Utilisez les sondages auprès du personnel pour améliorer votre organisation

Quel est le but des sondages auprès du personnel?

Les organisations mènent des sondages auprès de leur personnel pour de nombreuses raisons, notamment pour: 

• améliorer la culture d’entreprise;
• accroître la productivité en demandant des suggestions pour mieux faire les choses;
• connaître les expériences des membres du personnel à l’égard d’une nouvelle technologie;
• réduire le taux de roulement en veillant à ce que les efforts du personnel cadrent avec les objectifs de l’entreprise.

Quelle que soit la raison, les sondages doivent être réalisés avec un objectif, explique Adam Nalepa, conseiller d’affaires principal à BDC Services-conseils. Car il ne s’agit que de la première étape du processus d’amélioration continue de l’organisation.

«Si vous demandez de la rétroaction, vous devez y donner suite, dit-il. Qu’il soit question de culture ou de rémunération, ces enjeux sont vastes et il faut du temps pour s’en saisir. Voilà pourquoi il est important de communiquer aux membres du personnel ce que vous avez appris et de leur indiquer de quelle façon vous tiendrez compte de leurs commentaires.»

Quels sont les types de sondages auprès du personnel les plus courants?

Il existe de nombreux types de sondages auprès du personnel, notamment les suivants:

Sondages sur l’engagement du personnel

Ce sondage vous donne une idée de l’engagement émotionnel des membres de votre personnel et de leur lien avec votre organisation. Il est généralement effectué une fois par année et peut prendre de 15 minutes à une heure à répondre. Voici quelques questions que vous pourriez poser:

• À quel point êtes-vous motivée et motivé à aller au-delà des tâches qui sont exigées de vous?
• Ressentez-vous un sentiment d’appartenance au sein de votre équipe?
• Croyez-vous contribuer à changer les choses au sein de l’organisation?

Sondages sur la satisfaction du personnel

Ce type de sondage, mené également chaque année et d’une durée identique à celle d’un sondage sur l’engagement, demande de la rétroaction sur des sujets qui touchent directement le personnel. La rémunération et l’équilibre travail-vie familiale ne sont que quelques-uns des thèmes que les sondages sur la satisfaction du personnel pourraient explorer.

Sondages sur la rétroaction du personnel

Ce sondage recueille des idées et des préoccupations au sujet d’enjeux précis en milieu de travail, comme la mise en œuvre de nouveaux processus ou de nouvelles technologies. Qu’est-ce qui fonctionne bien? Que pouvons-nous améliorer? Il dresse un portrait qui permet d’éliminer des obstacles ou de vérifier que tout se déroule comme prévu.

Certaines organisations combinent des sondages sur l’engagement, la satisfaction et la rétroaction pour mener un sondage annuel global auprès du personnel.

Sondages éclairs auprès du personnel

Les sondages éclairs trimestriels ou semestriels vous permettent de recueillir des renseignements plus fréquemment sur divers sujets. Ils peuvent couvrir des thèmes similaires à ceux des sondages annuels, mais ne devraient prendre que cinq à sept minutes à remplir. En interrogeant plus souvent votre personnel, vous pouvez suivre « l’humeur » de votre effectif. Si vous remarquez un changement négatif, vous pouvez y remédier avant que cela ne devienne un problème sérieux.

Si un sujet est très important pour votre organisation et représente vos valeurs et vos croyances fondamentales, il devrait toujours faire l’objet d’un suivi dans le cadre de vos sondages éclairs périodiques. Pour d’autres sujets, par exemple pour savoir si la solution que vous avez mise en œuvre pour résoudre un problème précis a été fructueuse ou non, quelques sondages pourraient suffire avant de passer à autre chose.

Sondages d’intégration et de départ

Ces sondages aident à fidéliser le personnel. Un sondage d’intégration est mené 90 jours après l’embauche, et l’on pose des questions sur l’expérience initiale et les améliorations possibles. Un sondage de départ est effectué lorsqu’une personne annonce sa démission. On lui demande le motif de son départ et un facteur, le cas échéant, qui aurait pu la convaincre de rester. Les deux sondages ne doivent comprendre que trois ou quatre questions.

Sondages 360 auprès du personnel

Ce sondage demande de la rétroaction à une employée ou à un employé en particulier pour éclairer son développement personnel et professionnel. Nous envoyons quelques brèves questions aux gens qui sont liés à la personne pour leur demander de nous faire part de leurs commentaires sur son rendement, ses points à améliorer, etc.

Comment puis-je mener un sondage auprès du personnel?

Pour que le sondage se déroule bien, voici les étapes à suivre:

1. Réaliser l’analyse de rentabilité

Pourquoi voulez-vous sonder votre effectif? Comment utiliserez-vous les données? En répondant à ces questions à l’avance, vous veillerez à la pertinence de votre démarche, explique Adam Nalepa.

L’analyse de rentabilité aidera également à déterminer les personnes visées par le sondage: le personnel d’une seule unité d’affaires ou de l’ensemble de l’entreprise?

2. Créer les questions

Veillez à ce que vos questions soient claires et concises et vous fournissent les données nécessaires selon votre analyse de rentabilité. À cette fin, Adam Nalepa recommande de demander aux membres du personnel d’évaluer quelque chose sur une échelle d’un à cinq (ou 10), plutôt que de laisser libre cours à leurs pensées.

«Lorsque l’on pose des questions ouvertes, les gens ont de la difficulté à formuler leurs idées, explique-t-il. Votre objectif est de rendre le sondage aussi facile à remplir que possible. Les échelles facilitent également la comparaison des résultats ultérieurement.»

Pour certains types de sondages, il peut être favorable d’inclure des questions ouvertes, comme les sondages sur la satisfaction du personnel. Par exemple, vous pouvez demander aux employées et employés d’évaluer sur une échelle la mesure dans laquelle leur gestionnaire apprécie leurs commentaires, puis enchaîner avec une question ouverte leur demandant d’expliquer brièvement la cote accordée.

3. Parler du sondage au personnel

Il est important de communiquer à l’avance au personnel non seulement que vous ferez un sondage, mais aussi pourquoi.

«Si les personnes ont l’impression que le sondage leur permettra de se faire entendre et qu’il comporte des avantages à la fois pour elles et pour l’organisation, elles sont plus susceptibles de le remplir», observe Adam Nalepa.

Qu’elle soit envoyée sous forme de courriel, affichée sur votre intranet ou annoncée lors d’une séance de discussion ouverte, cette première communication est essentielle pour obtenir l’adhésion du personnel. Selon Adam Nalepa, vous devriez viser un taux de réponse aux sondages de 75 %. Dans le cas contraire, vous ne recueillerez pas suffisamment de données pour prendre des décisions éclairées.

4. Lancer le sondage

La plupart des entreprises utilisent des outils en ligne comme Microsoft Forms ou SurveyMonkey. Lorsque vous évaluez des outils de sondage en ligne, examinez les éléments suivants:

• Coût: Combien paierez-vous pour quelque chose que vous n’utiliserez peut-être qu’une fois par année?
• Fonctionnalité: Combien de sondages pouvez-vous envoyer? Combien de questions pouvez-vous inclure? À quel point pouvez-vous facilement utiliser les données pour produire un document que vous pouvez présenter au personnel?
• Sécurité: Les données sont-elles stockées au Canada? Comment l’entreprise fournisseuse de services protège-t-elle les renseignements confidentiels?

Si votre personnel n’est pas très à l’aise avec la technologie, vous pouvez toujours imprimer vos sondages et demander aux employées et employés de les remplir manuellement.

Quel que soit le format choisi, donnez aux gens suffisamment de temps pour répondre au sondage. Adam Nalepa recommande 5 à 10 jours ouvrables. Vous pouvez même allouer du temps pendant la journée pour remplir le sondage afin que les gens n’aient pas à le faire en dehors des heures de travail.

Il suggère également de mener les sondages annuels au même moment chaque année. Essayez d’éviter la période estivale, lorsque les gens prennent des vacances, ou pour les emplois avec des pointes saisonnières, les périodes pendant lesquelles les gens ont peu de temps libre à leur horaire. Évitez également de mener des sondages juste après l’octroi de primes ou de promotions, car celles-ci pourraient influencer l’opinion du personnel sur l’entreprise.

5. Fermer le sondage

Une fois le sondage clos, indiquez au personnel combien de temps il faudra pour examiner les données et fournir les résultats. Il est important de tenir les employées et employés au courant et de leur démontrer de la reconnaissance pour le temps consacré à remplir le sondage.

6. Analyser les résultats

De nombreux outils en ligne regroupent les données pour vous, en créant des tableaux et des graphiques pour vous permettre d’interpréter visuellement les résultats et de repérer facilement les points à améliorer.

7. Donner suite aux résultats

Communiquez les résultats du sondage au personnel, puis élaborez un plan détaillé indiquant les mesures qui seront prises relativement aux résultats statistiquement significatifs.

«Lorsque les sondages échouent, c’est parce que rien n’est fait, constate Adam Nalepa. Si vous recueillez des commentaires, mais que vous n’y donnez pas suite, vous pourriez créer un environnement toxique où les gens diront: ‘‘J’ai exprimé mes préoccupations, mais personne n’en a tenu compte’’. C’est la pire chose à faire avec un sondage.»

Il pourrait être nécessaire de mener ensuite un sondage de rétroaction pour demander aux membres du personnel comment ils aimeraient que les problèmes soient abordés.

Les sondages auprès du personnel doivent-ils être anonymes ou confidentiels?

Il est préférable que les sondages soient anonymes. Les personnes sont généralement plus susceptibles de s’exprimer librement si elles savent que leur nom ne sera pas inclus.

Cela dit, pour obtenir une rétroaction plus précise, les entreprises peuvent recueillir des renseignements permettant d’identifier une personne, comme le nom de la succursale dans laquelle elle travaille, son gestionnaire et ses années d’expérience. Dans ce cas, lorsque vous informez les employées et employés du sondage, dites-leur quel logiciel vous utiliserez et quelles mesures vous mettrez en place pour assurer la confidentialité des réponses.

Pour éliminer tout risque de biais dans la façon dont vos sondages sont conçus, réalisés et analysés, vous pourriez envisager de faire appel à une entreprise tierce. Assurez-vous alors que celle-ci est en mesure d’assurer l’anonymat et d’effacer toute information qui pourrait relier la rétroaction à une personne en particulier.

Pourquoi les sondages auprès du personnel sont-ils importants?

La rétroaction régulière du personnel peut révéler des informations intéressantes ou inattendues sur ce que votre effectif pense de votre organisation. Mais ce n’est pas la façon dont vous réalisez le sondage auprès du personnel qui compte. C’est ce que vous faites des résultats. Si vous utilisez les données pour concevoir un plan concret qui tient compte des préoccupations, vous pouvez améliorer votre culture d’entreprise et l’expérience employé.

Prochaine étape:

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