Comment raccourcir votre cycle de planification pour gérer l’effet des droits de douane

Maîtriser la planification d’entreprise en accéléré

Dans un marché marqué par l’incertitude et l’instabilité, les propriétaires d’entreprise devront penser et agir plus vite que d’habitude. Pour suivre la cadence de ce nouvel environnement d’affaires, vous devez comprimer votre cycle de planification.

Cycle de planification d’entreprise type

Dans un marché stable et prévisible, le cycle de planification d’une entreprise type est le suivant:

• Planification à court terme: 1 an
• Planification à moyen terme: 2 à 3 ans
• Planification à long terme: 3 ans et plus

Dans un cycle d’entreprise normal, vous comprenez clairement la situation dans laquelle vous vous trouvez, car elle change relativement peu. Vous pouvez planifier avec confiance pour l’année qui vient, tandis que votre plan à moyen terme contiendra plus d’hypothèses et que votre plan à long terme reposera davantage sur des analyses des tendances.

Cycle de planification comprimé

Dans un marché instable et imprévisible, vous ne savez pas quand ni comment les règles du jeu vont changer pour votre entreprise. Vous devez donc comprimer votre cycle de planification: les mois deviennent des jours et les années deviennent des mois. Cela vous permet de réagir plus rapidement aux changements. Vous devez aussi vous concentrer principalement sur les éléments à l’intérieur de votre entreprise que vous pouvez contrôler. Vous devriez également mettre l’accent sur le développement de la résilience et de l’efficacité de votre entreprise.

• Planification à court terme: 30 jours
• Planification à moyen terme: 2 à 3 mois
• Planification à long terme: 6 mois

Les cycles de planification d’entreprise

Votre nouveau «court terme»: 30 jours

Évaluez la situation financière de votre entreprise

Préparer votre entreprise pour faire face à un marché instable, c’est comme préparer votre voiture pour un long voyage. Comme vous ne savez pas ce que la route vous réserve, vous devez vous assurer que les composantes clés de votre voiture – le moteur, la boîte de vitesses, la batterie et les pneus – sont en parfait état. Chaque composante a sa propre utilité.

Surveillez ces quatre ratios financiers

Vous faites la même chose quand vous évaluez la situation financière de votre entreprise. Les quatre ratios financiers ci-dessous, en particulier, peuvent vous fournir de l’information importante sur les finances de votre entreprise.

• Liquidité: la capacité d’avoir accès à des liquidités et de payer les factures.
• Rentabilité: à combien s’élèvent les profits dans votre entreprise?
• Productivité: votre entreprise tire-t-elle le meilleur parti de ses actifs?
• Levier financier: à combien s’élèvent les dettes de votre entreprise?

Calculez le seuil de rentabilité de votre entreprise

Le calcul du seuil de rentabilité permet de savoir combien d’argent vous devez faire pour couvrir les coûts fixes et les coûts financiers dans votre entreprise. En connaissant le seuil de rentabilité de votre entreprise, vous serez en mesure de vous ajuster si l’instabilité a des répercussions sur les volumes de ventes de votre entreprise, les prix de vos produits ou vos coûts. 

Assurez-vous d’avoir les bons outils financiers

Les bons outils sont toujours nécessaires lorsqu’il s’agit de gérer vos finances, mais ils sont cruciaux en période d’incertitude. Voici trois outils dont chaque propriétaire d’entreprise a besoin pour être en mesure de prendre rapidement des décisions éclairées.

• Budget d’exploitation: pour prévoir et gérer les finances de votre entreprise, notamment les ventes, les coûts de production, les frais d’exploitation, contribution marginale et le bénéfice net. Déterminez si les droits de douane potentiels auront une incidence sur vos coûts ou vos produits.
• Planificateur de trésorerie: pour surveiller les entrées et sorties de fonds dans votre entreprise afin de prévoir vos besoins à court terme et de gérer les problèmes de liquidités qui pourraient survenir.
• Outil d’établissement des coûts: pour évaluer et analyser les coûts associés à votre produit ou service de manière à pouvoir prendre des décisions éclairées relativement à vos prix.

Une fois que vous avez une bonne compréhension de la santé financière de votre entreprise ainsi que les bons outils de gestion, vous pouvez planifier pour les 30 prochains jours. Selon la santé financière de votre entreprise, vous pourriez:

• retarder le paiement de vos comptes fournisseurs
• ajuster votre production ou vos livraisons
• repousser certaines dépenses ou certains investissements
• revoir vos contrats avec vos fournisseurs ou clientes et clients clés
• insérer de nouvelles clauses dans des ententes d’exploitation clé

Prévoyez un calendrier pour chaque élément de votre plan et désignez une personne responsable de son exécution. 

Le plus important: si vous ne comprenez pas bien la situation financière de votre entreprise ou n’avez pas les outils mentionnés plus haut, n’attendez pas de savoir ce qui va se passer – faites-vous aider par des spécialistes.

Rapprochez-vous de vos fournisseurs et de vos clientes et clients

Il pourrait sembler exagéré de contacter vos fournisseurs ainsi que vos clientes et clients chaque mois, mais la prévisibilité est essentielle en période d’instabilité. Ils sont également confrontés à l'incertitude, ils apprécieront donc d'avoir de vos nouvelles.

• Parlez avec vos fournisseurs: assurez-vous qu’ils pourront remplir les commandes et réassurez-les que vous voulez encore faire affaire avec eux.
• Communiquez avec vos clientes et clients principaux: confirmez que leurs commandes actuelles et prévues sont sur la bonne voie, ou ne le sont pas.

Recherchez des améliorations rapides pour votre clientèle

Explorez des moyens simples d’améliorer l’expérience client. Y a-t-il un souhait de vos clientes et clients qui serait facile à réaliser, en particulier pour les produits qui pourraient être touchés par un choc tarifaire? Certains petits changements peuvent contribuer grandement à renforcer vos liens avec vos clientes et clients et accroître leur fidélité. 

Comprenez bien vos obligations

Avec votre équipe de services juridiques et de spécialistes financiers, examinez les clauses de vos contrats avec vos fournisseurs et avec vos clientes et clients. Cela vous permettra de bien comprendre vos obligations et vos risques et, si possible, de vous protéger contre des fluctuations importantes des prix ou encore de favoriser une meilleure prévisibilité.

Certaines clientes ou certains clients, ou encore certains fournisseurs, pourraient vous demander d’absorber des hausses de prix. Les outils financiers et ratios mentionnés plus haut vous aideront à savoir ce que vous pouvez vous permettre de faire en termes de marges et de liquidités.

Optimisez votre chaîne d’approvisionnement

Analysez votre chaîne d’approvisionnement pour déceler des moyens de l’améliorer, y compris trouver de nouveaux fournisseurs. En optimisant votre chaîne d’approvisionnement, vous pouvez réduire votre dépendance à l’égard de sources à coût élevé et améliorer la résilience globale de votre entreprise en cas de fluctuations économiques.

Nouveau «moyen terme»: 2 à 3 mois

Peaufinez vos finances

Les ratios et outils financiers sont essentiels à une bonne compréhension de votre situation dans l’immédiat, mais ils sont aussi importants pour vous aider à l’améliorer. Comme vous n’avez pas de contrôle sur un environnement instable, le moment est bien choisi pour examiner ce que vous pouvez contrôler dans votre entreprise.

Passez en revue votre structure de coûts

Une revue ligne par ligne de vos dépenses peut vous aider à optimiser vos coûts.

• Séparez vos dépenses discrétionnaires et vos frais déjà engagés et obligatoires.
• Examinez vos coûts récurrents.
• Examinez les ventes et les bénéfices par produit afin d'identifier ceux que vous pourriez vouloir supprimer progressivement.

Au fur et à mesure que vous avancez dans cet exercice et que vous identifiez les postes où vous pouvez réduire vos dépenses ou les activités que vous devriez cesser, réfléchissez de manière stratégique et ne mettez pas en péril votre viabilité à long terme pour un gain à court terme.

Réévaluez votre stratégie d’établissement des prix

En raison de la compression du cycle de planification, vous n’aurez pas le temps d’effectuer une étude de marché approfondie pour revoir vos prix. Mais vous pouvez faire autre chose.

• Parlez avec vos clientes et clients pour savoir ce qu’ils sont prêts à payer. La communication et la collaboration vous aideront à convenir de conditions acceptables pour vous comme pour eux. Vous êtes dans le même bateau.
• Examinez les entreprises concurrentes pour connaître leurs prix et les produits qu'elles offrent.
• Tirez parti des produits à marge plus élevée: envisagez de modifier votre stratégie pour ces produits. Cela pourrait compenser l’impact sur vos produits moins performants ou dans des marchés où la sensibilité aux prix est plus grande.
• Surveillez l’effet de vos changements sur vos ventes et le comportement de votre clientèle. Ajustez votre stratégie au besoin.

Cherchez de nouveaux partenaires ou de nouveaux matériaux

Recherchez ceux qui ne sont pas assujettis à des droits de douane. Réfléchissez aux perturbations que certains changements peuvent entraîner dans votre chaîne d’approvisionnement.

Nouveau «long terme»: 6 mois

Même si la situation semble urgente aujourd’hui, vous ne devez pas perdre le long terme de vue. Personne ne sait avec précision pendant combien de temps cette période d’instabilité va durer. Vous devez donc préparer votre entreprise afin de développer sa résilience à long terme.

Améliorez l’efficacité de votre entreprise

Le manque d’efficacité érode la rentabilité. Moins votre entreprise est efficace, plus vous perdez du temps et de l’argent. La résilience de votre entreprise dépend largement de son efficacité et de sa productivité.

Repérez les sources de gaspillage dans votre entreprise

• Passez vos processus en revue: déterminez où les choses ne se déroulent pas bien, où il y a du gaspillage de temps et où des erreurs peuvent être évitées.
• Parlez avec les membres de votre personnel: vous pourrez obtenir de l’information sur les endroits où il y a des enjeux dans les processus, et elles et ils seront heureux que vous les consultiez.
• Élaborez un plan d’action: déterminez ce que vous devez régler, quand vous devez le faire, et comment vous le ferez.
  • Mettez l’accent sur les tâches hautement prioritaires et les résultats rapides.
  • Établissez un calendrier précis et désignez une personne responsable pour l’exécution de chaque action.
  • Éliminez les tâches ou les étapes qui n’ajoutent aucune valeur.
• Standardisez vos processus: un bon moyen de réduire les erreurs consiste à toujours faire les choses de la même façon.

Ne sous-estimez pas l’effet que ces étapes peuvent avoir sur vos résultats. Nous le voyons très souvent chez nos clientes et clients – leur capacité de production augmente d’au moins 20 %, la qualité de leurs produits s’améliore et leurs coûts baissent.

Tirez parti de la technologie

La technologie est un atout puissant pouvant aider à résoudre de nombreux problèmes dans une entreprise. Par exemple:

Contrôler les coûts

• Automatisation de tâches répétitives
• Prévision des pannes d’équipement
• Amélioration de la productivité

Augmenter les ventes

• Génération de pistes
• Communications avec les clientes et clients potentiels
• Personnalisation de recommandations

Traverser l’incertitude

• Améliorer les prévisions
• Surveiller les stocks
• Optimiser l’affectation des ressources

Cela n’a pas besoin d’être une initiative énorme et coûteuse. Il s’agit plutôt de trouver la bonne solution pour répondre à vos besoins. Allez-y étape par étape.

• Tirez pleinement parti de votre technologie actuelle: de nombreuses entreprises investissent dans des machines ou du matériel, mais ne les utilisent pas à leur plein potentiel, alors que tirer parti de ce que vous avez déjà est un moyen rapide d’accroître la productivité et de réduire les coûts.
• Explorez les solutions simples: par exemple, un système comptable en ligne peut vous aider à vous affranchir des feuilles de calcul et à éliminer le papier et la saisie de données manuelle. Les outils basés sur l’intelligence artificielle comme ChatGPT ou Copilot peuvent aider à prendre des notes pendant une réunion, à faire du remue-méninges ou à créer du contenu marketing (cependant, suivez les meilleures pratiques en matière de cybersécurité et relisez tout contenu produit pour vous assurer de son exactitude).
• Envisagez les solutions complexes: les chaînes de tri et d’assemblage, les machines commandées par ordinateur, la robotique et l’automatisation sont plus accessibles que vous pourriez le penser et peuvent considérablement accroître la productivité et la précision dans votre entreprise.

Diversifiez votre entreprise

Dans le contexte actuel d’incertitude commerciale, on a tendance à penser que la diversification géographique est la meilleure façon de diversifier votre entreprise. Après tout, le Canada a des accords de libre-échange avec l’Union européenne, plusieurs pays de la région de l’Asie et du Pacifique, ainsi qu’avec des pays de l’Amérique centrale et de l’Amérique du Sud.

Cependant, pénétrer de nouveaux marchés à l’international est une stratégie complexe à long terme. La vente à plus de clientes et clients au Canada est probablement la façon la plus rapide de diversifier géographiquement votre entreprise. C’est le bon moment de tirer parti du sentiment «Achetez canadien»!

Il y a également d’autres façons de diversifier votre entreprise.

Ciblez de nouveaux segments de clientèle

Tranches d’âge ou niveaux de revenus différents, ou encore en fonction du mode de vie

Créez de nouveaux produits ou de nouvelles offres

En fonction des préférences des consommatrices et consommateurs et de la performance de vos produits

Ciblez de nouvelles industries

Une entreprise de fabrication de textiles pourrait passer de la mode aux soins de santé en confectionnant des chemises d’hôpital. Une chaîne de restaurants pourrait accéder au secteur de l’éducation en offrant des services de gestion de cafétéria pour les universités.

Testez de nouveaux canaux de marketing

Exploitez-vous pleinement les médias sociaux ou d’autres canaux en ligne pour promouvoir et vendre vos produits?

Changez d’équipement

Est-ce qu’un autre type de machine ou d’outil pourrait vous permettre d’accroître les capacités dans votre entreprise?

Renforcer la résilience dans un monde en mutation

Il y a cinq ans, c’était la pandémie. Puis l’inflation a frappé. Aujourd’hui, ce sont les droits de douane et l’incertitude commerciale. Il y aura toujours des périodes d’instabilité. Pendant ces périodes, comprimez votre cycle de planification d’entreprise.

Une approche «tout le monde sur le pont» est essentielle

Pour bien gérer un cycle de planification raccourci dans un environnement imprévisible, il faut:

• des communications constantes et structurées entre toutes vos équipes et tous vos secteurs d’activité
• des discussions avec votre équipe de direction et l’examen de vos indicateurs clés chaque semaine, même chaque jour

Les PME plus grandes pourraient envisager de créer un groupe de travail, constitué de membres clés de l’équipe qui se réunissent régulièrement pour accomplir ces tâches.

À mesure que la situation évoluera, vous pourriez devoir revoir votre planification à court terme et à moyen terme parce que des situations que vous pensiez avoir résolues ont changé à nouveau. Il est facile de se laisser absorber par les cycles à court et à moyen terme, mais n’oubliez pas de développer la résilience de votre entreprise en cours de route.

Prochaine étape

Vous voulez obtenir d’autres conseils? Consultez nos ressources gratuites relativement à l’incertitude commerciale et contactez-nous pour obtenir des conseils adaptés à votre entreprise.