5 étapes pour comprendre vos coûts
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Il est capital de comprendre vos coûts afin de prendre des décisions d’affaires éclairées. Ainsi, vous êtes plus à même de déterminer la rentabilité de vos activités commerciales et de fixer les prix.
L’établissement des coûts est toutefois complexe, et de nombreuses entreprises ne le font pas convenablement. L’établissement des coûts est un processus spécialisé qui diffère de la tenue des comptes habituelle pour la paie ou la production d’information financière. Souvent, même des entreprises qui comptent un membre de l'Ordre des comptables professionnels agréés (CPA) au sein de leur équipe n’ont pas de pratiques d’établissement des coûts appropriées en place par manque de temps ou d’expertise.
«De nombreux propriétaires d’entreprise croient bien établir les coûts, mais ce n’est souvent pas le cas, affirme Jorge Henao, CPA, CMA, conseiller d’affaires principal de BDC, qui se spécialise dans la gestion et les stratégies financières. Si vous ne connaissez pas vos coûts avec exactitude et en temps opportun, il est très difficile de prendre des décisions éclairées au sujet de vos activités commerciales.»
Jorge Henao conseille aux entreprises de suivre les cinq étapes suivantes pour comprendre leurs coûts:
1. Définir votre objet de coût
Pour la première étape, vous devez définir l’élément dont vous souhaitez déterminer le coût. Les comptables parlent de l’«objet de coût». Cela pourrait s’appliquer à tout, allant d’un produit, d’un service ou d’un projet en particulier à un type de clientèle ou à une zone géographique.
Demandez-vous quels sont les éléments essentiels de votre entreprise pour lesquels vous devez établir le coût afin d’améliorer la prise de décisions et la rentabilité. Par exemple, vous pourriez vouloir savoir les coûts totaux des produits A, B et C, ou la différence des coûts entre servir des personnes privées et servir une clientèle institutionnelle, ou entre le marché du Québec et celui de l’Ontario. Vous pourriez aussi vouloir déterminer les coûts de divers projets afin de comparer leur rentabilité.
«Dans la plupart des cas, les entreprises examinent l’ensemble des coûts, mais ne connaissent pas leur rentabilité par projet, par produit ou par gamme de services», explique-t-il.
2. Déterminer la traçabilité des objets de coût
L’étape suivante consiste à déterminer si les coûts doivent être considérés comme des coûts directs ou indirects.
Ce classement détermine si les coûts peuvent être rattachés à un objet de coût de manière économiquement réalisable (efficiente) ou s’ils doivent plutôt être répartis. Par exemple, le coût du cacao qui sert à faire du chocolat est un coût direct, car le montant utilisé peut être rattaché de manière efficiente à chaque unité produite.
En revanche, le coût de l’assurance du bâtiment qui abrite une usine est un coût indirect, car il n’est pas efficient de rattacher le coût mensuel de l’assurance à une unité de chocolat en particulier.
Il peut être complexe d’affecter des coûts indirects à un objet de coût et cela peut présenter un risque d’erreur. «Souvent, les entreprises ne savent pas comment ventiler les coûts indirects et ne le font pas correctement, commente Jorge Henao. La répartition a tendance à être arbitraire. L’objectif est de répartir les coûts indirects selon l’utilisation des ressources par objet de coût le mieux possible. Si vous répartissez mal des coûts, un produit ou service pourrait voir ses coûts réduits au détriment d’un autre et vous pourriez ainsi tirer des conclusions erronées.»
3. Déterminer la nature et les facteurs clés des coûts
Ensuite, il est nécessaire de déterminer la nature de l’objet de coût désigné (variable ou fixe) et les facteurs qui provoquent le changement des coûts pour l’objet de coût.
- Coûts variables: ce sont les coûts qui varient en fonction des ventes et des volumes de production, par exemple la main-d’œuvre et les matières premières.
- Coûts fixes: ces coûts ne varient pas malgré les changements dans les ventes et les volumes de production, par exemple le loyer et les impôts fonciers.
Il est très important de déterminer les facteurs clés des coûts de vos activités commerciales afin de pouvoir les optimiser. Par exemple, pour une entreprise de transport, ce pourrait être le nombre de kilomètres parcourus. Pour une entreprise de transformation de viande, ce pourrait être le nombre de jours de salage et de saumurage des viandes. Pour un entrepôt, cela pourrait être le prix par mètre carré.
Dans la plupart des cas, les entreprises examinent l’ensemble des coûts, mais ne connaissent pas leur rentabilité par projet, par produit ou par gamme de services.
Jorge Henao
CPA, CMA, conseiller d’affaires principal, BDC
«Dans la plupart des cas, les entreprises examinent l’ensemble des coûts, mais ne connaissent pas leur rentabilité par projet, par produit ou par gamme de services», explique Jorge Henao.
Comprendre vos coûts 101: conseils de base pour commencer
La tâche de comprendre vos coûts peut vous sembler insurmontable, surtout si vous n’avez pas les ressources pour embaucher du personnel comptable spécialisé en coûts de revient. Il y a cependant quelques étapes de base que toute entreprise peut suivre pour avoir une meilleure idée de ses coûts.
Se concentrer sur les coûts directs et variables
Définissez d’abord votre objet de coût et les coûts directs associés à l’objet de coût (voir l’article principal pour obtenir les détails sur ces termes). «Les entreprises devraient commencer par cette étape de base», affirme Jorge Henao, de BDC.
Puis, concentrez-vous tout particulièrement sur la détermination des coûts variables. «Il est essentiel de bien les comprendre, car il est fort probable que c’est là que réside le plus important potentiel d’amélioration», précise-t-il.
Penser aux coûts par rapport aux avantages
Si vos ressources sont limitées, vos efforts d’établissement des coûts doivent être efficients. Vous n’avez pas à passer sous la loupe le moindre de vos coûts. Mettez l’accent sur les plus importants que vous pouvez cerner sans nuire inutilement à vos activités commerciales.
Par exemple, si la main-d’œuvre ne constitue que 3 % des coûts directs de l’objet de coût et que, pour déterminer ce coût, vous deviez commencer à utiliser des feuilles de temps, le jeu n’en vaut peut-être pas la chandelle.
Examiner vos besoins en matière d’enregistrement et traitement des données
Si vous utilisez un logiciel de comptabilité de base, vous pourriez avoir à consacrer plus d’efforts et de temps à la ventilation des coûts pour l’objet de coût, en supposant qu’il est possible de la faire. Envisagez de moderniser votre système de comptabilité au besoin afin de saisir et de traiter les données requises. «Il s’agit d’un bon investissement pour votre entreprise parce que vous ne pouvez pas maîtriser vos activités commerciales sans connaître vos coûts», explique Jorge Henao.
4. Déterminer une méthode d’établissement des coûts et de gestion des données
Selon la situation particulière de votre entreprise, vous pourriez adopter la méthode du coût de revient par commande, la méthode du coût de revient en production uniforme et continue ou une combinaison des deux.
Pour la méthode du coût de revient par commande, les coûts sont attribués à une tâche, qui est une unité distincte ou un ensemble d’unités d’un produit ou d’un service. Le produit ou le service est souvent personnalisé, comme c’est le cas pour la toiture d’une maison. En ce qui concerne la méthode du coût de revient en production uniforme et continue, la production est une grande quantité d’unités de produits ou de services identiques. Des articles identiques sont habituellement produits en masse et destinés à la vente générale et non pas à une cliente ou un client en particulier, par exemple les clous à toiture.
Une fois la méthode d’établissement des coûts choisie, vous devriez penser aux données qui doivent être recueillies ainsi qu’à la manière de les saisir et de les traiter. La coordination entre vos équipes de comptabilité et d’exploitation est importante pour vous assurer d’avoir un processus harmonisé. «L’établissement des coûts ne peut pas s’effectuer en vase clos», précise Jorge Henao.
S'il n’y a pas de comptable de coûts de revient dans l’entreprise, il est important de faire appel à ce type de spécialiste pour se pencher sur l’établissement des coûts ou y contribuer dès le départ.
Jorge Henao
CPA, CMA, conseiller d’affaires principal, BDC
Il est important d’évaluer votre logiciel de comptabilité ou votre système de gestion de l’information pour voir s’il prend en charge vos besoins en matière d’établissement des coûts de façon appropriée. Les plus petites entreprises utilisent habituellement Excel pour établir les coûts, mais cette façon de faire pourrait ne pas convenir aux activités de plus grande envergure ou plus complexes.
«À mesure que vos activités commerciales prennent de l’ampleur, la collecte et le traitement des données aux fins d’établissement des coûts se complexifient. Mieux vaut ne pas procéder à l’établissement de vos coûts dans une feuille de calcul. Si vous n’avez pas de logiciel approprié, vous devez saisir et traiter les données manuellement, une méthode très fastidieuse et qui présente un risque d’erreur.»
Un logiciel de comptabilité analytique peut vous permettre de saisir automatiquement les coûts – pour les salaires ou les matériaux, par exemple – et de les attribuer à une tâche ou à un lot.
5. Envisager l’embauche de spécialistes
Il est complexe d’établir les coûts de manière appropriée. Vous devrez peut-être faire appel à une ou un spécialiste de l’externe, avec une expertise par exemple en coûts de revient, pour vous aider à effectuer cette tâche correctement. Les comptables ou commis-comptables avec qui vous travaillez habituellement n’ont peut-être pas le savoir-faire ou le temps nécessaire pour effectuer convenablement l’établissement des coûts.
«S'il n’y a pas de comptable de coûts de revient dans l’entreprise, il est important de faire appel à ce type de spécialiste pour examiner la mise en place de l’établissement des coûts ou y contribuer dès le départ, conseille Jorge Henao. Grâce au transfert de connaissances durant le projet, l’entreprise devrait être en mesure d’acquérir la compétence voulue pour actualiser le modèle par la suite.»
Si l’entreprise ou le modèle opérationnel subit des changements, c’est une bonne idée de faire appel à nouveau à une ou un spécialiste de coûts de revient afin d’obtenir de l’aide pour effectuer les ajustements nécessaires.