Comment fournir une rétroaction efficace à votre personnel

Fixez des objectifs précis aux membres du personnel

Avant de pouvoir fournir une rétroaction efficace, il est important de fixer au personnel des objectifs clairs et de les communiquer.

Nous vous conseillons d’utiliser les critères SMART en matière d’objectifs, c’est-à-dire des objectifs spécifiques (S), mesurables (M), acceptés (A), réalistes (R) et temporellement définis (T).

Les objectifs SMART exposent clairement ce qui doit être fait et à quel moment, ainsi que la façon les résultats seront mesurés.

Les objectifs SMART constitueront une base à partir de laquelle vous pourrez fournir de la rétroaction à votre personnel.

L’approche de définition d’objectifs SMART

Fournir de la rétroaction: concentrez-vous sur le rendement, non pas sur la personnalité

N’oubliez pas que la rétroaction a pour but d’améliorer le rendement des membres de votre personnel, et non de les décourager. Ne tentez pas non plus de changer leur personnalité.

Lorsque vous soulignez à la personne ce qui laisse à désirer, il est important de donner des détails. Vous ne pouvez pas vous contenter d’une simple déclaration générale sur les aspects négatifs, affirme Adam Nalepa. «La critique doit être très précise. Elle ne doit en aucun cas être ambiguë ou subjective.»

Exemple de rétroaction efficace adressée à une ou un membre du personnel

L’échange suivant porte sur le retard d’un employé. Il s’en tient aux faits et évite de verser dans la subjectivité.

«Paul, vous avez dit que vous alliez m’envoyer un courriel et que le projet serait terminé à 11 heures ce matin. Je n’ai pas reçu votre courriel. Il est maintenant 13 heures. Que se passe-t-il?»

Exemple de rétroaction inefficace adressée à un membre du personnel

En revanche, cet échange devient personnel et subjectif, et constituerait une mauvaise approche en matière de rétroaction.

«Paul, vous ne vous impliquez pas dans l’entreprise. Vous êtes toujours en train d’argumenter sur le respect des délais. Mais je m’aperçois maintenant que tout cela n’est que du vent.»

Le second échange finit par l’expression d’un sentiment, sans données concrètes ni preuves à l’appui. Selon Adam Nalepa, les gestionnaires qui décrivent en détail les résultats d’une employée ou un employé, et non les aspects de sa personnalité, trouveront de sa part une plus grande ouverture.

«Il s’agit de s’attaquer au problème, pas à la personne, dit-il. Si vous évitez de montrer du doigt et isolez vraiment le problème, la personne n’aura pas l’impression d’être ciblée.»

N’évitez pas les conversations difficiles

Il est normal de vouloir parfois éviter les conversations difficiles lorsque l’on doit fournir de la rétroaction à une employée ou un employé. «Un grand nombre de leaders et de gestionnaires ne se sentent pas à l’aise pour mener ces conversations», déclare Adam Nalepa.

Une enquête menée par la Harvard Business Review donne quelques chiffres à ce propos. Elle révèle que 44 % des gestionnaires conviennent qu’il est stressant de fournir de la rétroaction négative, et 21 % affirment éviter carrément ce genre de discussion.

Selon Nadia Nalepa, on ne doit pas éviter de fournir de la rétroaction aux membres du personnel. «Peu importe votre fardeau de travail ou votre niveau d’aisance, cette démarche est importante, tant pour la personne que pour l’organisation, dit-il. La critique aide la personne à s’améliorer, mais, tout aussi important, elle améliore la performance globale de l’organisation.»

Créez une boucle de rétroaction régulière avec votre personnel

La réunion de fin d’exercice, au cours de laquelle une ou un gestionnaire rencontre son employée ou employé pour évaluer son travail, n’est peut-être pas l’outil de rétroaction le plus efficace.

«On observe que de nombreuses entreprises se détournent des évaluations annuelles. Elles ont plutôt recours à des réunions plus fréquentes, en assurant une boucle de rétroaction en temps quasi réel», explique Adam Nalepa.

Il ajoute que des évaluations plus fréquentes et informelles peuvent être plus motivantes. «La personne évaluée peut savoir ce qu’elle réussit bien ou s’il y a certaines choses qu’elle doit régler. C’est aussi une bonne occasion pour les gestionnaires et les membres du personnel de nouer des contacts et d’établir des relations encore plus étroites.»

La boucle de rétroaction destinée au personne

Mettez-vous à la place de votre employée ou employé lorsque vous lui fournissez de la rétroaction

Si vous voulez que les critiques soient bien reçues, il est essentiel que vous fassiez preuve d’empathie. Si vous communiquez un message clair, tout en faisant attention à la manière dont la personne le reçoit, l’exercice sera probablement plus efficace.

«Tout se résume à l’empathie, explique Adam Nalepa. En tant que gestionnaire, essayez de vous mettre à la place de la personne qui écoute cette rétroaction. Cela contribuera grandement à ce que la personne la reçoive bien.»

Pensez également à la quantité de commentaires négatifs que vous pourriez adresser. «Si vous donnez uniquement de la rétroaction négative à tout le monde, la culture sera probablement négative, et les membres de votre personnel vont commencer à s’inquiéter.»

Comment fournir une rétroaction positive

Une rétroaction positive est un outil puissant pour encourager l’engagement des membres du personnel, et un élément essentiel de la gestion du rendement. Tout comme la rétroaction négative, la rétroaction positive doit être précise et axée sur le rendement, et non sur la personnalité.

Essayez d’éviter les platitudes du genre «Bon travail!» ou «Nous sommes satisfaits de votre travail». Cela n’apporte pas grand-chose à la personne.

Soulignez plutôt les aspects que vous appréciez le plus, par exemple, cet excellent rapport que la personne vient de fournir.

Cette positivité sera un stimulant, explique Adam Nalepa. «Elle reconfirme que la personne obtient de bons résultats, favorise un comportement positif et montre ce que vous essayez d’insuffler dans l’organisation.»

N’oubliez pas que vos commentaires négatifs ont un puissant impact émotionnel sur la personne qui les reçoit. Selon un article de la Harvard Business Review, les membres du personnel réagissent jusqu’à six fois plus fortement aux commentaires négatifs qu’aux commentaires positifs. On y mentionne une étude qui indique que les commentaires négatifs répétitifs ont un impact dévastateur sur l’engagement des membres du personnel.

Une stratégie simple consiste à entamer la discussion sur la rétroaction en soulignant certaines des réalisations de l’employée ou employé et en montrant une appréciation sincère de ses efforts, avant d’aborder ce qu’il faut améliorer. Néanmoins, ne laissez pas les commentaires positifs neutraliser l’objet de la conversation et évitez d’envoyer des messages contradictoires.

Faites preuve de discrétion et assurez un suivi

Personne ne veut recevoir de mauvaises critiques en public. Certaines personnes sont même gênées de recevoir des compliments en présence d’autres personnes. Gardez cela à l’esprit lorsque vous donnez votre rétroaction. Choisissez un endroit où la conversation pourra se tenir en privé. La conversation doit être menée de façon détendue, et la personne ne doit pas se sentir intimidée ou exposée. N’oubliez pas que la rétroaction vise à retenir votre personnel, et non à le faire fuir.

Enfin, après avoir fourni la rétroaction, assurez-vous d’effectuer un suivi et de fournir du soutien pour aider l’employée ou employé à atteindre les objectifs que vous avez établis ensemble.

Modèle gratuit d’établissement d’objectifs du personnel

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