Comment améliorer la supervision dans votre entreprise
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Les superviseures et superviseurs de première ligne jouent un rôle crucial dans la rationalisation de vos activités et améliorent la position concurrentielle de votre entreprise. Or, celles et ceux de bien des propriétaires d’entreprise n’en font pas assez pour mettre en œuvre les mesures d’amélioration des activités.
«Dans de nombreuses entreprises, il y a un fossé entre les objectifs de la haute direction et ce qui se passe concrètement, indique Stéphane Chrusten, conseiller d’affaires principal, BDC Services-conseils. Pour atteindre vos objectifs, il vous faut des superviseures et superviseurs qui maîtrisent la situation et apportent constamment des améliorations.»
Voilà pourquoi l’amélioration du rendement des superviseures et superviseurs est essentielle à l’efficacité de l’entreprise. Mais comment procéder?
Stéphane Chrusten, spécialiste de la production à valeur ajoutée, donne ces six conseils.
1. Obtenez l’appui de vos superviseures et superviseurs
Les superviseures et superviseurs doivent absolument comprendre l’importance de leur rôle d’agente ou agent du changement au sein de votre entreprise.
Expliquez‑leur vos objectifs et recueillez leurs commentaires et leurs idées. Engagez‑vous à leur offrir la formation et les outils nécessaires à leur réussite.
Parallèlement, la haute direction doit évaluer l’ensemble des superviseures et superviseurs afin de déterminer si les bonnes personnes sont affectées aux bons postes. Un remaniement du personnel sera peut-être nécessaire à l’atteinte de vos objectifs.
2. Accordez la priorité à la «supervision active»
Dans de nombreuses entreprises, les gestionnaires de première ligne ne se consacrent pas assez à la supervision directe de la production, affirme Éric Trudeau. Les tâches administratives, les projets spéciaux et la formation des membres du personnel occupent tout leur temps, et quelques gestionnaires participent même aux activités de production. En fait, il n’est pas rare que les superviseures et superviseurs ne consacrent que 30 % de leur temps à ce qu'Éric Trudeau appelle la «supervision active». Vous devez faire en sorte qu’elle occupe au moins la moitié de leur temps. Quant aux superviseures et superviseurs de classe mondiale, la supervision active compte pour 70 % de leur travail.
En quoi consiste la supervision active? Il s’agit d’être sur place pour prendre des décisions immédiates qui touchent par exemple à l’attribution de tâches aux membres du personnel, à la résolution de problèmes de production et au contrôle de la qualité.
3. Nommez des cheffes et chefs d’équipe
Affectez des personnes aux postes de cheffe et chef d’équipe pour que vos superviseures et superviseurs puissent consacrer leur temps à des activités à valeur ajoutée. Les cheffes et chefs d’équipe aideront la superviseure ou le superviseur à atteindre les objectifs de production, à résoudre des problèmes opérationnels et à maintenir la qualité.
Plus précisément, elles et ils seront responsables du respect des normes de travail, du remplacement du personnel absent, de la résolution des problèmes de production des membres du personnel et de la formation.
4. Élaborez un tableau de bord du rendement
Dans le cadre du processus d’amélioration, il importe de mesurer votre rendement. La création d’un tableau de bord du rendement, où sont évalués un certain nombre d’indicateurs de rendement clés (IRC), est une bonne façon d’y parvenir.
Grâce au tableau de bord, vos superviseures et superviseurs pourront évaluer et analyser les résultats, apporter des corrections rapidement et mobiliser les membres du personnel.
5. Créez des fiches d’évaluation quotidienne pour les superviseures et superviseurs
Demandez aux superviseures et superviseurs de faire le suivi de leurs activités quotidiennes en remplissant une fiche d’évaluation du rendement fondée sur les IRC de votre entreprise.
La fiche doit comprendre une liste des tâches des superviseures et superviseurs et indiquer le temps dont elles et ils disposent pour les accomplir pendant la journée. Elle doit également indiquer les objectifs de production de la journée et, s’il y a lieu, les interruptions qui ont empêché la superviseure ou le superviseur de les atteindre. Il faut aussi prévoir un espace où inscrire des observations, des idées d’amélioration et les événements importants de la journée.
La fiche vise à aider la superviseure ou le superviseur à organiser sa journée et à éviter d’être submergé par les problèmes quotidiens. Elle lui permet aussi de passer en revue les objectifs généraux et particuliers et d’accorder la priorité aux tâches les plus importantes, soit celles qui doivent être accomplies quelles que soient les urgences qui se présentent.
6. Organisez des réunions d’équipe quotidiennes
Chaque jour, les superviseures et superviseurs doivent rencontrer brièvement (15 minutes) leur équipe. À cette occasion, toute l’équipe discutera des objectifs de production, des problèmes, des progrès réalisés et des nouvelles idées d’amélioration.
Selon Éric Trudeau, les meilleures entreprises font le choix d’un changement de mentalité. Au lieu d’attribuer les problèmes et les erreurs aux membres de leur personnel, elles s’emploient à améliorer les processus, à éliminer les obstacles et les sources d’erreur ainsi qu’à encadrer leur équipe.
«La source du problème, c’est le processus, pas notre personnel.»
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