Les médias sociaux au travail: éléments à inclure dans une politique sur les médias sociaux
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Facebook, X, LinkedIn et les autres plateformes de médias sociaux peuvent aider les membres du personnel à accroître leur visibilité dans la collectivité, à joindre davantage de clientes et clients et à se tenir au courant. Parallèlement, un grand nombre de membres du personnel sont adeptes de médias sociaux dans leurs vies personnelles.
Il n’est donc pas surprenant que la distinction entre l’usage personnel et l’usage professionnel soit floue.
L’établissement d’une politique claire sur les médias sociaux est une bonne façon de s’assurer que les membres du personnel utilisent ces sites de manière appropriée et qu’elles et ils en limitent leur usage personnel pendant les heures de travail.
Il vaut toujours mieux recueillir les commentaires des membres de votre personnel pour rédiger la politique sur les médias sociaux de votre entreprise. Essayez aussi de garder un ton positif et évitez de mettre l’accent sur les mesures disciplinaires appliquées en cas d’inconduite. La politique ne doit pas être trop restrictive et elle doit permettre aux membres du personnel de bien représenter l’entreprise.
Voici quelques éléments que votre politique sur les médias sociaux devrait couvrir.
Séparer l’usage à des fins personnelles et celui à des fins professionnelles
Les membres du personnel doivent séparer leur présence personnelle et professionnelle dans les médias sociaux. Les publications et les mentions dans les médias sociaux peuvent demeurer en ligne pour toujours. Les membres du personnel doivent penser à la réputation de l’entreprise lorsqu’elles et ils publient en son nom.
Cela dit, elles et ils ne doivent pas seulement faire preuve de vigilance à l’égard du compte de l’entreprise. Elles et ils doivent aussi garder à l’esprit que la clientèle et les futurs employeuses et employeurs peuvent lire ce qu’elles et ils publient sur leurs comptes personnels.
Utiliser les avis de non-responsabilité
Si une employée ou un employé fait mention de votre entreprise sur le profil de sa page personnelle, elle ou il devrait aussi ajouter un déni de responsabilité précisant que ses opinions et commentaires ne reflètent pas nécessairement le point de vue de l’entreprise ni celui de sa direction.
Trois types d’utilisation des médias sociaux par les membres du personnel
- Officielle—Utilisation officielle au nom de l’entreprise pour communiquer des messages qui représentent la marque
- Professionnelle—Utilisation à titre professionnel pour bâtir un réseau de contacts et accroître la visibilité de la marque
- Personnelle—Utilisation dans le cadre de leur vie privée
Veiller à ce que les heures de travail soient consacrées à l’entreprise
La plupart des spécialistes disent que l’usage personnel des médias sociaux durant les heures de travail ne doit pas être interdit, mais qu’il faut encourager les membres du personnel à le limiter, de la même manière qu’elles et ils limitent leur utilisation du téléphone et d’Internet à des fins personnelles.
Réfléchir avant de publier un message
Les publications faites au nom de l’entreprise doivent concorder avec sa stratégie de marketing, ses pratiques de relations publiques et ses objectifs. Les membres du personnel devraient se garder de révéler des renseignements confidentiels ou exclusifs et de participer à des discussions susceptibles de ternir leur réputation ou celle de votre entreprise.
Respecter les droits d’auteur
Les membres du personnel qui partagent des liens en ligne, par exemple, doivent s’assurer que la source du contenu partagé est fiable. Elles et ils doivent également se prémunir contre le plagiat en citant correctement les sources utilisées.
Éviter de divulguer des renseignements personnels
Les membres du personnel doivent limiter la quantité de renseignements personnels qu’elles et ils divulguent en ligne. Demandez aux membres du personnel d’obtenir la permission de leurs collègues, des clientes et clients ainsi que des partenaires avant de publier leurs noms ou leurs photos en ligne.
Consulter des collègues
Les membres du personnel doivent consulter la personne appropriée au sein de l’entreprise avant de répondre aux demandes des médias. Encouragez les membres du personnel et les responsables des médias sociaux à discuter des questions relatives aux médias sociaux.
Cinq conseils pour les membres du personnel qui gèrent les plateformes de médias sociaux
Conseil 1: Apprenez à connaître votre public. Prenez le temps de savoir à qui vous vous adressez avant de répondre à une question ou d’entamer une conversation. Lisez le profil de la personne, ses publications antérieures et ses commentaires pour mieux comprendre à qui vous avez affaire.
Conseil 2: Corrigez vos erreurs. Si vous avez fait une erreur, admettez-la rapidement et corrigez immédiatement le problème. Si vous souhaitez modifier l’une de vos publications, indiquez clairement que vous apportez ce changement et expliquez pourquoi vous le faites.
Conseil 3: Faites preuve de prudence. Avant de publier du contenu, demandez-vous si vous seriez à l’aise de le partager avec votre patronne ou patron, vos collègues, votre clientèle ou d’autres contacts d’affaires.
Conseil 4: Vérifiez avant de publier. Si vous hésitez à publier certains renseignements ou à insérer des liens vers du contenu, demandez conseil à votre superviseure ou superviseur ou à une ou un collègue avant de le faire. Demandez-vous pourquoi vous hésitez. N’oubliez pas que vous êtes responsable de ce que vous publiez.
Conseil 5: Séparez votre présence personnelle et professionnelle. Utilisez les pages de l’entreprise uniquement pour les affaires et vos pages personnelles pour votre vie en dehors du travail.