreprise? Avez-vous des problèmes à gérer l’encombrement et le manque d’organisation de votre lieu de travail? Avez-vous déjà appliqué les 5S? Participez à la conversation et dites-nous ce que vous en pensez.