Fin de l’exercice

Habituellement, les sociétés doivent tenir compte de deux périodes: l’année civile et l’exercice financier. L’année civile s’étend du 1^er janvier au 31 décembre tandis que l’exercice financier est également une période de douze mois, mais celle-ci commence à une date au choix de la société.

Certaines sociétés choisissent la fin de l’année civile comme date de clôture de leur exercice financier. D’autres choisissent une autre date, par exemple le 31 mars, afin que leur fin d’exercice concorde avec la date de fin d’exercice du gouvernement fédéral.

Il est particulièrement important de choisir la bonne date pour les sociétés dont les activités fluctuent selon les saisons, notamment les commerces de détail qui subissent un gros pic d’activités en fin d’année civile. En effet, en décembre, ces entreprises doivent consacrer davantage d’efforts à la gestion de leurs activités de vente et de production qu’à la vérification de leurs stocks et à la clôture de leur exercice.

Les sociétés choisissent généralement la date de clôture de leur exercice au moment de leur constitution ou de leur démarrage. Il est conseillé aux entreprises de conserver chaque année la même date afin de produire des données comptables uniformes.

Qu’est-ce qu’une fin d’exercice?

«La fin d’exercice correspond à la fin du cycle d’exploitation de douze mois d’une société», explique Beth Fisher, conseillère d’affaires principale, BDC Services-conseils.

Pour de nombreuses sociétés, l’exercice financier est différent de l’année civile et il ne prend pas fin le 31 décembre. Les sociétés choisissent habituellement la date de clôture de leur exercice selon leurs besoins. Terminer un exercice le 31 décembre peut être compliqué pour certaines sociétés, car il peut parfois être difficile de rassembler les documents financiers pendant que le personnel est en congé ou pendant la période des Fêtes.

Dans certains cas, un exercice financier peut durer moins de douze mois, par exemple, lorsqu’une société termine sa première année d’activité avant la date retenue pour la clôture de son exercice ou lorsqu’une société décide de changer ladite date de clôture.

La clôture d’un exercice financier s’accompagne de la production de rapports financiers. Ces rapports variés visent à répondre aux besoins spécifiques des diverses parties prenantes, notamment:

• à la direction (à des fins internes);
• aux partenaires externes (organismes de prêt et investisseurs);
• au gouvernement (pour le calcul du montant d’impôt à payer).

Ces rapports permettent aux sociétés de comparer leurs résultats d’une année à l’autre. Ils permettent de mieux comprendre la situation financière de la société pour mieux la présenter.

Mais surtout, la fin d’exercice coïncide avec la période de production de la déclaration de revenus.

Pour les sociétés par actions, l’exercice financier ne peut dépasser 53 semaines. Les sociétés doivent produire leur déclaration de revenus dans les six mois qui suivent la fin de leur exercice financier. L’exercice financier d’une entreprise individuelle et des sociétés en nom collectif correspond habituellement à l’année civile.

Comment choisir la date de clôture de l’exercice financier?

À un certain moment, la société doit fixer la date de clôture de son exercice financier.

«Cela fait partie des étapes du processus de constitution en société», rappelle Beth Fisher.

Il n’y a pas de réponse définitive quant à la façon de choisir la date de clôture de l’exercice. Les raisons qui motivent le choix d’une date varient d’une entreprise à l’autre, mais certains facteurs peuvent influencer cette sélection:

Type de société et cycle d’exploitation

Si la société est saisonnière ou cyclique, il est possible de choisir une date qui coïncide avec la fin de la période de pointe. L’objectif consiste à mesurer l’incidence des activités de l’entreprise sur ses états financiers.

«Pour de nombreuses sociétés, la fin d’exercice coïncide avec la période creuse», souligne Beth Fisher. Selon elle, le choix de la date est une décision d’ordre opérationnel.

«Une société devrait éviter de clore son exercice financier pendant une période occupée. Il est recommandé d’évaluer quel serait le meilleur moment pour effectuer les tâches découlant de la fin de l’exercice.»

Beth Fisher recommande aux entreprises dont l’activité varie selon les saisons de décaler la clôture de leur exercice afin de ne pas la faire coïncider avec des pics d’activité du service à la clientèle. Elle donne en exemple les commerces de détail.

«La période des Fêtes d’un commerce de détail est très mouvementée. Il se peut que ce commerce préfère ne pas fixer la fin de son exercice le 31 décembre, en raison de la charge de travail que cette clôture représente. Le propriétaire de l’entreprise pourrait, par exemple, choisir le 31 janvier pour disposer d’un peu plus de temps après la période de pointe.»

En revanche, une entreprise qui dépend de subventions gouvernementales pourrait opter pour une fin d’exercice le 31 mars, c’est-à-dire en même temps que la fin d’exercice du gouvernement du Canada. Le financement des programmes commence souvent en avril et coïnciderait avec le début de l’exercice financier de l’entreprise.

Réglementation fédérale concernant le type de société

Le propriétaire d’une entreprise individuelle doit déclarer les revenus engrangés par son entreprise dans la déclaration des revenus d’un particulier. Il n’a donc pas le choix de clore l’exercice le 31 décembre.

Commodité sur le plan administratif et frais à prévoir à la fin de l’exercice

Il est possible de choisir une date qui réduit au minimum la charge de travail et les frais découlant de la préparation et de la production des états financiers et des déclarations de revenus, ou une date conforme aux normes ou aux meilleures pratiques dans le secteur d’activité de l’entreprise.

Beth Fisher fait remarquer que toute entreprise qui retient les services d’un expert-comptable externe doit tenir compte de la disponibilité de celui-ci.

Un grand nombre de sociétés terminent leur exercice financier le 31 décembre. Par conséquent, l’emploi du temps des experts-comptables est chargé avant la date limite de dépôt des déclarations de revenus le 30 juin.

En fin de compte, le choix de la date de clôture de l’exercice financier dépend de la situation professionnelle de l’entreprise et de ses objectifs. Il est recommandé de consulter un expert-comptable ou un fiscaliste avant de prendre une décision.

Modification de la date de clôture de l’exercice financier d’une société?

Selon l’Agence du revenu du Canada (ARC), il est parfaitement légal de modifier la date de clôture de l’exercice financier d’une société, sous réserve de l’approbation du gouvernement.

L’ARC exige une lettre de demande d’approbation d’un changement d’exercice expliquant les raisons du changement et la date de prise d’effet.

Toutefois, l’ARC affirme qu’aucune approbation n’est exigée dans les situations suivantes:

• la société a été dissoute et sa dernière déclaration de revenus a été déposée dans le cadre d’un exercice raccourci;
• l’ensemble des activités est transféré dans un autre pays et la société fait l’objet d’une exonération fiscale ou cesse d’en faire l’objet;
• la société a été acquise par une personne ou un groupe.

Différence entre la fin de l’exercice financier et la fin de l’année civile?

«L’année civile se termine toujours le 31 décembre. L’exercice financier se termine à la date qui convient à la société sur le plan opérationnel, confie Beth Fisher. Les sociétés font le choix de la date selon leurs besoins.»

Pourquoi les états financiers en fin d’exercice sont-ils importants?

Les états financiers sont une composante essentielle des obligations en fin d’exercice.

«Ils permettent d’avoir un aperçu de la santé financière de la société, de son rendement, de ses activités et de ses flux de trésorerie», déclare Beth Fisher.

Les trois rapports financiers à préparer à la fin de l’exercice financier de la société sont les suivants:

• Le bilan
  Résumé des actifs, des passifs et des capitaux propres de la société à une date donnée.
• L’état des résultats
  Revenus de la société, ses dépenses et le bénéfice réalisé au cours d’une période donnée.
• L’état des flux de trésorerie
  Entrées et sorties des fonds d’une société au cours d’une période donnée.

Beth Fisher explique que ces trois documents aident les équipes responsables des opérations et de la gestion ainsi que les propriétaires à constater le rendement de la société d’une année à l’autre. Ils permettent également de comparer les prévisions et les budgets et de voir si les objectifs ont été atteints.

«La situation de la société peut être comparée aux périodes précédentes et aux prévisions».

Ces rapports permettent à la société de prendre de meilleures décisions et d’avoir des discussions fructueuses avec l’équipe de direction.

L’ARC exige également la présentation des états financiers dans les déclarations de revenus annuelles.

«L’expert-comptable ou la personne chargée de la préparation des déclarations de revenus aura besoin des états financiers pour remplir la déclaration de revenus de la société.»

Les investisseurs potentiels dans une société cotée en bourse prennent connaissance des états financiers avant de prendre toute décision d’investissement.

L’exercice financier et l’impôt sur le revenu

Les sociétés canadiennes doivent produire leur déclaration de revenus au plus tard six mois après la fin de leur exercice financier.

«Si l’exercice financier se termine le 31 décembre, la société a jusqu’à la fin juin pour produire sa déclaration de revenus», rappelle Beth Fisher.

Elle ajoute toutefois qu’il est important de payer les sommes dues rapidement. «Si la société doit de l’argent au gouvernement, l’impôt sur le revenu doit être payé au plus tard trois mois après la fin de l’exercice. Une société qui sait qu’elle doit de l’argent au gouvernement doit effectuer le paiement après avoir fait un calcul approximatif du montant qu’elle doit»

États financiers et fin d’exercice

Il est possible de préparer les états financiers pour diverses périodes, y compris à la fin de l’exercice. Ces états financiers annuels couvrent le dernier exercice de la société. Les sociétés peuvent également préparer des états financiers intermédiaires mensuels, trimestriels ou semestriels.

En règle générale, les états financiers contiennent des renseignements au sujet de la dernière période financière et de la période antérieure pour faciliter les comparaisons. Par exemple, les états financiers pour la période du 1^er janvier au 31 décembre 2024 comprendront les états financiers de l’exercice en question et de l’exercice précédent, c’est-à-dire du 1^er janvier au 31 décembre 2023.

Comment préparer une fin d’exercice financier?

À la fin de l’exercice, la société doit fermer ses livres et veiller à ce que le rapprochement des comptes soit fait, c’est-à-dire s’assurer que tous les montants soient identiques dans tous les relevés.

Beth Fisher déclare que la plupart des systèmes comptables, ainsi que les experts-comptables externes, ont un processus de clôture d’exercice. Toutefois, ce n’est pas forcément une bonne idée de fermer les livres à la fin de l’exercice, car il se peut que certains renseignements manquants soient reçus après la date de fin d’exercice.

«La société sera peut-être tenue de faire certains rajustements au cours du mois qui suit la fin de son exercice financier pour s’assurer que tous les renseignements financiers aient bien été enregistrés dans le système de comptabilité», affirme Beth Fisher. Elle ajoute que les états financiers internes générés par le système de comptabilité doivent correspondre aux états financiers externes utilisés pour produire la déclaration de revenus de la société.

Avis au lecteur joint aux états financiers de fin d’exercice

L’avis au lecteur joint aux états financiers indique qu’une tierce partie a participé à la compilation des données fournies par la société en vue de la préparation des états financiers. Contrairement aux états financiers audités, aucune vérification des données n’a été faite et l’expert-comptable qui a préparé les états financiers ne donne aucun avis et ne fournit aucune garantie. L’objectif consiste uniquement à informer les lecteurs.

Le bilan, l’état des résultats et l’état des flux de trésorerie sont des rapports officiels. Beth Fisher explique qu’il s’agit d’un bulletin de rendement destiné aux investisseurs et aux banques et que les rapports produits à la fin de l’exercice financier permettent aux organismes de prêt et aux investisseurs de vérifier la fiabilité des données.

Prochaine étape

Consulter le guide gratuit de BDC intitulé Comprendre vos états financiers pour savoir comment recueillir et interpréter les données financières.