Adopter le numérique, qu’est-ce que c’est?

Quelles sont les principales façons d’adopter le numérique?

Il convient de noter que toutes les initiatives visant à adopter le numérique sont différentes, et que l’approche ou la liste de solutions privilégiées diffère d’une entreprise à l’autre.

Cependant, le parcours est généralement similaire: une petite entreprise commence par des logiciels gratuits ou peu coûteux d’entrée de gamme pour ses besoins de base tels que la comptabilité, la productivité bureautique ou le marketing, auxquels elle ajoute des outils spécialisés comme un logiciel de graphisme, des outils de gestion de projets ou une plateforme de commerce électronique comme Shopify.

À mesure qu’elle grandit, elle adopte des solutions plus sophistiquées qui permettront de gérer les données de divers secteurs fonctionnels de façon plus efficace afin d’accroître l’automatisation de ses activités et d’avoir une meilleure vue d’ensemble.

Par exemple, le propriétaire d’une petite entreprise de fabrication pourrait utiliser QuickBooks pour ses besoins en matière de comptabilité tout en effectuant le suivi de la clientèle, des commandes, des stocks, des achats et des horaires au moyen d’Excel. À mesure qu’une entreprise grandira et que ses volumes augmenteront, ce qui entraînera une augmentation de l’effectif et des tâches administratives à chaque étape, elle aura besoin d’un système plus fort ou une combinaison de systèmes qui permettront d’intégrer et de consolider les données tout en lui donnant accès à plus de caractéristiques et de fonctionnalités.

«Cette progression me fait penser aux véhicules qu’on utilise pendant notre vie. Enfant, on commence par faire du vélo. Ensuite, on achète sa première auto, puis une fourgonnette pour la famille et, pourquoi pas, une Cadillac à la retraite», dit Jonathan Pastrikos.

«Le parcours que vous suivrez dépend de votre entreprise, de la complexité de vos activités, des outils que vous possédez déjà et des problèmes que vous cherchez à résoudre.»

Pourquoi devrais-je adopter le numérique?

L’adoption du numérique procure de nombreux avantages:

• Meilleurs résultats financiers et meilleure innovation – Selon une étude de BDC, 62 % des entreprises ayant atteint un niveau élevé de maturité numérique étaient plus susceptibles que les autres entreprises du secteur d’avoir enregistré une croissance élevée de leurs ventes au cours des trois dernières années. Elles étaient également 52 % plus susceptibles d’avoir enregistré une croissance élevée de leurs bénéfices, 70 % plus susceptibles d’exporter leurs produits et 329 % plus susceptibles d’avoir mis au point ou lancé des innovations.
• Amélioration de la résilience – Dans un deuxième sondage de BDC, 64 % des entreprises ont indiqué que la technologie avait facilité la gestion de la pandémie.
• Productivité plus élevée – 60 % des entreprises qui ont adopté des technologies numériques ont constaté une augmentation de la productivité.
• Réduction des coûts – La moitié des entreprises ont affirmé que cela réduit leurs coûts d’exploitation.
• Meilleure qualité des produits – 42 % des entreprises ont signalé une amélioration de la qualité de leurs produits.

Autres avantages potentiels:

• Efficacité et productivité accrues
• Meilleure vue d’ensemble et production de rapports améliorée
• Plus grande fidélisation du personnel
• Plus grande satisfaction de la clientèle
• Diminution du nombre d’erreurs
• Compétitivité accrue
• Capacité accrue sans qu’il soit nécessaire d’avoir plus de personnel

Comment adopter le numérique dans l’entreprise

Bien qu’elle offre de nombreux avantages potentiels, l’adoption du numérique est complexe. Toutefois, l’abandon d’initiatives en ce sens est une erreur encore plus grande.

La solution est simple : un peu de planification.

Il est important de planifier l’adoption du numérique. De nombreuses entreprises font l’erreur d’acquérir des technologies de façon ponctuelle, pour finalement se rendre compte plus tard qu’elles ne répondent pas à leurs besoins ou qu’elles ne s’intègrent pas bien aux autres systèmes. Les difficultés font dérailler de nombreux projets et poussent même certaines entreprises à abandonner l’adoption de technologies.

L’ampleur de la planification nécessaire dépend de la taille et de la complexité de votre entreprise ou de votre projet. Cela peut aller d’un léger travail préparatoire avant de faire participer une petite équipe à la mise en place d’un nouveau logiciel de gestion des tâches à la réalisation d’une évaluation approfondie afin d’assurer l’harmonisation avec votre stratégie numérique globale avant de faire un investissement majeur et de procéder au déploiement pour une plus grande équipe. Cette planification est encore plus importante si vous souhaitez procéder à la transformation numérique de votre entreprise.

«L’adoption du numérique a beaucoup de répercussions à mesure que votre entreprise grandit et devient de plus en plus complexe. Il vous faut réfléchir à la façon dont la nouvelle solution sera utilisée et modifiera vos processus, à la façon dont elle sera prise en charge, aux enjeux éventuels d’intégration ou de compatibilité, à la formation du personnel, à la gestion du changement, aux coûts permanents, à la gestion des données et à la cybersécurité, entre autres.»

«Si vous avez une vision claire de votre objectif et de la façon dont vous allez l’atteindre, vous améliorez l’adhésion des membres de votre personnel et les chances de réussir l’adoption du numérique dans votre entreprise, surtout lorsque vous les faites participer au processus.»

Cinq étapes pour adopter le numérique

1. Établir votre vision d’entreprise

Avant de penser à la technologie elle-même, pensez d’abord à vos objectifs d’affaires globaux. Souhaitez-vous augmenter vos revenus? Rendre vos activités plus efficaces? Développer de nouveaux produits ou de nouvelles fonctions plus rapidement?

«Vous avez besoin d’une perspective globale de votre entreprise pour vous assurer que vos outils technologiques servent, en fin de compte, vos priorités et vos objectifs d’affaires», explique Jonathan Pastrikos.

Par exemple, supposons que vous êtes propriétaire d’une épicerie et souhaitez étendre vos activités à de nouveaux établissements. «Quelle technologie pouvez-vous adopter dans les secteurs fonctionnels de votre organisation pour vous aider à faire bouger les choses?», demande-t-il.

«Vous avez peut-être des besoins en matière de rapports financiers ou vous voulez recueillir les données de tous vos magasins en temps réel. Vous aurez peut-être besoin d’un système de point de vente, d’un lecteur de codes à barres, d’un service d’expédition ou d’un moyen d’intégrer la vente au détail physique à votre canal de commerce électronique. Comment allez-vous gérer les données que vous recueillez? Quelle expérience client souhaitez-vous offrir? Voulez-vous que votre clientèle puisse utiliser une application ou échanger des coupons électroniques? Pensez aux technologies qui vous aideront à atteindre ces objectifs.»

Pensons maintenant à une entreprise de fabrication qui veut intégrer son processus des commandes au produit. L’entrepreneur.e pourrait aussi vouloir améliorer la planification de sa production ou ses projections aux fins d’approvisionnement, puis améliorer son portail de service à la clientèle pour une visibilité et une collaboration accrues.

Il est également important de savoir comment votre entreprise se compare à d’autres de votre secteur afin de voir où vous pouvez améliorer votre utilisation des technologies numériques. BDC offre un outil confidentiel en ligne gratuit d’évaluation de la maturité numérique qui vous permet d’évaluer votre utilisation actuelle des technologies numériques. Il mesure également la force de votre culture numérique, y compris votre capacité à mettre en œuvre le changement au sein de l’entreprise.

2. Élaborer un plan d’action pour l’adoption du numérique

Dressez maintenant une liste raisonnable des initiatives prioritaires qui, selon vous, auront le plus d’incidence sur votre entreprise. L’analyse de Pareto peut être utile pour affiner la liste.

Élaborez un plan d’action pour les 12 ou 24 prochains mois qui précise chaque projet, un échéancier pour sa réalisation, la personne responsable et des étapes pour mesurer les progrès.

À partir de la liste, il peut être utile de choisir un petit nombre (entre un et trois) de projets peu coûteux et à faible risque à réaliser immédiatement, qui auront une incidence immédiate tout en causant le moins de perturbations possible au sein de votre entreprise.

«Il y a des projets, relativement faciles et rapides à mettre en place, qui auront un effet positif, dit Jonathan Pastrikos. La réalisation de ces petits projets contribuera à accroître votre confiance et vous aidera à acquérir l’expérience nécessaire pour relever des défis plus importants.»

Il est important de nommer une personne responsable de la coordination des efforts d’adoption du numérique dans votre entreprise.

«La personne responsable peut diriger des initiatives d’amélioration et demander aux membres de votre équipe comment les projets fonctionnent, quels problèmes se produisent et ce qu’il est possible de faire mieux», explique-t-il.

Il faut intégrer plusieurs composantes et plusieurs initiatives. Une personne doit tout coordonner et faciliter l’harmonisation au sein de l’organisation.

3. Évaluer et acquérir des solutions numériques

Avant de chercher des solutions potentielles, dressez une liste détaillée de vos besoins. La recherche de la bonne technologie peut simplement consister à obtenir de l’information en ligne pour voir comment les systèmes potentiels peuvent répondre à vos besoins. Cependant, portez attention aux détails.

Dans le cas de systèmes plus complexes, vous devrez peut-être suivre un plan structuré de sélection de technologies et d’investissement. Cela peut comprendre l’analyse de vos besoins fonctionnels et l’envoi de demandes de propositions aux fournisseurs.

4. Aider votre personnel à adopter le changement

Comme c’est le cas pour tout changement important, les entreprises ont souvent de la difficulté à intégrer de nouvelles technologies en milieu de travail. Il est important de faire participer les membres de votre personnel tôt dans le processus et de bien leur communiquer la nécessité du changement et les avantages qu’il leur procurera.

Assurez-vous également de leur fournir une formation adéquate sur les nouvelles technologies et de prévoir l’incidence de l’évolution des systèmes sur les opérations existantes.

5. Assurer un suivi (amélioration continue)

Rencontrez régulièrement votre équipe pour surveiller les progrès de la mise en œuvre des projets. Pensez aussi à la façon dont vous pouvez utiliser les technologies nouvellement acquises de façon novatrice. Revoyez votre plan d’action de façon périodique. Quand un projet tire à sa fin, examinez votre plan et mettez-le à jour, puis passez à la prochaine amélioration.

«L’adoption du numérique est un processus continu, affirme Jonathan Pastrikos. Ce n’est pas un événement ponctuel. Il s’agit d’un parcours d’amélioration continue, car la technologie, votre entreprise et votre marché évoluent constamment.»

«Lorsqu’elles adoptent le numérique, les entreprises font souvent l’erreur de penser qu’elles ont terminé avant le temps, mais souvent, ce sont les étapes de suivi progressives qui les aident à exploiter tout le potentiel des technologies et à en retirer tous avantages.»

Dans le cadre du suivi, vous pouvez demander à la personne responsable de voir avec l’équipe si des ajustements sont nécessaires, comme une formation supplémentaire, des modifications à apporter aux rapports, etc.

Un autre conseil utile: assurez-vous de favoriser une culture d’innovation et de changement en encourageant l’apprentissage, les nouvelles idées et l’engagement du personnel.

Quels sont les défis liés à l’adoption du numérique?

L’adoption du numérique peut être difficile pour de nombreuses entreprises. Voici quelques exemples d’obstacles qu’elles peuvent rencontrer:

• Résistance du personnel et de la direction
• Coûts plus élevés que prévu
• Mise en œuvre plus longue que prévu
• Perturbation imprévue des activités existantes
• Nouveaux systèmes qui ne répondent pas aux attentes
• Fouillis de systèmes dans différents services qui ne fonctionnent pas bien ensemble

Une bonne planification (voir ci-dessus) vous aidera grandement à relever ces défis.

Comment motiver les membres du personnel à adopter le numérique

La résistance du personnel peut sonner le glas de vos efforts d’adoption du numérique. Il est important de faire participer votre équipe tout au long du processus. Expliquez pourquoi les changements sont importants et comment ils faciliteront la vie du personnel. N’oubliez pas de rappeler aux membres de votre équipe que vous les soutiendrez.

«Il est important de faire participer les membres du personnel clés à chaque étape du processus, souligne Jonathan Pastrikos. Il n’y a rien de pire que de dire, “Hé, nous avons acheté ça, et vous allez l’utiliser maintenant”. C’est là que vous allez rencontrer de la résistance.»

«En plus de perturber les activités, l’adoption du numérique exige beaucoup d’efforts de la part de l’équipe. Les membres de votre équipe seront plus susceptibles de vouloir vous aider à réussir si vous leur parlez du changement et de la façon dont il va se dérouler et si vous les faites participer à la mise en œuvre.»

Quelle est la différence entre l’adoption du numérique et la transformation numérique?

L’adoption du numérique implique généralement la mise en œuvre d’une solution technologique précise. La transformation numérique est un effort plus vaste et plus généralisé qui implique une série de projets visant à changer toute votre culture pour placer les données et la technologie au cœur de votre entreprise.

«Il s’agit de l’organisation dans son ensemble plutôt que de l’adoption d’une technologie dans un but précis», explique Jonathan Pastrikos.

Il nous ramène à l’exemple de l’épicerie qui veut étendre ses activités. L’adoption du numérique peut impliquer l’achat d’un système de point de vente ou d’un logiciel de comptabilité. En revanche, la transformation numérique nécessiterait une refonte de l’ensemble de la chaîne de valeur de l’entreprise.

«Cela pourrait signifier de repenser votre façon d’interagir avec votre clientèle et vos fournisseurs et d’adopter les technologies pour les rejoindre», dit-il.

«Cela pourrait comprendre l’automatisation de processus, comme le renouvellement des stocks, les changements de prix ou la façon dont vous communiquez avec vos fournisseurs. Vous pourriez démarrer un nouveau secteur d’activité, comme les ventes en ligne. Vous pourriez adopter les médias sociaux pour diffuser votre marketing ou créer une application à intégrer à l’expérience client, en magasin ou à l’extérieur. Vous pourriez installer des capteurs pour surveiller les déplacements dans vos magasins et personnaliser l’affichage. La transformation est un effort beaucoup plus vaste. »

Jonathan Pastrikos donne aussi l’exemple d’une entreprise de fabrication dont les client.es ont des échéanciers serrés.

«Réfléchissons aux problèmes auxquels l’entreprise est confrontée, à commencer par la préparation de devis pour. Quels seront le coût et le délai? Comment puis-je faire en sorte que les membres de mon personnel puissent fournir un devis exact tout en maintenant des marges bénéficiaires? Comment peut-on estimer avec précision les délais pour répondre à la demande? Avons-nous le matériel nécessaire pour la production?»

«De plus, comment puis-je gérer ma main-d’œuvre et mon personnel? Comment puis-je effectuer une analyse des coûts pour vérifier que j’ai réalisé mes profits pour une commande? Comment puis-je m’assurer que mon entreprise respecte les exigences en matière de qualité et de traçabilité?»

La clé consiste à lier le tout en assurant un suivi à l’aide de données. Ainsi, vous pouvez vous assurer de pouvoir gérer une chaîne d’approvisionnement serrée et de bien surveiller vos plans de production et d’approvisionnement.

Les grands changements au sein de l’ensemble de l’organisation sont au cœur des projets de transformation numérique.