Comment réduire les coûts dans votre entreprise?

1. Qu’est-ce que la réduction des coûts et pourquoi est-ce important?

Réduire les coûts de vos différents postes de dépenses dans votre entreprise est une stratégie que vous pouvez adopter pour augmenter votre productivité, donc vos profits.

«C’est important, parce que surtout dans un contexte de PME, les ressources ne sont pas infinies et il faut en tirer le plein potentiel, qu’elles soient humaines, financières, matérielles ou technologiques», indique Éric Trudeau.

2. Qu’est-ce que l’élimination des coûts?

L’élimination des coûts est une action plus drastique qui consiste à regarder ses différentes dépenses et à en éliminer certaines. Le but réel de cette action est l’augmentation des profits.

Or, cet objectif peut être atteint de plusieurs manières, les trois stratégies les plus communes étant:

1. L’élimination des coûts

Comme son nom l’indique, cette technique consiste en la détermination et en l’abolition de coûts jugés non nécessaires. Dépendamment des coûts déterminés, cette technique peut avoir des répercussions à moyen et long terme (p. ex., l’élimination des coûts liés au marketing peut avoir un effet sur les ventes à long terme; si l’on abolit des postes, il se peut que le moral du personnel soit affecté.)

2. La réduction des coûts

Cette technique consiste en l’élimination partielle de certains coûts. Son effet est donc moindre que celui de la première technique et son impact peut également être plus limité. Des exemples de réduction de coûts pourraient être la réduction des heures du personnel et la reconception de certains produits pour réduire le coût du matériel qui entre dans leur composition.

3. L’accroissement de la capacité

Cette technique a le plus grand potentiel d’impact sur le bénéfice net d’une organisation. Elle consiste à trouver des manières plus efficaces d’utiliser les ressources de l’organisation (humaines, matérielles, technologiques et financières) pour augmenter la capacité globale de l’organisation, donc à accroître son chiffre d’affaires. Un exemple de cette technique est la réduction des gaspillages opérationnels pour accroître l’efficacité des opérations, la disponibilité des équipements de production, etc.

3. Quelles techniques utiliser pour réduire ses coûts?

Indicateurs de performance

Comme il y a plusieurs éléments sur lesquels vous pouvez agir pour réduire les coûts de votre entreprise, vous devez avoir accès à des données précises sur lesquelles vous baser pour prendre des décisions éclairées.

Mettre en place des indicateurs de performance pour toutes les activités de votre entreprise vous permettra d’avoir une bonne idée de ce qui se passe chaque jour, chaque semaine, chaque mois; qu’il s’agisse de santé et de sécurité, de qualité, de coûts, de délais, de mobilisation du personnel, etc.

Une fois qu’on a les bonnes informations en main, on peut faire une analyse comparative avec les données de son industrie. «C’est aussi bon de comparer son diagnostic actuel avec celui d’il y a quelques années pour voir comment l’entreprise a évolué», ajoute Éric Trudeau.

Les indicateurs de performance comprennent trois éléments

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Des objectifs clairs

Pour améliorer votre productivité grâce à ces indicateurs, il faut donner des objectifs clairs à vos équipes.

«Plus les objectifs qu’on donne sont clairs et précis, plus on augmente les chances de les atteindre, affirme-t-il. Par exemple, si on dit à son équipe qu’on se rencontre demain à Québec, ce n’est pas la même chose que si on dit qu’on se rencontre demain à Québec devant le Centre Vidéotron à 14 h. Avec la deuxième version de l’information, on a beaucoup plus de chances de retrouver toute l’équipe à la bonne place, à la bonne heure.»

L’idéal est d’opter pour l’amélioration continue en mesurant au fur et à mesure l’impact des changements sur les résultats.

«C’est toujours mieux de faire des efforts pour réduire les coûts petit à petit, plutôt que de donner un grand coup et de ne rien faire ensuite pour les prochaines années, explique Éric Trudeau. Et grâce aux indicateurs de performance, vous pouvez voir rapidement si ce que vous mettez en place fonctionne ou pas. Une journée sans amélioration, c’est une journée perdue. Parce que demain, vous ferez la même chose qu’aujourd’hui si vous n’êtes pas capable de l’améliorer.»

Mais, cette technique des petits pas ne doit pas se faire au hasard. Elle doit être fondée sur des objectifs stratégiques ciblés par la direction de l’entreprise.

«Il ne faut pas hésiter à aller chercher de l’aide et à consulter les membres de son personnel pour déterminer ses priorités. Les meilleures entreprises sont celles qui réussissent à aller chercher plus de gains. Pour y parvenir, il faut être capable de reconnaitre que tout n’est pas parfait, qu’il faut se remettre en question et qu’aller chercher de l’aide permet de mieux avancer. Ainsi, vous éviterez de stagner et de vous faire dépasser par la concurrence.»

Exemple d'un tableau de bord

Les tableaux de bord constituent un moyen important de réduire les coûts. Ils vous aident à surveiller vos activités et à faire le suivi des gains d’efficacité et du gaspillage. Apprenez-en plus en lisant notre article intitulé Comment utiliser des tableaux de bord pour améliorer le rendement de votre entreprise. Voici un exemple de tableau de bord.

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4. Comment votre entreprise peut-elle réduire ses coûts à travers ses ressources humaines?

Cibler les bonnes compétences

Les ressources humaines étant précieuses et souvent rares, il faut prendre les moyens d’aller chercher les gens dont les compétences sont directement liées aux besoins de l’entreprise.

«Le contexte des affaires évolue, les modèles d’affaires évoluent aussi, les corps de métier auparavant nécessaires ne sont peut-être pas entièrement ceux dont on a besoin aujourd’hui, alors il faut s’adapter», affirme Éric Trudeau.

Il donne l’exemple d’une entreprise qui fait de l’usinage pour l’industrie aéronautique. «Traditionnellement, ce travail était fait par des machinistes, mais maintenant, tout est automatisé, alors on a besoin plutôt de mathématiciennes et de mathématiciens pour faire de la programmation, illustre-t-il. C’est un grand changement de type de main-d’œuvre.»

Investir en formation

Pour s’assurer que les compétences de sa main-d’œuvre évoluent avec ses besoins, la formation continue est importante. Elle doit suivre le développement de nouveaux produits, l’achat de nouveaux équipements et l’adoption de nouveaux processus.

«La formation n’est pas une dépense, mais un investissement, et elle est primordiale. C’est particulièrement vrai en contexte de pénurie de main-d’œuvre. Or, on réalise souvent que les entreprises forment leur personnel intensément pendant une certaine période de temps, puis elles arrêtent, prennent du retard et reprennent par la suite plutôt que d’agir de façon continue pour rester toujours au sommet.»

Mobiliser son personnel

Consentir les efforts nécessaires pour garder ses équipes mobilisées est aussi une bonne stratégie pour réduire ses coûts.

«Lorsque les équipes ont l’entreprise à cœur, elles sont plus productives, donc on a besoin de moins de personnel pour faire le travail», indique Éric Trudeau.

5. Comment votre entreprise peut-elle réduire ses coûts par la structure de ses communications?

Une des plus grandes causes d’inefficacité d’une entreprise est le fait de ne pas avoir la bonne information au bon moment, d’après Éric Trudeau.

«Du chantier de construction à l’autre bout de la province au bureau voisin, les gens perdent un temps fou à attendre de l’information, ou à refaire du travail parce qu’on n’avait pas eu la bonne information, explique-t-il. Il faut bien structurer la diffusion de l’information de bas en haut et de façon latérale, par exemple par des petites rencontres prévues régulièrement. Ces communications permettent de réduire l’inefficacité, donc les coûts.»

6. Comment une entreprise peut-elle réduire ses coûts en passant par la gestion de ses opérations?

Optimiser ses processus

Il est intéressant de fouiller dans les différents processus de son entreprise pour trouver des endroits où on peut réaliser des améliorations et ainsi, réduire les coûts.

«Revoir les méthodes de travail, éliminer les activités à valeur non ajoutée et revoir l’aménagement de l’espace dans l’usine pour réduire les déplacements sont des exemples de stratégies intéressantes pour réduire ses coûts», énumère Éric Trudeau.

Gérer stratégiquement les stocks

Il est important de penser à mieux négocier avec les établissements fournisseurs en vue de réduire ses coûts.

«Les entreprises n’ont toutefois pas souvent le gros bout du bâton à ce niveau-là, indique-t-il. Elles doivent par contre s’assurer qu’elles ont le bon stock en bonne quantité. Parce qu’il y a un coût à garder des stocks. On parle d’environ 20 % à 30 % de la valeur des stocks pour maintenir ce qui n’est pas nécessaire. Il faut éliminer le superflu.»

Connaître ses marges de profit

Pour savoir comment réduire ses coûts, il est important d’avoir un système capable de dire quels sont les produits et services qui génèrent les meilleures marges de profit. Aussi, il faut savoir quels sont les secteurs d’activité les plus rentables.

«Généralement, une entreprise a 10 % de sa clientèle qui génère 200 % de son profit, 10 % qui lui fait perdre 100 % de son profit et 80 % qui ne lui rapporte presque rien, ce qui lui donne 100 % de son profit, illustre Éric Trudeau. Les entreprises ont des capacités finies, il est crucial qu’elles puissent avoir les bonnes informations sur les coûts réels de leurs activités pour faire des choix éclairés.»

Investir dans les technologies

Investir dans la technologie, notamment pour automatiser sa production, peut être une stratégie efficace pour réduire ses coûts. Mais il faut d’abord s’assurer qu’on sait quel est l’objectif derrière.

«Par exemple, automatiser les tâches qui ne sont pas à valeur ajoutée et celles qui sont dangereuses pour le personnel peut vraiment aider à réduire les coûts de main-d’œuvre ainsi que de santé et sécurité», affirme Éric Trudeau.

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