Intégration des nouveaux membres d’une équipe : les étapes incontournables

En quoi consiste l’intégration des nouveaux membres du personnel, et pourquoi est-ce important?

L’intégration d’une nouvelle employée ou d’un nouvel employé consiste à lui faire connaître la structure, la culture et les opérations de l’entreprise.

Tandis que la formation consiste à lui apprendre les bases de ses nouvelles fonctions, l’intégration vise davantage à lui permettre de se familiariser avec les équipes et la culture de l’entreprise.

Un programme d’intégration solide peut accroître la fidélisation et la mobilisation des nouveaux membres du personnel. Il est essentiel de bien accueillir vos recrues et de leur fournir tout ce qu’il leur faut pour bien faire leur travail.

Les étapes d’une intégration réussie

Avant la première journée

Créez un plan

Créez un plan d’orientation portant sur les premières semaines et les premiers mois de travail.

Carol-Ann Lavoie, conseillère principale, Expérience employé à BDC, mentionne que l’intelligence artificielle peut vous être utile à cette étape: «Les outils d’IA peuvent améliorer l’expérience d’intégration en permettant d’automatiser certaines tâches administratives», dit-elle. Par exemple, certains outils d’IA peuvent générer un calendrier d’intégration que vous pouvez ensuite adapter en fonction de votre entreprise.

Vous pouvez également télécharger la liste pour l’intégration du nouveau personnel offerte par BDC pour vous guider pendant les 90 premiers jours de l’intégration.

Étendez les activités d’orientation et d’intégration sur quelques jours ou quelques semaines pour éviter de submerger la recrue la première journée.

Intégration de nouveaux membres du personnel à distance ou en mode de travail hybride

Carol-Ann Lavoie affirme que l’intégration à distance a besoin d’être planifiée davantage si vous voulez qu’elle donne des fruits.

«Que la personne travaille à distance ou sur place, les moments clés d’une intégration réussie sont les mêmes, dit-elle. Cependant, la distance ajoute de la complexité. Les contacts planifiés sont essentiels.»

C’est dans des cas comme celui-là qu’une mentore ou un mentor peut faire une réelle différence.

Désignez une mentore ou un mentor

Avec l’aide de la superviseure ou du superviseur de la recrue, choisissez une mentore ou un mentor ou une autre personne de l’équipe qui l’accompagnera au cours des premières semaines ou des premiers mois, répondra à ses questions et l’aidera à s’intégrer à l’équipe. Libérez la mentore ou le mentor de certaines de ses tâches habituelles, si nécessaire. Demandez également à d’autres membres de l’équipe de participer à l’accueil et à l’intégration de la nouvelle employée ou du nouvel employé.

La mentore ou le mentor joue un rôle crucial. L’intégration ne consiste pas seulement à apprendre comment effectuer le travail. «Les gestionnaires et les membres de l’équipe jouent un rôle clé dans l’intégration», dit Carol-Ann Lavoie. Bien des facteurs de succès dans un nouveau poste sont intangibles.»

Il faut du temps pour assimiler les choses importantes, comme la culture d’entreprise. «Les relations solides sont essentielles à la fidélisation, à la mobilisation et à la satisfaction quant au processus d’intégration», ajoute-t-elle.

Aménagez l’espace de travail

Préparez un espace de travail propre et organisé pour la nouvelle personne de l’équipe, avec tout l’équipement et le matériel nécessaires: un bureau, un ordinateur, un téléphone, des stylos, un carnet, de l’équipement de sécurité, les vêtements de l’entreprise, etc.

Faites une dernière vérification

Contactez la recrue avant son premier jour de travail pour vérifier si elle a tout ce dont elle a besoin pour commencer à travailler, et discuter de ses préoccupations, au besoin.

Première journée

Accueil

Assurez-vous que la mentore ou le mentor et la superviseure ou le superviseur sont sur place pour accueillir la personne. Organisez une visite des locaux, y compris son espace de travail, l’équipement, les toilettes, les salles de repas, les places de stationnement, etc.

Présentez la personne aux autres membres de votre équipe, surtout aux gens qui travailleront directement avec elle, aux représentantes et représentants syndicaux, le cas échéant, et si possible, à la présidente ou au président et aux cadres supérieurs.

Trousse d’orientation

Donnez une trousse d’orientation à votre recrue.

Cette trousse peut comprendre:

• un message de bienvenue;
• l’offre d’emploi ou le contrat de travail;
• les politiques et procédures; et
• de l’information générale sur l’entreprise, telle que votre vision, votre énoncé de mission, des documents de marketing ainsi qu’un aperçu de votre plan stratégique.

Carol-Ann Lavoie suggère de faire appel à la technologie pour accomplir certaines tâches propres aux ressources humaines. «Vous pouvez automatiser certaines tâches administratives, comme l’envoi de renseignements standards et de formulaires, au moyen d’outils d’intelligence artificielle», dit-elle. Par exemple, votre trousse d’orientation pourrait être automatiquement envoyée par courriel la première journée.

Fournissez également les mots de passe, identifiants, cartes professionnelles, clés, vêtements de l’entreprise et appareils ou équipements nécessaires.

Rencontre de présentation

La mentore ou le mentor devrait passer en revue les documents d’orientation, les calendriers des réunions, les exigences de production, la formation à suivre, les processus administratifs et les aspects uniques de la culture de l’entreprise.

Vous devriez également donner à la personne du temps pour remplir les documents nécessaires (formulaires de renseignements sur les membres du personnel, formulaires fiscaux, ententes de non-divulgation, etc.).

Repas et rencontre informelle

Encouragez la superviseure ou le superviseur, la mentore ou le mentor ou les autres membres de l’équipe à manger avec la recrue au moins pendant les premiers jours. Pensez également à organiser un dîner ou un cinq à sept informel pour que tous les membres du personnel puissent faire connaissance.

Première semaine et par la suite

Formation et intégration

Au cours de la première semaine et par la suite, au besoin, la superviseure ou le superviseur et la mentore ou le mentor devraient veiller à ce que la recrue reçoive la formation nécessaire relativement à l’équipement et aux processus. Ensuite, elle pourra recevoir des tâches à accomplir.

Suivi

La superviseure ou le superviseur ainsi que la mentore ou le mentor devraient rencontrer la recrue tous les jours de sa première semaine pour voir si son intégration se déroule bien, répondre à ses questions et surveiller sa formation.

Pendant la deuxième semaine, il faut organiser une rencontre plus approfondie avec la recrue pour passer en revue son intégration, s’assurer qu’elle comprend bien ses responsabilités et les processus d’affaires, et vérifier si elle a connu des surprises.

N’oubliez pas de recueillir ses commentaires sur votre processus d’orientation et sur l’ensemble des activités – elle aura peut-être des choses intéressantes à dire. Sa rétroaction peut vous aider à améliorer votre processus lors des prochaines embauches.

Faites des suivis à intervalles réguliers par la suite. Un suivi après un mois, trois mois, six mois et 12 mois constitue une pratique exemplaire.

Évaluation du rendement

Après 90 jours de travail, organisez une rencontre formelle avec la recrue. Cette réunion peut comporter une évaluation du rendement. Efforcez-vous d’effectuer cette évaluation avant la fin de la période de probation, et examinez le travail de la mentore ou du mentor et de la superviseure ou du superviseur aux fins de responsabilisation.

Évaluation du succès

Il est judicieux de vérifier si le processus d’intégration dans votre entreprise donne de bons résultats. Carol-Ann Lavoie indique que vous pouvez utiliser des sondages pour savoir comment vos recrues se débrouillent dans leur travail et au sein de l’entreprise.

Elle ajoute que l’intégration est un processus continu. «Le soutien des nouveaux membres du personnel après la période initiale d’intégration implique de les aider à établir des relations formelles et informelles, à comprendre la culture de l’entreprise et à établir un réseau de contacts», dit-elle. Quand les recrues parviennent à faire tout cela, elles sont outillées pour apporter une contribution précieuse à votre entreprise pendant plusieurs années.

Téléchargez le guide gratuit de BDC sur l’embauche et la fidélisation pour plus de conseils pratiques.