Encadrement des employées et employés

Tous les membres faisant du personnel, peu importe depuis combien de temps ils font partie de l’équipe et peu importe le rendement qu’ils offrent, ont besoin d’une attention particulière de temps en temps. 

C’est précisément ce que fait l’encadrement des employées et employés, en offrant des conseils et des instructions aux gens de votre entreprise afin qu’elles et ils améliorent leur rendement. Cette forme d’intervention continue permet d’adopter une approche individuelle, et parfois à l’échelle de l’équipe, et de transformer les anciens angles morts en points à améliorer. Elle contribue également à améliorer le moral des troupes. 

Adam Nalepa, conseiller d’affaires principal, Services-conseils à BDC et membre du groupe des stratégies relatives aux ressources humaines, rencontre des propriétaires d’entreprise et des gestionnaires pour élaborer des stratégies d’encadrement des employées et employés. Selon lui, l’encadrement des employées et employés peut aller au-delà de l’encadrement des nouvelles recrues ou de la correction du rendement au travail. 

«Pour les personnes offrant un rendement insuffisant, l’encadrement des employées et employés peut contribuer au développement de carrière, et pour les personnes à rendement élevé, il peut leur permettre de passer à l’étape suivante», explique-t-il. 

Pour beaucoup, l’accent est mis sur le fait qu’il ne s’agit pas d’une mesure ponctuelle. Dans un cycle de gestion du rendement, l’encadrement permet de fournir continuellement de la rétroaction et du soutien au personnel tout au long de l’année.  

Qu’est-ce que l’encadrement en milieu de travail? 

L’encadrement en milieu de travail se concentre sur les objectifs de la personne encadrée. Il est basé sur des actions réciproques entre les deux parties.

Les coachs réagissent aux renseignements concernant les besoins de la personne encadrée et offrent ensuite leur aide par une écoute active, un questionnement réfléchi ou une orientation concrète. L’encadrement en milieu de travail libère le potentiel d’une employée ou d’un employé et contribue à son perfectionnement.

Qu’est-ce que l’encadrement axé sur le rendement des employées et employés?

On parle de coaching lorsqu’une ou un gestionnaire aide une employée ou un employé à atteindre ses objectifs de rendement. La ou le gestionnaire peut aider à établir les objectifs de rendement, que l’employée ou employé doit accepter, puis prendre les mesures suivantes:

1. Une fois les objectifs clairement établis, la base de l’encadrement consiste à s’assurer d’avoir une compréhension commune des forces et des faiblesses de l’employée ou employé et de la manière dont elles peuvent contribuer ou nuire à sa réussite future. 
2. Puis, la ou le gestionnaire et l’employée ou employé créent ensemble un plan dressant une série de compétences pour réaliser la tâche, y compris les défis et les rendements attendus. 
3. La ou le gestionnaire encadre l’employée ou employé dans le cadre qu’elle ou il a accepté de respecter, tout en tenant compte de la valeur du temps des gestionnaires. 

L’ensemble du processus comprend l’observation, le questionnement et les ajustements ainsi que du temps pour célébrer les réussites et apprendre des erreurs commises. Une communication ouverte et réciproque est essentielle. 

Pourquoi l’encadrement est-il important pour les employées et employés? 

L’encadrement des employées et employés permet de favoriser le développement de carrière de la personne et d’améliorer la fidélisation au sein de l’entreprise. Il augmente la satisfaction au travail et montre au personnel que votre organisation prend le temps de désigner chaque personne comme quelqu’un à qui elle veut donner plus de ressources, d’outils et de soutien. 

Quelle est la différence entre le mentorat et l’encadrement des employées et employés? 

L’encadrement des employées et employés diffère du mentorat dans la mesure où il vise à perfectionner l’employée ou employé et à faire participer la personne à la définition des paramètres.

Le mentorat, quant à lui, consiste à guider une personne qui accède à un nouveau rôle, la mentore ou le mentor lui faisant part de ses connaissances et de son expérience. Le mentorat joue également un rôle essentiel dans la préparation des gens à la succession.

Dans les petites entreprises, l’encadrement et le mentorat peuvent provenir de la même personne.

Comment se préparer à une séance d’encadrement des employées et employés?

Pour certaines personnes, l’encadrement peut sembler imposé, selon Adam Nalepa, qui ajoute que la plupart des gens considèrent le développement de carrière comme un parcours personnel.

«Les gens peuvent avoir l’impression que quelqu’un essaie de leur faire avaler quelque chose», dit-il, ajoutant qu’il a vu quelques gestionnaires essayer trop fort de dire aux membres du personnel ce qu’elles et ils doivent faire.

«Si les gens ont l’impression de manquer d’autonomie, vous vous heurterez probablement à de la résistance. Il est plus gratifiant qu’ils proposent des solutions et des points prioritaires.»

Selon lui, si une personne n’est pas disposée à s’ouvrir, il est peut-être trop tôt pour l’encadrement, et vous devez consacrer plus de temps à la construction de cette relation.

Voici quelques étapes pratiques pour préparer une séance d’encadrement réussie:

• Prendre une pause et réfléchir : Avant la séance, prenez le temps de réfléchir aux progrès, aux défis et aux objectifs de l’employée ou employé. Tenez compte de sa situation actuelle et de ses objectifs.
• Fixer des objectifs clairs : Définissez l’objectif de la séance d’encadrement. Quelles sont les compétences ou les comportements que vous souhaitez aborder? Énoncez clairement les résultats que vous espérez obtenir.
• Établir un ordre du jour : Demandez à l’employée ou employé de décrire les problèmes les plus importants auxquels elle ou il fait face au travail et les sujets précis qu’elle ou il aimerait aborder.
• Écouter activement : Pendant la séance, comprenez le point de vue, les défis et les aspirations de l’employée ou employé. Un encadrement efficace commence par une écoute attentive.
• Poser des questions qui incitent à la réflexion : Au lieu de fournir immédiatement des solutions, encouragez la résolution autonome des problèmes. Posez des questions ouvertes qui stimulent la réflexion critique.
• Fixer et réaliser des objectifs : Aidez l’employée ou employé à définir des objectifs de carrière à long terme. Travaillez ensemble à l’élaboration d’un plan réaliste assorti d’échéances. 
• Fournir de la rétroaction constructive : Utilisez les rencontres individuelles pour fournir des conseils et des encouragements.
• N’oubliez pas que l’encadrement est un processus continu. En encourageant les compétences dans lesquelles les membres de votre équipe excellent, en vous attaquant aux faiblesses et en favorisant la croissance, vous contribuez à leur perfectionnement professionnel.

Qu’est-ce que l’élément clé de l’encadrement des employées et employés? 

Selon Adam Nalepa, il est essentiel que la personne offrant l’encadrement reste optimiste, ce qui contribuera à motiver la personne encadrée. Il ajoute qu’il ne faut pas non plus que l’employée ou employé se sente sous surveillance ou ressente de la gêne. 

«Tentez de rester aussi positive et positif que possible, indique notre conseiller d’affaires principal. Même si vous émettez des critiques négatives, elles doivent être formulées en termes d’ambition et mettre l’accent sur ce que l’employé ou employé doit viser.»

Comment encadrer les employées et employés dont le rendement est insuffisant?

L’encadrement d’une employée ou d’un employé offrant un rendement insuffisant peut être une tâche délicate, mais elle est essentielle à son développement et à la réussite de votre équipe.

Voici quelques stratégies à prendre en considération:

• Soyez honnête quant aux lacunes en matière de rendement et aux points à améliorer.  
• Utilisez des paramètres qui ne sont pas de nature subjective. 
• Si des erreurs précises sont relevées, montrez comment elles touchent les opérations quotidiennes de l’entreprise et ses objectifs généraux. 
• Encouragez la personne encadrée à élaborer et à formule un plan. 
• Fixez des objectifs de rendement clairs et élaborez ensemble un plan d’action.  
• Demandez à la personne comment vous pouvez travailler ensemble pour atteindre ces objectifs. 
• Consignez les discussions, les accords et les progrès réalisés.  
• Envisagez de jumeler l’employée ou employé ayant un rendement moins bon avec une ou un collègue qui excelle dans le même domaine.  
• Demandez à l’employée ou employé d’indiquer les points dont elle ou il veut discuter et encouragez un dialogue ouvert. 

Quelle est la première étape de l’encadrement d’une employée ou d’un employé? 

Avant les séances d’encadrement proprement dites, une première étape importante, selon notre conseiller d’affaires principal, consiste à s’assurer de choisir la bonne personne pour offrir l’encadrement. Il doit s’agir d’une personne engagée dans le processus qui souhaite aider et soutenir l’employée ou l’employé. 

«Il n’est pas nécessaire que ce soit une ou un gestionnaire; il peut s’agir d’une ou un membre de la haute direction ou d’un pair.»

Une fois que vous avez choisi une ou un coach, la première étape consiste pour elle ou lui à commencer à poser des questions et à écouter activement la personne encadrée.

«L’écoute active permet d’établir un rapport et un facteur de confiance, explique Adam Nalepa. L’employée ou l’employé veut se sentir à l’aise dans un environnement où elle ou il peut exprimer ses problèmes.»

Une autre étape importante consiste pour les deux parties à comprendre les forces, les faiblesses et les aspirations de l’employée ou employé à encadrer. 

«Il est bon d’entendre cette personne parce qu’elle aspire peut-être à faire quelque chose dont elle n’a jamais parlé à personne au sein de l’organisation.»

Quelle est la différence entre l’encadrement d’une employée ou d’un employé et une séance d’évaluation du rendement? 

L’encadrement est plus informel qu’une évaluation du rendement. Les séances sont également plus fréquentes, car les entretiens d’évaluation de rendement ont généralement lieu une ou deux fois par an. 

«L’encadrement des employées et employés devient plus important que l’évaluation du rendement en raison de l’aspect d’amélioration continue.»

Prochaine étape 

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Définitions reliées

• Travailleuse ou travailleur autonome
• Propriété intellectuelle
• Gestion du rendement

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