IA pour la comptabilité et la production de rapports financiers

Utiliser l’intelligence artificielle pour accroître vos capacités

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Grâce à un certain nombre de nouveaux outils d’intelligence artificielle (IA) offerts sur le marché, la comptabilité et la tenue de livres sont d’anciennes professions dotées de nouveaux pouvoirs. En effet, certaines applications peuvent maintenant automatiser des tâches routinières comme la saisie de données, la catégorisation des opérations et le traitement des factures, ce qui permet aux comptables de se concentrer sur des tâches stratégiques à valeur ajoutée.

«En ce qui concerne la comptabilité et la production de rapports financiers, l’IA peut être un outil précieux pour aider les PME à devenir plus efficaces», explique Jonathan Pastrikos, directeur, Innovation et technologies d’affaires à BDC.

Par exemple, l'IA peut vous aider à:

Faire moins d'erreurs
Obtenir des renseignements en temps réel
Surveiller les indicateurs clés de l'entreprise
Détecter les anomalies
Dégager des tendances
Contribuer à la production de rapports et de prévisions

Voici comment l’IA change la comptabilité et la production de rapports financiers et comment votre entreprise peut en tirer parti.

La façon la plus rapide et la plus facile pour votre équipe de la comptabilité de commencer à tirer parti de l’IA est d’exploiter les capacités d’IA intégrées aux logiciels de comptabilité ou d’affaires modernes.

Comment l’IA est-elle utilisée en comptabilité et en tenue de livres?

Les PME peuvent utiliser l’IA en comptabilité ainsi que pour la production de rapports financiers et opérationnels, et ce, de plusieurs façons. Bien qu’il s’agisse d’un produit relativement nouveau sur le marché, de nombreuses PME qui utilisent l’IA le font à même leurs logiciels de comptabilité, car la création d’outils et de modèles d’IA personnalisés à partir de zéro demeure difficile et coûteuse.

Selon Jonathan Pastrikos, «plusieurs logiciels de comptabilité et d’affaires répandus offrent déjà des capacités d’IA intégrées, et leur sophistication continuera d’augmenter. La façon la plus rapide et la plus facile pour votre équipe de la comptabilité de commencer à tirer parti de l’IA est d’exploiter les capacités d’IA intégrées aux logiciels de comptabilité ou d’affaires modernes.»

La saisie de données peut grandement profiter de l’utilisation de l’IA. Pour les PME dont le volume de transactions est élevé, la saisie manuelle des données est une tâche fastidieuse, répétitive et de faible valeur. En utilisant l’IA pour automatiser ce travail, elles peuvent économiser du temps et des efforts. Leur équipe comptable peut alors se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

De nombreuses applications comptables, par exemple, vous permettent de numériser des documents et de créer automatiquement des dossiers de transaction en une fraction du temps qu’il faudrait à une personne pour le faire. Elles peuvent déterminer avec précision la clientèle ou le fournisseur, les dates, les descriptions de produits, les montants ainsi que de nombreux autres détails, puis classer les transactions et même apparier la facture au bon de commande. Une fois le processus terminé, la personne qui s’occupe de la comptabilité peut examiner, modifier et approuver les transactions générées.

Est-ce que l’IA peut remplacer des comptables ou des commis-comptables?

L’IA ne peut pas remplacer les comptables, mais elle peut permettre aux équipes de la comptabilité de consacrer leur temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

«L’IA ne remplace pas les comptables, souligne Jonathan Pastrikos. Il s’agit d’un outil qui complète leur travail, augmente leurs capacités et les aide à travailler mieux et plus rapidement afin qu’ils et elles puissent concentrer leurs efforts sur une analyse plus approfondie et des initiatives stratégiques qui peuvent contribuer à la croissance de l’entreprise.»

Par exemple, grâce aux outils d’IA qui accélèrent la saisie de données, votre comptable a plus de temps pour analyser en profondeur les données financières de votre entreprise et chercher des occasions d’améliorer sa situation. Quelle est l’évolution des ventes pour divers produits, services ou canaux? Comment se portent les ventes dans certains marchés? Quels ajustements pouvez-vous apporter pour réduire les coûts et augmenter les profits? Les données financières appuient-elles vos plans stratégiques?

Il est également important de noter que les technologies d’IA ne sont pas infaillibles. Elles peuvent commettre des erreurs et elles le font. Pour cette raison, il est essentiel de faire appel à un comptable pour valider et vérifier le travail effectué par les outils d’intelligence artificielle.

L’intelligence artificielle vous aidera à cerner les tendances, à obtenir des renseignements et à répondre à des questions précises, par exemple, pourquoi les profits augmentent dans telle ou telle catégorie de produits ou de services. 

Quels problèmes comptables l’IA peut-elle aider à résoudre?

L’IA peut aider les PME à résoudre un certain nombre de problèmes comptables. Voici les défis les plus courants auxquels elle peut faire face.

Erreurs d’entrée de données	En automatisant la saisie des données, l’IA permet de gagner du temps et de réduire au minimum les erreurs humaines qui peuvent se produire lorsque l’on entre de grandes quantités de données, comme les valeurs manquantes, les fautes de frappe, les doublons et les incohérences de formatage.
Fraude	L’IA peut détecter des tendances inhabituelles dans les données financières qui peuvent indiquer une activité frauduleuse, ce qui permet de la détecter tôt et de la prévenir. Par exemple, l’IA peut repérer des anomalies dans des mesures clés, y compris des opérations bancaires en temps réel, l’utilisation d’applications et les méthodes de paiement, et signaler les activités suspectes aux fins d’enquête plus approfondie.
Prévisions	Sur le plan financier, c’est toujours un défi pour une PME de prévoir l’avenir. Toutefois, grâce aux outils d’IA, les prévisions sont désormais plus faciles. En effet, les algorithmes d’intelligence artificielle peuvent créer des modèles pour prévoir les mesures financières futures comme les revenus, les dépenses, les flux de trésorerie et la rentabilité, ce qui vous permet de vous préparer aux défis et aux occasions à venir en toute confiance.
Comptabilité analytique	L’IA peut analyser les habitudes de dépenses et déterminer les domaines où les coûts peuvent être réduits ou optimisés. Elle peut vous donner un aperçu des facteurs de coûts et vous recommander des stratégies pour une meilleure gestion des dépenses.
Alertes et avis	Un logiciel de comptabilité alimenté par l’intelligence artificielle peut surveiller les opérations financières en temps réel et vous informer des factures en souffrance, des dates d’échéance des paiements à venir, des écarts dans les montants des paiements et des opérations à venir. Certaines applications peuvent également informer votre équipe lorsque les réserves de liquidités sont faibles ou lorsque des changements importants dans les projections des flux de trésorerie nécessitent votre attention.

Comment l’IA est-elle utilisée dans la production des rapports financiers?

L’IA permet aux PME d’accélérer la production de rapports financiers. Elle leur permet également de pousser plus loin leurs analyses. Voici des exemples d’utilisation de l’IA pour la production de rapports financiers.

Collecte et intégration des données	L’IA peut automatiser la collecte, l’agrégation et l’intégration de données financières provenant de diverses sources, comme les systèmes de planification des ressources de l’entreprise (ERP), les applications de gestion de la relation client, les plateformes de commerce électronique et les logiciels de gestion d’entrepôt. Cette façon de faire permet d’assurer l’exactitude et l’exhaustivité des données, tandis que l’automatisation des tâches répétitives accélère le processus de production des rapports financiers, aidant ainsi les PME à respecter les délais d’établissement des rapports.
Validation des données	Les algorithmes d’intelligence artificielle peuvent effectuer des tâches de validation et de rapprochement des données plus efficacement que les humains, en veillant à ce que les rapports financiers soient exacts et cohérents à différentes périodes et selon différentes sources.
Analyse de données	Les applications comptables alimentées par l’intelligence artificielle peuvent analyser rapidement et avec précision de grandes quantités de données financières et repérer les tendances, les corrélations et les anomalies qui, autrement, pourraient passer inaperçues. «Les systèmes plus récents autorisent même le traitement du langage naturel, explique Jonathan Pastrikos. Vous pouvez par exemple demander à l’IA qui sont vos principaux clients ou combien de comptes clients sont en retard de 30 jours.

L’IA peut-elle générer et analyser des états financiers?

La plupart des logiciels de comptabilité peuvent produire automatiquement des rapports financiers, qu’ils soient alimentés par l’intelligence artificielle ou non. Les PME les utilisent déjà pour produire un certain nombre de rapports financiers, notamment des bilans, des états des résultats et des états de l’évolution de la situation financière. Cela permet de réduire le temps consacré à la préparation manuelle des rapports et d’assurer la transmission rapide de renseignements financiers exacts.

Selon Jonathan Pastrikos, l’IA peut vraiment aider à analyser les états financiers. «L’intelligence artificielle vous aidera à cerner les tendances, à obtenir des renseignements et à répondre à des questions précises, par exemple, pourquoi les profits augmentent dans telle ou telle catégorie de produits ou de services.»

Comment les petites entreprises peuvent-elles commencer à utiliser l’IA pour la comptabilité et la production de rapports financiers?

Pour commencer, suivez ces cinq étapes.

Évaluez les besoins et les objectifs: déterminez les domaines précis où l’IA pourrait procurer une valeur ajoutée en comptabilité et en production de rapports financiers. Déterminez des objectifs comme l’amélioration de l’efficacité et de l’exactitude des données ou une meilleure compréhension du rendement financier.
Choisissez les bons outils: les outils d’IA personnalisés sont coûteux. Commencez par des logiciels de comptabilité ou d’affaires de base dotés de capacités d’intelligence artificielle qui répondent à vos besoins et à vos priorités, qu’il s’agisse de la saisie de données, de la production de rapports financiers en temps réel ou de l’analytique prédictive. Il existe également de nombreuses applications complémentaires efficaces qui peuvent être connectées à vos systèmes existants pour améliorer leurs capacités ou ajouter des fonctionnalités.
Préparez vos données: assurez-vous que vos données financières et opérationnelles sont bien organisées. Vérifiez que vous recueillez les bons renseignements et intégrez les données de tous les systèmes de votre entreprise, comme votre logiciel de gestion de la relation client ou votre plateforme de commerce électronique.
Formez votre équipe: qui dit nouveaux outils dit nouvelles compétences. Pour exploiter la puissance de votre nouveau logiciel d’IA, envisagez d’investir dans le perfectionnement des talents. Aidez votre comptable à trouver la formation nécessaire pour améliorer ses compétences.
Demandez l’avis de spécialistes: s’il s’agit de votre première incursion dans l’utilisation de l’IA pour la comptabilité et la production de rapports financiers, n’hésitez pas à consulter des spécialistes comme des conseillers financiers et conseillères financières, des consultants et consultantes ou des fournisseurs de technologies. Ces spécialistes vous éviteront des erreurs évidentes.

Prochaine étape

Trouvez des cas d’utilisation de l’IA dans votre entreprise en téléchargeant gratuitement la liste de vérification pour commencer à utiliser l’IA de BDC.