Comment déléguer efficacement: Conseils pour propriétaires d'entreprise

La Dre Susan Biali Haas, spécialiste en santé mentale et en prévention de l’épuisement professionnel, affirme qu’en apprenant à mieux déléguer, vous aurez plus de temps à consacrer au travail de haut niveau qui relève de votre expertise.

«Généralement, les gestionnaires et les propriétaires ne trouvent pas assez de temps pour se concentrer sur des éléments tels que la vision, la stratégie et la planification à long terme. Je leur fais prendre conscience de ce qui les empêche de dévouer du temps à ces facettes importantes de leur rôle», explique la médecin établie à Vancouver, qui donne également des conférences et offre de l’encadrement.

«Une fois qu’elles et ils commencent à déléguer, je leur demande de porter attention à la satisfaction ressentie lorsqu’ils n’ont plus à s’occuper de ces tâches pour pouvoir se consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée».

Réfléchir comme un gestionnaire : Pourquoi j’évite de déléguer?

Pour bien des gestionnaires et propriétaires, les excuses pour ne pas déléguer sont nombreuses.

• «Il serait plus facile de faire le travail moi-même.»
• «Je n’ai pas le temps d’apprendre toutes ces nouvelles tâches à mon personnel.»
• «Je n’ai pas le soutien administratif nécessaire pour mettre en place de nouveaux mandats pour mon personnel.»
• «Il nous manque des effectifs. J’accepte ce supplément de travail parce que personne d’autre n’a le temps de le faire».
• «Mon équipe travaille déjà très dur. Je ne veux pas la surcharger».
• «Je ne sais pas qui pourrait prendre en charge ce travail particulier.»

Patrick Bruning, professeur d’administration des affaires à l’université du Nouveau-Brunswick, affirme que certaines raisons de ne pas déléguer le travail sont logiques.

«Vous pouvez estimer que la tâche comporte un contenu sensible et qu’elle doit être exécutée par une personne disposant d’un niveau d’approbation approprié», explique-t-il, en donnant l’exemple des documents juridiques, de la correspondance privée et des secrets industriels.

«Vous pouvez aussi avoir un réel sens des responsabilités et vouloir servir de modèle. Il se peut aussi que vous trouviez que le fait d’effectuer la tâche vous-même vous procure un avantage tangible ou symbolique, tel qu’une commission ou une occasion de promotion. Il se peut aussi que vous aimiez tout simplement cette tâche et que vous hésitiez à l’abandonner».

Bien qu’il s’agisse de raisons légitimes pour ne pas déléguer, vous risquez de vous retrouver avec trop de tâches à accomplir, ce qui nuira à votre productivité et à votre santé mentale.

Drapeaux rouges: Signes de surcharge de travail

Le fait d’accepter trop de tâches et de devoir en déléguer une partie s’accompagne de certains signes d’alerte:

• Vous vous sentez en surcharge de travail avec les tâches routinières
• Vous ressentez du stress et de la mauvaise humeur
• Vous ne faites pas confiance à votre personnel
• Les tâches importantes ne sont pas accomplies
• Le personnel semble peu coopératif

Que faire lorsque la situation vous dépasse?

Si vous sentez une surcharge de travail en tant que gestionnaire, commencez à vous poser ces questions:

• Y a-t-il quelqu’un dans mon entreprise qui n’a pas assez de travail?
• Qui aimerait recevoir des tâches supplémentaires si l’occasion se présentait?
• Qui, parmi le personnel, est en bonne position pour accepter plus de défis?
• Y a-t-il des tâches que j’effectue actuellement qui sont très similaires à celles d’une autre personne dans mon équipe? Pourrais-je lui en déléguer quelques-unes?

Lorsqu’il n’y a pas trop d’agitation, notez vos priorités

Biali Haas explique que lorsqu’on est en surcharge, les centres de stress de votre cerveau, parfois appelés système limbique, sont activés. Mais en même temps, la fonction exécutive et la partie logique de votre cerveau, votre cortex cérébral, sont réprimées.

«Alors, l’émotion et l’anxiété nous submergent, et nous ressentons de plus en plus de stress», explique-t-elle, suggérant qu’à ce moment-là, il faut s’efforcer

de se calmer – en agissant sur le système limbique – mais aussi de remettre en marche les zones exécutives du cerveau.

«Respirez profondément, prenez une feuille de papier et commencez à déterminer ce qui est le plus important pour vous et ce que vous pouvez laisser tomber. Planifier et établir des priorités peut être un excellent moyen de sentir que vous reprenez le contrôle, de calmer le cerveau émotionnel».

Comment mieux déléguer

Vous pouvez prendre plusieurs mesures à court et à long terme pour améliorer votre capacité à déléguer:

• Notez ce que vous faites en tant que gestionnaire
  Notez toutes vos tâches sur deux semaines, ainsi que le temps que vous y avez consacré. Les entrepreneures et entrepreneurs qui procèdent de la sorte découvrent souvent qu’elles ou ils consacrent un temps énorme à des tâches qui pourraient être confiées à une autre personne de leur équipe. Essayez d’en déléguer une partie et concentrez-vous sur les tâches qui apportent le plus de valeur à votre entreprise et que seul vous pouvez accomplir.
• Établissez une liste de vos talents
  Pensez à vos forces et à vos faiblesses et déterminez les domaines dans lesquels vous pourriez avoir besoin d’aide. Les gestionnaires n’excellent pas à toutes les tâches et choisiront des personnes au sein de leur entreprise qui ont les compétences nécessaires pour les accomplir.
• Encadrez et développez des personnes motivées
  Vous pourriez vouloir commencer à travailler en étroite collaboration avec quelqu’un qui peut assumer de nouvelles tâches. Ce type de mentorat peut aider la personne à prendre en charge certaines de vos tâches supplémentaires.
• Ayez des rôles clairement définis
  «Les gens doivent se concentrer sur les choses les plus importantes qu’ils ont à faire. Lorsqu’ils le font, beaucoup de choses sont accomplies», déclare Dr Biali Haas. «En même temps, nous devons parfois mettre notre travail de côté pour aider une personne en difficulté. Il s’agit donc d’un équilibre.»
• Recrutez les gestionnaires de demain
  Lors de l’embauche, restez à l’affût des personnes qui pourraient devenir gestionnaires. Cette valeur apparaîtra au fur et à mesure de leur développement. «Elles et ils deviendront plus aptes et pourront ainsi exceller dans les tâches qui leur seront déléguées à l’avenir», explique M. Bruning.
• Prévoyez des redondances dans vos unités
  Les emplois de votre entreprise doivent se chevaucher suffisamment pour que les collègues puissent transférer ou déléguer des tâches à des personnes capables de les accomplir.
• Limitez vos tâches
  M. Bruning suggère de limiter le nombre de tâches à effectuer dans une journée. «Chaque fois que vous effectuez une tâche que vous pensez que vous ne devriez pas faire, cela indique que vous ne déléguez peut-être pas assez», explique-t-il, en suggérant d’examiner les tâches que vous avez assumées et de vous entraîner à déléguer celles qui ne sont pas prioritaires ou stratégiques ou qui ne requièrent pas vos compétences particulières.
• Permettez au personnel de s’approprier réellement un travail
  Il est important que les membres du personnel aient la liberté d’accomplir la tâche qui leur a été confiée et que vous compreniez qu’elles ou ils peuvent commettre des erreurs au cours de leur apprentissage.
• Examinez les occasions d’encadrement pour vous et vos gestionnaires
  Veillez à ce que les propriétaires et les gestionnaires prennent de l’expérience et développent leur capacité à prendre conscience de leurs limites, notamment savoir quoi prendre en charge et quoi laisser aller. Une ou un coach en gestion peut être utile dans cette situation.
• Soyez au courant des limites de la délégation
  Veillez à ne pas créer de fardeau supplémentaire pour une travailleuse ou un travailleur et la ou le gestionnaire en faisant de la microgestion ou en mettant trop de choses sur le dos d’une personne enthousiaste.

Exemples de délégations réussies

M. Bruning présente deux études de cas où des gestionnaires ont appris à déléguer avec succès: